Prozess-Controlling: So berechnen Sie die Effizienz Ihrer Qualität und vergleichen sich mit den Besten

Prozess-Controlling: So berechnen Sie die Effizienz Ihrer Qualität und vergleichen sich mit den Besten

Controlling hat die Aufgabe, Ziele messbar zu machen. Das umfasst sowohl Zeitziele wie Liefertreue, Leistungsziele wie Qualitätsstandards als auch Kostenziele. Vielleicht beschäftigt sich auch bei Ihnen das Controlling sehr intensiv mit Kostenzielen, aber weniger mit Liefertreue und Qualität. Machen Sie Ihren Kollegen von der Kostenplanung daher klar: Die Kosten eines Prozesses hängen davon ab, welche Liefer- und Qualitätsziele gesetzt werden. Erst dann können realistische Kostenziele festgelegt werden. Die Prozesskosten-Rechnung ist eine gute Brücke vom klassischen Controlling zum Qualitätsmanagement(QM). Wenn Sie die Prozesskosten kennen, dann können Sie sich realistische Verbesserungsziele setzen. Wer es sportlich mag, kann ein Benchmarking mit einem Partner durchführen.


Vom abteilungsbezogenen Controlling zum Prozess- Controlling

Oft stehen im Controlling die Kosten und Ausgaben einer Abteilung im Mittelpunkt. Der Nachteil: Kosten wie Verwaltung werden als Gemeinschaftskosten auf die Produktkosten aufgeschlagen. So lassen sich kaum Verbesserungsmaßnahmen beurteilen, weil der hohe Anteil von Gemeinkosten den Effekt schnell überdeckt. Daher geht das Controlling dazu über, Kosten, die in einzelnen Geschäftsprozessen anfallen, zu berechnen, statt sie Produkten zuzuordnen. Der Controller kennt jedoch in der Regel die Kernprozesse des Unternehmens nicht so gut. Sie als Qualitätsmanager hingegen sind Experte für Prozesse. Schlagen Sie ihm daher vor, sich gemeinsam in einem Prozess-Controlling zu ergänzen.


Vergleichen Sie Prozesskosten mit Prozesszielen

Im Prozess-Controlling gehen Sie von festgelegten Zielen für einen Prozess aus. Für diese Ziele berechnen Sie nun die Prozesskosten. Die Prozesskostenrechnung macht alle Kosten transparent, die dem Unternehmen entstehen, um einen bestimmten Prozess mit klaren Zeit- und Leistungszielen durchzuführen. So können Sie die Wirtschaftlichkeit der Zielumsetzung überprüfen. Sie können damit auch die Kosten berechnen, die durch bestimmte Qualitätsanforderungen der Kunden entstehen. Das vereinfacht Ihre Preiskalkulation. Berechnen Sie die Prozesskosten in 3 Schritten:

von Prozesszielen in der Fertigung:
Fehlerrate liegt unter 1,5 %. Lieferung innerhalb von 5 Tagen wird in 98 % aller Fälle eingehalten. Die Maschinen haben 80 % Auslastung.

Schritt 1: Zerlegen Sie den Prozess in Teilprozesse

Bevor Sie die aktuellen Kosten eines Prozesses reduzieren können, berechnen Sie die aktuellen Kosten. Dazu zerlegen Sie den Prozess in Teilprozesse oder einzelne Arbeitsschritte.

Warenbeschaffung:
Teilprozess 1: Angebote einholen. Teilprozess 2: Bestellung einleiten. Teilprozess zur Unterstützung: IT-Infrastruktur pflegen.

Schritt 2: Ermitteln Sie die Kosteneinflussgrößen

Es gibt Kosten, die mit der Anzahl der Prozesse steigen, und Kosten, die davon unabhängig sind. Je mehr Bestellungen, umso höher die Kosten. Hingegen fällt der Aufwand für die Wartung der IT-Infrastruktur unabhängig von der Anzahl der Bestellungen an. Diese Kosteneinflussgrößen, wie Anzahl der Bestellungen oder Anzahl der Anfragen, legen Sie als Kostentreiber zugrunde. Stellen Sie nun fest, welche Kosten für eine Tätigkeit pro Jahr anfallen, und tragen Sie sie in Spalte 4 der Tabelle zum Prozess-Controlling ein. Eine Möglichkeit, um dies zu berechnen, besteht darin, die für eine bestimmte Tätigkeit eingesetzten Mitarbeiter zu zählen oder deren prozentualen Anteil ihrer Tätigkeit für diese Aufgabe festzulegen.

Der Einkauf hat 24 Mitarbeiter, von denen 18 mit dem Einholen von Angeboten beschäftigt sind. Insgesamt kostet die Abteilung 1 Mio.€ im Jahr. Um alle notwendigen Angebote einzuholen, benötigen Sie 75 % von 1 Mio., also 750.000 € im Jahr.
Teilprozess Cost Driver Menge

Leistungs-

bezogene
Kosten

Leistungs-

unab-

hängige
Kosten

Kosten-

satz

Angebote
einholen
Anzahl der
Angebote
1.000 750.000 75.000 825

Bestel-

lung
einleiten

Anzahl der
Bestel-

lungen

2.000 250.000 25.000 138

IT-Infra-

struktur

      100.000  

Schritt 3: Errechnen Sie Kostensätze der Teilprozesse pro gefertigtes Stück

Für jede Kosteneinflussgröße ermitteln Sie die pro Jahr anfallende Menge, beispielsweise 1.000 Angebote und 2.000 Bestellungen. Die Teilprozesse zur Unterstützung hängen nicht von der Menge der Kosten-Einflussgröße ab.

Die von der Anzahl der Kostentreiber unabhängigen Kosten, wie die Wartung der IT-Infrastruktur, legen Sie folgendermaßen um: Sie teilen die Kosten für die Wartung auf, so dass sie die Anteile der Teilprozesse wiedergeben: Wenn ¼ der Mitarbeiter mit Teilprozess 1 beschäftigt ist, dann benötigen sie auch ¼ des Unterstützungsprozesses.

100.000 € für die IT-Wartung entfallen zu 25 % auf Bestellungen (25 % der Mitarbeiter sind damit beschäftigt) und zu 75 % auf das Einholen von Angeboten. Das heißt, auf die Angebote entfallen zusätzliche 75.000 € für IT-Wartung und auf die Bestellungen 25.000 €.

Im letzten Schritt teilen Sie die Gesamtkosten (Summe aus Spalte 4 und 5) durch die Menge (Spalte 3), und Sie erhalten den Kostensatz für den gewünschten Teilprozess (siehe Tabelle Prozess- Controlling). Sie erhalten so die Prozesskosten für den Prozess Warenbeschaffung als die Summe von Teilprozess 1 und 2.

Der Vorteil: Sie können so auch die Kosten von Prozessen berechnen, die über die Abteilungsgrenzen hinweggehen. Jede Abteilung berechnet die Kosten der Teilprozesse, die sie durchführt. Bei Sparmaßnahmen kann jetzt nicht mehr einfach der Rotstift angesetzt werden, sondern es muss gemeinsam überlegt werden, wo der ganze Prozess sinnvoll verändert werden kann, um Teilkosten einzusparen.

Wenn Sie wissen wollen, wo Sie mit Ihren Prozesskosten im Vergleich zu anderen Unternehmen stehen, können Sie diese Zahlen für ein Benchmarking verwenden.


Benchmarking: Verbessern Sie Ihre Prozesse durch den Vergleich des Prozess-Controllings mit anderen Firmen

Sie können sich mithilfe von Prozesszielen und Prozesskosten mit anderen Unternehmen vergleichen. Diese Benchmarking-Prozesse beantworten die folgenden Fragen:

* Wie sehen Logistikprozesse führender Unternehmen aus?
* Wie kann die Produktentwicklung verbessert werden?
* Wie lange dauern Rüstzeiten in führenden Unternehmen?

Das Benchmarking umfasst 4 Phasen. Die erste haben Sie mit der Prozesskostenanalyse schon weitgehend abgedeckt:

# Interne Analyse durch Prozess- Controlling
# Partnersuche für das Benchmarking
# Prozessvergleich
# Ableitung von Maßnahmen


Hier finden Sie Benchmarking-Partner:

Praxisorientierte Hochschulen in Ihrer Nähe oder IHKs sind Ihnen gern bei der Suche nach einem Benchmark- Partner behilflich. Ein Partner muss dabei 3 Kriterien erfüllen: Er muss

* vergleichbare Prozesse besitzen,
* Bereiche haben, in denen Sie voneinander lernen können,
* am Benchmarking interessiert sein.

Es lohnt sich oft, einen Partner zu suchen, der nicht aus derselben Branche kommt, sondern mit verwandten Prozessen andere Produkte herstellt. Das steigert die Bereitschaft, Daten zu teilen und voneinander zu lernen.

Leiterplatten und Pralinen
Ein Pralinenhersteller wollte die hohen Rüstzeiten und Ausschussraten reduzieren und den hohen Anteil der manuellen Nachbearbeitung minimieren. Als Vegleichsunternehmen wurde eine Firma, die Leiterplatten herstellt, identifiziert. Beide Unternehmen stellen kleine, empfindliche Teile in großen Stückzahlen her und haben Reinheits bzw. Hygienebestimmungen zu beachten.
Der Vergleich führte im Ergebnis zur Umrüstung durch festgelegte Anordnungen. So wurden Bestückungsfehler reduziert. Des Weiteren wurde durch die Übernahme von Softwareprogrammen die Bestückzeit erheblich verbessert.
„(link-external)www.benchmarkingforum.de“:http://www.benchmarkingforum.de

Darauf müssen Sie bei der Vorbereitung eines Benchmarkings achten

Benchmarking erfordert eine genaue Planung und Umsetzung. Diese Checkliste hilft Ihnen bei der Vorbereitung:

* Setzen Sie klare Ziele, welche Prozess- Verbesserungen Sie aus den Benchmarking-Ergebnissen ableiten wollen.
* Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten und Partner die Ziele des Benchmarkings richtig verstehen.
* Behalten Sie eine klare Zielfokussierung und lassen Sie die Ziele nicht in Diskussionen mit Partnern verwässern.
* Untersuchen Sie zunächst die Ursache- Wirkungs-Ketten, bevor Sie den Vergleich anstoßen.
* Vereinheitlichen Sie Definitionen von Vergleichswerten, damit Benchmarking-Partner sie nicht unterschiedlich interpretieren.
* Holen Sie sich einen neutralen Experten für die Datenerhebung, um Fehler rechtzeitig zu erkennen und zu beseitigen.
* Nutzen Sie die Ergebnisse und die Chancen zum konstruktiven Austausch mit dem anderen Unternehmen.

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