Benchmarking: Vergleiche mit anderen Unternehmen machen Sie zum Marktführer

Benchmarking, Marktführer, Mitbewerber

Keine Frage: Ihr Betrieb strebt danach, besser als seine Mitbewerber zu sein. Hilfsmittel dabei kann das Benchmarking sein. Beim Benchmarking verglei- chen Sie Ihren eigenen Betrieb mit dem des stärks- ten Mitbewerbers. Aus den Ergebnissen leiten Sie dann Optimierungsmaßnahmen für Ihren Betrieb ab.

Ansatzpunkt beim Benchmarking ist die Idee, vorhandene Problemlö-sungsstrategien zur Lösung eigener Aufgabenstellungen zu nutzen. Dafür suchen Sie in anderen Unternehmen oder Branchen nach Ähnlichkeiten zu Ihrem Betrieb und ermitteln daraus (bessere) Alternativen zu Ihrer eige- nen Vorgehensweise. Ein Benchmarking-Projekt wird deshalb immer mit dem Ziel durchgeführt, die Leistungsfähigkeit des eigenen Betriebs zu verbessern und dadurch die Marktführerschaft zu gewinnen. Übersetzt werden kann der Ausdruck „benchmarking“ daher auch mit „Maßstäbe setzen“.

Benchmarking ist ein kontinuierlicher Prozess und geht über eine ein- malige Wettbewerbsanalyse hinaus. Anders als bei dieser werden beim Benchmarking die Ursachen ermittelt, die den Mitbewerber zum stärksten Konkurrenten Ihres Betriebs gemacht haben. Dabei arbeiten Sie (in den meisten Fällen) mit einem kooperierenden Unternehmen als Benchmar- king-Partner zusammen. Benchmarking bleibt außerdem nicht nur auf eine Branche beschränkt, sondern kann branchenübergreifend eingesetzt werden.

Immer die richtige Wahl: Wann internes oder externes Benchmarking für Ihren Betrieb geeignet ist

Insgesamt können Sie 2 Arten von Benchmarking unterscheiden:

1. Internes Benchmarking

Am einfachsten funktioniert ein internes Benchmarking. Dabei vergleichen Sie 2 Abteilungen, Filialen oder Standorte Ihres Betriebs miteinander. Dadurch kann ein interner Wettbewerb ausgelöst werden, der einen positiven Veränderungsprozess bewirkt. Die Vorteile bei dieser Form des Benchmarkings: Sämtliche Daten, die Sie benötigen, haben Sie sofort und ohne Probleme zur Hand.

2. Externes Benchmarking

Hierzu vergleichen Sie Ihren Betrieb mit einem anderen Unternehmen.
Dabei haben Sie 2 Möglichkeiten:

■ Sie vergleichen Ihren Betrieb mit dem stärksten Wettbewerber. Diese Form des Benchmarkings können Sie gemeinsam mit einem Wettbewerber durchführen, wenn bestimme Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu ge- hört z.B., dass keine Betriebsgeheimnisse verraten werden. Sinnvoll kann ein solches Benchmarking z.B. im Bereich des Arbeitsschutzes oder beim Ideenmanagement sein. Ein Vergleich von Prozessen wird allerdings kaum möglich sein.

■ Beim branchenunabhängigen Vergleich können Sie sich in vielen Fällen auf Marktführer aus anderen Branchen konzentrieren, die vergleichbare Prozesse aufweisen. In vielen Fällen sind Unternehmen, die nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zueinander stehen, zu einem offeneren Informa- tionsaustausch bereit. Darüber hinaus bietet ein branchenunabhängiger Vergleich die Möglichkeit, Potenziale auszuloten, an die Sie nicht gedacht hätten.

Insbesondere beim Prozess-Benchmarking müssen Sie jedoch daran arbeiten, dass die Vergleichbarkeit und Übertragung der Prozessstrukturen auf Ihren Betrieb gewährleistet sind.

So führen Sie in 5 Schritten ein erfolgreiches Benchmarking-Projekt durch

1. Schritt: Sammeln Sie alle Informationen

Ein Benchmarking-Projekt ist immer mit (hohen) Kosten verbunden. Deshalb muss es von der Geschäftsführung initiiert werden. Sind Sie als Betriebsleiter jedoch der Meinung, dass ein Benchmarking Ihren Betrieb wesentlich voranbringen könnte, sollten Sie bei der Geschäftsführung darauf hinarbeiten. Das heißt: Sammeln Sie Argumente, die für ein Bench- marking sprechen. Benennen Sie die Vorteile, die ein Benchmarking gegenüber anderen Methoden zur Verbesserung der Abläufe in Ihrem Betrieb mit sich bringt.

Haben Sie das O. K. der Geschäftsführung, müssen Sie zunächst die relevanten Informationen sammeln. Dazu zählen u. a.

■ die Marktstellung Ihres Betriebs,

■ die Stärken und Schwächen von Unternehmensprozessen,

■ Daten über die Unternehmensentwicklung,

■ Daten über die Entwicklung der Kundenbeziehungen etc.

2. Schritt: Legen Sie die Ziele fest

In dieser Phase legen Sie die Rahmenbedingungen und die Ziele für das Benchmarking-Projekt fest. Sie bestimmen auch, an welchem Produkt oder Prozess Sie das Benchmarking durchführen.

Hinweis:
Die Auswahl sollte nach möglichst objektiven Kriterien erfolgen. Wichtig ist es, das Benchmarking nur an einem solchen Produkt oder Prozess durch- zuführen, mit dem Sie Ihren Betrieb wirklich optimieren können.

Darüber hinaus sollten Sie in dieser Phase auch die organisatorischen Fragen klären. Dazu zählt u. a. auch:

■ Wie sieht der Kosten- und Zeitplan aus?

■ Auf welches Fachwissen zum Thema Benchmarking können Sie intern und extern zurückgreifen?

■ Auf welche Mitarbeiter-Ressourcen können Sie zurückgreifen?

■ Welche Organisationsform ist sinnvoll?

3. Schritt: Führen Sie eine interne Analyse durch

In dieser Phase analysieren Sie das Produkt oder den Prozess, den Sie ausgewählt haben. Wichtig ist, dass Sie aus der detaillierten Analyse später Messgrößen ableiten können. In diese Phase fällt auch die Erstel- lung eines Fragebogens. In nahezu allen Fällen müssen Sie dafür die Hilfe eines Profis in Anspruch nehmen. So müssen Sie z.B. für branchenunab- hängige Vergleiche branchen- und unternehmensspezifische Besonder- heiten so weit beseitigen, dass der Fragebogen zwar abstrakt, aber noch aussagekräftig ist.

4. Schritt: Finden Sie einen geeigneten Benchmarking-Partner

Erst in dieser Phase kommt Ihr Benchmarking-Partner ins Spiel. Bisher gibt es allerdings noch keine systematische Vorgehensweise, wie Sie einen solchen finden können. In der Regel müssen Sie dafür auf einen Experten zurückgreifen, der Ihnen einen geeigneten Partner vermittelt.

Haben Sie die Zusage eines interessanten Benchmarking-Partners, müssen Sie die weitere Vorgehensweise mit ihm abstimmen. Dazu gehört auch, dass Sie ihm den Fragebogen zur Verfügung stellen und diesen auf Verständlichkeit überprüfen lassen. Hat der Fragebogen seine endgültige Fassung, beantworten Sie und Ihr Benchmarking-Partner ihn. Die beant- worteten Fragen werden dann einer detaillierten Analyse unterzogen. Die Ergebnisse aus dem Vergleich zwischen Ihnen und dem Benchmarking-Partner bilden die Grundlage für die anschließenden Treffen. Diese sollten genauestens dokumentieren, wo die Stärken Ihres Benchmarking-Partners liegen.

5. Schritt: Entwickeln Sie Maßnahmen

Aus dem Vergleich mit dem Benchmarking-Partner leiten Sie Maßnahmen für Ihren Betrieb ab. Diese Maßnahmen setzen Sie dann in Ihrem Betrieb um. Das Vorgehen dabei entspricht dem klassischen Projektmanagement. Wichtig dabei ist, dass die Maßnahmen in die Unternehmensziele inte- griert werden.

Diese Nachteile kann Benchmarking mit sich bringen

Neben den vielen Vorteilen hat Benchmarking auch Nachteile, die Sie bei der Durchführung eines Benchmarking-Projekts unbedingt beachten sollten.

Zum einen können Sie ein Benchmarking-Projekt kaum ohne Hilfe entsprechender Fachleute durchführen. Das führt zu einer deutlichen Erhöhung der Kosten. Beratungsmöglichkeiten dazu bietet Ihnen das Deutsche Benchmarking Zentrum in Berlin (www.benchmarkingforum.de).

Zum anderen aber können bei einem internen Benchmarking Schwächen nicht erkannt werden. Das kann dazu führen, dass Sie die eigene Leistungsfähigkeit falsch bewerten, so dass letztendlich der Anstoß für eine notwendige Veränderung ausbleibt.

Fazit: Benchmarking kann Ihren Betrieb an die Spitze führen. Allerdings ist das mit viel Arbeit und hohen – wenn auch vertretbaren Kosten – verbunden. Benchmarking ist allerdings auch Profi-Arbeit. Wenn Sie einen solchen in Ihrem Betrieb haben, steht einem erfolgreichen Benchmarking nichts mehr im Weg. In allen anderen Fällen sollten Sie den Rat eines Beraters einholen.

_Michaele Gartz_

Copyright © 2018 Produktionsportal. Impressum | Datenschutz