Prozessdokumentation: So überzeugen Sie Kunden und Auditoren

Prozessdokumentation: So überzeugen Sie Kunden und Auditoren

Kunden, Auditoren, Zertifizierungs und Zulassungs- stellen fragen häufig nach Prozessdokumentationen. Aber auch unternehmensintern werden Prozess- darstellungen und Prozessdokumentationen be- nötigt. Die Erstellung der geforderten Unterlagen wird üblicherweise als belastend und aufwendig empfunden, jedoch können Sie die Dokumente auch so erstellen, dass der Gesamtnutzen den Aufwand bei Weitem übersteigt.

Für Prozessdarstellungen werden häufig Fluss- oder Ablaufdiagramme ein- gesetzt. Durch diese Darstellung können Sie die Prozessreihenfolge gut visualisieren, wobei Spezifikationen, Parameter, Kontrollmethoden, Prüfkriterien und Produktionsprobleme in Flussdiagrammen nicht dokumentiert werden können. Gerade diese wichtigen Informationen können Sie durch den Einsatz einer tabellarischen Darstellung sehr einfach dokumentieren. Je nach Bedarf können Sie einzelne Zeilen ausblenden und somit sehr schnell Dokumente generieren, die jeder Anforderung gerecht werden. Durch den modularen Aufbau Ihrer Prozessdokumentation können Sie die Prozesse visualisieren und für verschiedene Anwendungen nutzen.

Die Prozessdokumentation können Sie z. B. sehr einfach als Kunden- dokument zur Beschreibung interner Prozessabläufe einsetzen und nach Belieben interne Details, wie z. B. Prüfkriterien und Prozessparameter, ausblenden.

Die Prozessdokumentation können Sie vielseitig einsetzen:

* Prozesse dokumentieren z. B. für Audits und Zertifizierungen

* Parameterdokumentation für Prozesseinstellungen

* Prozessdokumentation als Kurzanweisung oder Link zu ausführlichen Arbeitsanweisungen

* Erstellung von Kundendokumenten zur Beschreibung von internen Prozessabläufen

* Prozessbeschreibung und Darstellung von Fehlermöglichkeiten im Rahmen einer Prozess-FMEA

* Produktionslenkungsplan bzw. Kontrollplan

* Prozessbeschreibung für Mitarbeiterschulungen und Unterweisungen

Der in der Tabelle beschriebene Prozessschritt „Dichtheitsprüfung des Fahrradschlauchs in Wasser“ scheint trivial. In diesem Beispiel werden jedoch einzelne Prozessschritte genau beschrieben und im Detail dargestellt. Sie können Ihren Gesamtprozess mit seinen komplexen Prozessschritten analog darstellen.

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