ISO 9001:2008: Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen

ISO 9001:2008: Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen

Die Dokumentation zum Qualitätsmanagement konnte bei einigen Auditoren Stilblüten treiben. Da musste jeder Messvorgang ein eigenes Formular mit eigener Dokumentationsnummer haben. Die Neufassung der ISO 9001 gibt die Autorität über die Aufzeichnungen wieder in die Hände des Unternehmens. Nutzen Sie Ihre Chance, Ihre Dokumentation zu entrümpeln. Die Neuformulierung der Norm betont, dass Sie im Unternehmen entscheiden, welche Dokumente und Aufzeichnungen notwendig sind.

Abschnitt 4.2 Dokumentationsanforderungen

Die Dokumentation zum Qualitätsmanagement muss enthalten (…)

c) dokumentierte Verfahren und Aufzeichnungen, die von den internationalen Normen gefordert werden, und
d) Dokumente einschließlich Aufzeichnungen, die die Organisation zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung ihrer Prozesse als notwendig eingestuft hat.

Lassen Sie sich daher in Zukunft von keinem Auditor vorschreiben, welche Dokumente Sie im Qualitätsmanagement benötigen. Natürlich müssen dabei gesetzliche und behördliche Anforderungen berücksichtigt werden.

Tipp 1: Fassen Sie Dokumente wenn möglich zusammen

Sind ähnliche Nachweise und Dokumente in verschiedenen Normen und Managementsystemen gefragt, beispielsweise in der Umweltnorm 14001, dann können Sie diese auch zusammenfassen. Sie können auch mehrere Anforderungen in einem Verfahren in einem Dokument sicherstellen. Sie benötigen keine 6 Dokumente wenn an 6 Stellen ein Nachweis gefordert wird. Diese Regelung ist nicht neu, aber sie wurde in der Vergangenheit sehr umständlich ausgelegt, so dass die Norm an dieser Stelle mehr Klarheit geschaffen hat. Der Umfang der Dokumentation kann an die Größe, die Art der Tätigkeit, die Komplexität des Unternehmens und auch an die Kompetenz des Personals angepasst werden.

Abschnitt 4.2.1 Anmerkung 1

Ein einzelnes Dokument darf Anforderungen an eines oder mehrere Verfahren behandeln. Die Anforderungen an ein dokumentiertes Verfahren dürfen durch mehr als ein Dokument behandelt werden.

Tipp 2: Entrümpeln Sie externe gelenkte Dokumente

Sie stellen im Unternehmen sicher, „dass Dokumente externer Herkunft, die die Organisation als notwendig für die Planung und Betrieb des Qualitätsmanagements eingestuft hat, gekennzeichnet werden und ihre Verteilung gelenkt wird“ (Abschnitt 4.2.3 f). Prüfen Sie daher genau: Welche Dokumente benötigen Sie wirklich, um die Konformität Ihres Produktes mit den Anforderungen des Kunden zu gewährleisten? ISO 9001:2008 bezieht sich nur auf die Produktanforderungen, nicht auf Anforderungen an den Arbeitsschutz oder auf den Umweltschutz. Stilblüten wie gelenkte Fachzeitschriften oder Urlaubsanträge gehören damit der Vergangenheit an.

Tipp 3: Vereinfachen Sie die Freigabe

In ISO 9001 wird nicht zwischen Genehmigung und Freigabe unterschieden. Weder in der Version von 2000 noch in der von 2008 wird gefordert, dass Dokumente einen Prozess nach dem Muster „Gestellt“, „Geprüft“, und „Freigegeben“ durchlaufen. Auch Revisionsnummern sind nicht erforderlich, wenn Dokumente nicht ausgedruckt werden, sondern immer die aktuelle Version online steht. Gefordert ist nur ein Nachweis, dass an jedem Arbeitsplatz die aktuelle Version für alle zugänglich ist.

Tipp 4: Verfahren mit Hilfe von Software dokumentieren

Wenn ein Prozess oder ein Verfahren wie beispielsweise die Buchführung durch eine bestimmte Software geleistet wird, dann reicht ein Verweis auf diese Software. Wenn Sie Software zur Überwachung und Messung einsetzen, dann gilt die Anmerkung zu Abschnitt, 7.6:

7.6 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln – Anmerkung

Die Bestätigung, dass Computersoftware fähig ist, die vorgesehenen Funktion zu erfüllen, würde typischerweise ihre Verifizierung und, um die Eignung für den Gebrauch aufrechtzuhalten, Konfigurationsmanagement einschließen.
Im Bereich Lenkung von Dokumenten bietet die Neufassung die größten Chancen für eine Vereinfachung. Nutzen Sie dies und beschränken Sie sich auf das Notwendige.

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