ISO 9001 – Qualitätsmanagement richtig gemacht

ISO 9001 – Qualitätsmanagement richtig gemacht

 

Einführung und Grundsätzliches

Gute Qualität von Produkten und Service ist für jedes Unternehmen essenziell. Um eine ständige Überprüfung, Bewertung und Verbesserung anstreben zu können, gibt es in jeder großen Firma ein Qualitätsmanagement, das diese Abläufe regelt.

Grundsätzlich können Sie dieses Qualitätsmanagement regeln, wie Sie möchten. Aber um die bestmöglichen Voraussetzungen für ein erfolgreiches Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen etablieren zu können, empfiehlt es sich, sich dabei an die einschlägigen Normen zu halten – hier die ISO 9001.

Normen sind kein Gesetz

Dabei ist das Qualitätsmanagement nach ISO-Normen nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern vielmehr wird anhand dieser speziellen Richtlinien auf nationaler und internationaler Ebene ein Rahmen geschaffen, der individuell von Ihnen als Unternehmen auszufüllen ist.

Die verschiedenen Richtlinien werden oft noch branchenbezüglich vertieft, wie z. B. für Krankenhäuser oder Zulieferbetriebe von Automobilherstellern.

Solche neuen QSM-Systeme müssen Sie dazu anhand der gewählten Normen in Ihrem Unternehmen einführen und die (erfolgreiche) Einhaltung in regelmäßigen Abständen nachweisen. Das geschieht (in Deutschland) durch die Zertifizierung von dafür qualifizierten Stellen wie z. B. unter anderem dem TÜV oder der DEKRA.

Die Normenbezeichnungen

Nationale, also deutsche Normen werden mit „DIN“ bezeichnet, werden jedoch zunehmen durch internationale und europäische Normen ersetzt.

Internationale Normen sollen helfen, technische Regelungen zu vereinheitlichen und sind am vorangestellten Begriff „ISO“ erkennbar.

Europäische Normen, die im gesamten europäischen Binnenmarkt vereinheitlicht sind, erhalten ein „EN“ vorangestellt. Nach und nach sollen alle ISO-Normen durch EN-Normen ersetzt und in den Mitgliedstaaten eingeführt werden.

Qualitätsmanagement-Grundsätze

Die Normen 9000 ff regeln gemeinsam die Grundsätze eines funktionierenden Qualitätsmanagements. Mit Einführung der ISO 9000:2000 wurden die Begriffe definiert und die sieben Grundsätze für das Qualitätsmanagement festgelegt. Diese Grundsätze sind sehr wichtig und sollten von jedem Unternehmen verinnerlicht werden.

 

Die 7 Qualitätsgrundsätze

  1. Kundenorientierung (Kundenerwartungen feststellen und umsetzen, besser: übertreffen).
  2. Verantwortlichkeit der Führung (Führungsebene muss durch gutes Beispiel vorangehen und alles daran setzen, das System optimal einzuführen und einzuhalten)
  3. Einbeziehung der beteiligten Personen (Kunden und Mitarbeiter; Mitarbeiter müssen stets geschult und einbezogen werden, um ihre Kompetenz zu erhöhen)
  4. Prozessorientierter Ansatz (alle Prozesse müssten optimal aufeinander abgestimmt sein, um ein bestmögliches Funktionieren des gesamten Systems zu gewährleisten)
  5. Kontinuierliche Verbesserung (permanente Erfolgskontrolle und Neuanpassung der Prozesse)
  6. Faktengestützte Entscheidungsfindung (basierend auf Risikoanalysen und Kennzahlen, die von kompetenten Mitarbeitern oder externen Profis ermittelt wurden)
  7. Beziehungsmanagement (Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen)

Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015

Die aktuelle Fassung der Norm (Stand November 2015) ist im Internet nicht frei verfügbar. Sie können jedoch diese sowie andere wichtigen Normen über den Beuth Verlag beziehen („DIN EN ISO 9001:2015-11“). Die Fassung von 2015 ersetzt die Version von 2008 und erweitert diese um 2 Kapitel.

Diese Norm ist am weitesten verbreitet und fast überall anerkannt. Aufgrund der zuvor angesprochenen Grundsätze werden die Mindestanforderungen an Ihr betriebliches Qualitätsmanagement festgelegt.

Nach der erfolgreichen Einführung aller Prozesse und Vorschriften wird durch ein Audit die Einhaltung überprüft und zertifiziert. Das Zertifikat sollte alle 2 Jahre verlängert werden. Die Norm selbst wird üblicherweise alle 5 Jahre überarbeitet, um sie an die neuen Erfordernisse anzupassen.

Warum sollte die ISO 9001 eingeführt werden?

Es bescheinigt Ihrem Unternehmen einen hohen Qualitätsstandard und eine laufende Verbesserung der Produkt- und Servicequalität. Dies ist im weltweiten Wettbewerb für Sie eine hervorragende Basis, um durch die bestätigte Kompetenz neue Kunden zu gewinnen und alte zu behalten.

Da die Norm vorsieht, Abläufe zu reglementieren und zu dokumentierten, können nicht nur von Ihnen, sondern auch von Ihren Kunden die Lebensläufe der Produkte daraus abgelesen werden. Im Reklamationsfall können Sie daher stets nachweisen, dass das korrekte Material in der vom Kunden vorgeschriebenen Weise verarbeitet und kontrolliert wurde.

Aus diesem Grund vergeben auch viele große Konzerne nur Aufträge an Betriebe, die zertifiziert sind. Aufgrund des Hauptzieles – der Kundenzufriedenheit – ist es wichtig, den Kunden und seine Anforderungen an allen Stationen im Unternehmen einzubeziehen und seine Anforderungen umzusetzen.

Auch rechtlich ist ein solch qualifiziertes System wichtig, da Sie im Haftungsfall (Produkthaftung) lückenlos nachweisen können, wie das Produkt entwickelt und produziert wurde.

Einsetzbarkeit der ISO 9001:2015

Ein großer Vorteil ist es, dass die Norm von Betrieben jeder Größe und Branche verwendet werden kann, da sie versucht, die im Betrieb vorhandenen Prozesse zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zum Ziel hat. Sie geht jedoch nicht auf besondere, branchen- oder betriebsspezifische Prozesse bzw. Abläufe ein, die überall anders sind. Insofern legt die Norm lediglich allgemeine Vorschriften fest, die Ihnen dann weiter ausformuliert werden dürfen und sogar müssen.

Einführung der EN ISO 9001 im Unternehmen

Die geplante Einführung dieser Norm sorgt in Betrieben oft für Unruhe, da sich ein solches Unterfangen nach viel Arbeit anhört. Langfristig gesehen ist dies jedoch nicht richtig. Einmal eingeführte Abläufe werden von Ihren Mitarbeitern dann, unterstützt von Software, ganz automatisch im Arbeitsalltag berücksichtigt. Also genau wie jede andere Anweisung, auch betriebsintern, die eingeführt und umgesetzt werden muss.

Dadurch, dass Sie Ihre Mitarbeiter aber an den Prozessen beteiligen, sind sie meist motivierter und anschließend mit dem Ergebnis zufriedener. Regelmäßige Schulungen sollten selbstverständlich stattfinden, denn nur so ist eine laufende Optimierung möglich.

5 Schritte zur Umsetzung der ISO 9001:2015 in Ihrem Unternehmen

Sie können in wenigen einfachen Schritten die Einführung der neuen Norm im Unternehmen planen:

  • Wenn Sie beschlossen haben, ein neues Qualitätsmanagementsystem einzuführen, müssen Sie zunächst Ihre Ziele festlegen. Diese können beliebig sein. Aber ohne Zielfestlegung können Sie keine Prozessabläufe aufbauen. Selbstverständlich werden sich mindestens die Punkte Wirtschaftlichkeit und Effizienz darunter finden. Beachten Sie dabei auch die zuvor erwähnten 7 Grundsätze!

 

  • Sie haben bisher Prozesse und Abläufe in Ihrem Betrieb etabliert. Diese sind nicht plötzlich hinfällig. Allerdings sollten Sie diese jetzt bewerten, prüfen und optimieren, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

 

  • Legen Sie anschließend die betriebsinternen Prozesse neu fest und formulieren Sie diese aus. Die neuen Prozesse müssen kundenorientiert und transparent werden und natürlich besser als zuvor. Achten Sie darauf, dass Sie sie so einfach wie möglich formulieren, um die Verständlichkeit zu gewährleisten.

 

  • Sie haben nun klare Ziele vor Augen und die notwendigen Prozesse festgelegt. Jetzt müssen Sie die Aufgaben, die sich aus diesen Abläufen ergeben, den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen und die Zuständigkeiten und Schnittstellen zwischen den Abteilungen klar definieren, damit jeder weiß, was er zu tun hat, wie er es zu tun hat und wofür er verantwortlich ist.

 

  • Theoretisch haben Sie jetzt alle richtig gemacht. Was viele aber vergessen: Einmal eingeführt müssen Sie die Prozesse laufend überwachen: Funktionieren sie wie erwartet? Wo gibt es einen weiteren Verbesserungsbedarf? Durch interne Audits und Feedback der Mitarbeiter lässt sich feststellen, was geändert werden kann und muss. Daraufhin müssen Sie die Prozessbeschreibungen entsprechend abändern und neu umsetzen.

Ganz wichtig: Vergessen Sie dabei nicht, dafür zu sorgen, dass stets die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stehen (Material, Mitarbeiter, etc.)

Welche laufenden Mindestanforderungen ergeben sich nach der Einführung?

Wie zuvor erwähnt, müssen Sie nach der Einführung Ihre Prozesse laufend verbessern. Doch es ergeben sich noch andere Anforderungen:

  1. Das Hauptaugenmerk muss immer auf der Kundenzufriedenheit liegen.
  2. Ermitteln Sie laufend die Anforderungen der Kunden. Diese können sich mit neuen Produkten oder geänderten Marktbedürfnissen ändern und machen eine flexible Anpassung der Prozesse in Ihrem Unternehmen notwendig.
  3. Halten Sie alle wichtigen Punkte schriftlich fest und generieren Sie daraus für jeden Mitarbeiter die relevanten Arbeitsanweisungen. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, die festgelegten Anweisungen in Papierform oder elektronisch einzusehen.
  4. Sorgen Sie für laufende Mitarbeiterschulungen, bei denen diese ein besseres Verständnis der Anforderungen und Zusammenhänge des QM-Systems erwerben können.
  5. Bewerten Sie in regelmäßigen Abständen Ihr QM-System durch interne Audits und setzen Sie die gewonnenen Kenntnisse durch geeignete Verbesserungsmaßnahmen sofort um.

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