Best Practice: „Der Sprung von ISO 9001 zu EFQM hat uns ganz nach vorne gebracht“

Best Practice: „Der Sprung von ISO 9001 zu EFQM hat uns ganz nach vorne gebracht“

In diesem Interview gibt Ihnen Brigitte Schirmer, Geschäftsführerin der Allresist GmbH, einen aufschlussreichen Einblick, wie der Weg zum exzellenten Unternehmen ganz praktisch aussieht – und wie er sich auszahlt. Das Unternehmen erhielt 2008 eine Auszeichnung beim Qualitätspreis Berlin-Brandenburg. 2009 folgten dann Auszeichnungen beim Ludwig- Erhard-Preis (2. Platz) und als exzellente Wissensorganisation.

Das Unternehmen entwickelt, produziert und vertreibt lichtempfindliche Lacke für seine Kunden aus der Mikroelektronik. In enger Kooperation von Wissenschaft und Wirtschaft konnte Allresist zahlreiche Innovationen im Bereich mikroelektronischer Spezialtechnologien in enger Zusammenarbeit mit seinen Kunden entwickeln.

*Frau Schirmer, was war für Sie der Auslöser, dass Sie über die Anforderungen der ISO 9001 zu einem Unternehmen der Exzellenz werden wollten?*

*Brigitte Schirmer:* Ich wollte den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens systematisch aufbauen. Bisher hatten wir uns mit unserem Qualitätsmanagement darauf konzentriert, die Norm zu erfüllen. Ich wollte jedoch alle Kräfte bündeln und vor allem wissen, wo wir im Vergleich zu anderen Unternehmen stehen. Daher habe ich zusammen mit unserer Qualitätsbeauftragten in 2006 die Unterlagen für den Qualitätspreis zusammengestellt.

*Was hat sich durch EFQM an Ihrem Qualitätsmanagement verändert?*

*Brigitte Schirmer:* Wir konzentrierten uns 2006 auf die Kriterien des EFQM-Modells. Darüber hat sich dann auch unser QM weiterentwickelt. So haben wir heute statt eines QM-Handbuches ein EFQM-Handbuch. Statt Verfahrensanweisungen in Papierform benutzen die Mitarbeiter jetzt eine Workflow-Software, in der die Arbeitsanweisungen mit den Prozessschritten verlinkt und für alle jederzeit elektronisch verfügbar sind. In 2 Tagen steht wieder eine ISO- 9001-Zertifizierung an, aber die Vorbereitung läuft jetzt mit dem hohen EFQM-Standard fast von allein. Derentscheidende Schritt von ISO 9001 zu EFQM ist die stetige Verbesserung und ihre Messbarkeit über Selbstbewertungen. Hiermit weiß man z. B. nach einem Jahr, was sich konkret verbessert hat und wo noch Potenzial ist.Und durch das Assessorenfeedback erhält man weitere wichtige Impulse. Allerdings ist der Schritt von der ISO 9001 direkt zum EFQM sehr groß. Hier ist das Vorgehen nach dem LIGA- System sehr hilfreich: Es beginnt mit dem regionalen Qualitätspreis – will man es fundiert und nachhaltig angehen, ist neben dem eisernen Willen zur Fortentwicklung ein versierter EFQM-Berater eine gute Möglichkeit. Die nächste Stufe, der nationale Ludwig- Erhard-Preis, ist dann auch leichter zu bewältigen.

Noch einfacher fällt der Einstieg über die regionale Qualitätsauszeichnung: Ich bin im Beirat der IHK Ost-Brandenburg, die auch Kleinstunternehmen ans Qualitätsmanagement heranführen will und in einem vereinfachten Verfahren Qualitätsauszeichnungen verleiht: Dies ist eine gute Brücke zum EFQM. Es macht Unternehmen mit dieser Excellence-Denkweise vertraut, geht jedoch noch nicht so weit ins Detail. Ich kann allen kleinen Unternehmen empfehlen, diesen Zwischenschritt zu nutzen, und hoffe, dass andere IHKs dem guten Brandenburger Beispiel folgen.

*Sie sind in Ihren Projekten oft ein Mittler zwischen Forschung und Industrie. Wie unterstützt Sie EFQM in dieser Situation?*

*Brigitte Schirmer:* Die Grundkonzeption von EFQM ist es, die Interessen der verschiedenen Partner auszubalancieren. Damit wir wirtschaftlich erfolgreich sind, müssen es auch unsere Partner sein. Wo liegen die Synergien in der Zusammenarbeit? Wie profitieren wir voneinander? Das haben wir schon immer in den Mittelpunkt gestellt, jedoch mit EFQM ein strukturiertes System gefunden, um diese Synergie zu messen. Um Ihnen ein Beispiel zu geben: Wir haben ein wissenschaftliches Netzwerk-Projekt von unseren 3 Partnern bewerten lassen und eine Zustimmung von 90 % bekommen. Alle Partner bewerten den Nutzen und die synergetischen Effekte hoch und haben bereits Ideen für neue gemeinsame Projekte. Dieses hohe Ergebnis hat uns bestätigt und motiviert uns, so weiterzumachen.

*Ein Vorurteil im Zusammenhang mit EFQM lautet, dass es eher für große Unternehmen geeignet ist. Allresist beschäftigt 9 Mitarbeiter. Worin sehen Sie den Vorteil gerade für kleine Unternehmen?*

*Brigitte Schirmer:* Bei großen Firmen steht oft im Vordergrund, immer weitere Finanzmittel aus dem Unternehmen herauszuholen. Wirtschaftlicher Erfolg der Gesellschafter ist uns auch wichtig, jedoch haben wir uns eine Kultur des langfristigen Miteinanders aufgebaut. Wir wollen, dass es auch unseren Kunden, Partnern und Mitarbeitern gut geht. Auf diesem Weg hat uns das EFQM-Modell sehr unterstützt. Natürlich hatten wir auch Rückschläge, aber ab 2007 war der wirtschaftliche Erfolg für alle Mitarbeiter deutlich spürbar – seither geht ein starker Zug durch das Unternehmen.

*Worauf müssen sich Unternehmen einstellen, wenn sie auf EFQM umstellen?*

*Brigitte Schirmer:* Das Excellence-Konzept ist gleichermaßen Ziel und Instrument. Eine gute Weiterbildung und gegebenenfalls auch eine kompetente Beratung sind sinnvoll. Das Modell ist abstrakt und die Sprache zunächst etwas sperrig. Meine Aufgabe war es, die abstrakten Anforderungen in die Sprache unseres Unternehmens zu übertragen, damit die Mitarbeiter Bedeutung und Nutzen erkennen. Natürlich gibt es auch schwierige Situationen, nämlich die, wenn man zum ersten Mal eine Selbsteinschätzung des Unternehmens vornimmt. Da kann man schon mal schlechte Laune bekommen, weil man genau merkt, woran es überall noch hapert. Mich hat das dann jedoch sehr angespornt, es besser zu machen, weil das Ziel lohnenswert und bereits sichtbar vor mir lag.

*Mit welchem Aufwand müssen Bewerber für den Preis rechnen?*

*Brigitte Schirmer:* Eine Teilnahme am LEP-Wettbewerb ist immer eine finanzielle und ideelle Investition. Durch Teilnahmegebühren, Reisen und Unterkunft für die Assessoren kommen schnell 6.000 bis 7.000 € zusammen. Doch es hat sich für uns gelohnt. Wir sind ein so großes Stück in unserer Entwicklung vorangekommen, wie es sonst nicht möglich gewesen wäre. Die Bewerbung schreibenheißt einen neuen Entwicklungsschritt gehen und dieser ist mit der Abgabe zum Glück nicht absolviert. Die begonnene Entwicklung treibt Sie einfach weiter, jedoch benötigen Sie Zeit, damit der „Groschen fallen kann“. Am besten sollten die Bewerber schon im November anfangen, die Bewerbungsunterlagen zu bearbeiten. Der Bericht muss stetig wachsen, dann bleibt noch genügend Zeit, neue Verbesserungen auf den Weg zu bringen. Im Januar müssen dann die wirtschaftlichen Ergebnisse ausgewertet und eingearbeitet werden und dann hat man als Geschäftsführer zu Jahresbeginn sowieso viel zu tun. Sind die Unterlagen Mitte April abgegeben, ist das Gröbste geschafft. Im Mai oder Juni bin ich dann zum Briefing der Assessoren gereist. Das war eine sehr wichtige Begegnung, bei der die Assessoren sehr interessiert nachfragten und sich ein anschauliches Bild von unserem Unternehmen machen konnten. Wir wussten danach gegenseitig, dass wir letztendlich alle das gleiche Ziel – das der Weiterentwicklung – haben. Für mich war das auch sehr motivierend für das Angehen meiner nächsten Ziele. Ich habe mich ebenfalls zum Assessor für den Qualitätspreis ausbilden lassen, um andere Unternehmen ebenfalls in ihrer Fortentwicklung zu unterstützen. Ein oder 2 Wochen vor dem eigentlichen Besuch der Assessoren haben wir noch die aktuellen Zahlen ergänzt und unsere Mitarbeiter in Workshops fit gemacht.

*Was hat sich für die Mitarbeiter durch EFQM verändert?*

*Brigitte Schirmer:* Die Selbstbewertung ist ein gutes Instrument für Motivation und Verbesserung. Wir führen alle 2 Jahre Selbstbewertungen durch, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeitsprozesse selbst beurteilen und wir dann gemeinsam Ziele für die Zukunft ableiten. Außerdem: Wenn sich ein Unternehmen entwickeln will, müssen sich auch die Mitarbeiter mitentwickeln. Im Schnitt macht inzwischen jeder unserer Mitarbeiter jährlich 4 Verbesserungsvorschläge. Diese Verbesserungen werden zum Teil in eigener Regie umgesetzt und sind für jeden spürbar, auch ist jeder stolz darauf. Seit 2006 hat sich so unser Miteinander verändert. Die Atmosphäre ist durch den Erfolgswillen eines jeden viel aktiver und leistungsfördernder geworden.

*Wie geht es jetzt weiter?*

*Brigitte Schirmer:* Ich bewerbe mich um den Qualitätspreis Berlin-Brandenburg 2010. Mein Ziel ist es, 700 Punkte (von 1.000) zu erreichen.

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