Auditplanung: So motivieren und sensibilisieren Sie die Fachabteilungen für Qualität

Auditplanung: So motivieren und sensibilisieren Sie die Fachabteilungen für Qualität

Sie haben ein Qualitätsmanagement- (QM-)System implementiert, dokumentiert und zertifiziert. Und wird Ihr System jetzt tatsächlich gelebt? Qualitätsrelevante Parameter verändern sich mit veränderten Projekten und Bedingungen. Durch interne Audits sensibilisieren Sie Mitarbeiter immer wieder neu und stellen Best Practise als Motivationsbeispiele für andere Abteilungen vor.

Erstellen Sie einen Auditplan

Zu Beginn eines jeden Jahres planen Sie als Qualitätsbeauftragter die Audits für das gesamte Jahr. Als Faustregel soll jeder Bereich oder Normabschnitt mindestens einmal im Jahr auditiert werden. Es hat sich als sinnvoll erwiesen, ca. 2 Monate vor einem offiziellen Zertifizierungs-, Überwachungs- oder Re-Audit ein internes Audit durchzuführen. Audits haben unterschiedlichen Umfang, je nachdem, welcher Typ von Audit durchgeführt werden soll:

* *Systemaudit:* Bei diesem umfassenden Audit werden alle Abteilungen, Tätigkeiten und Funktionen einbezogen, um zu evaluieren, wie weit das QM-System zur Zufriedenheit der Kunden funktioniert. Die Basis für diese Audits ist ein umfangreicher Fragenkatalog. Grundlagen sind QM-Handbuch, QM-Anweisungen, Auftragsunterlagen und Richtlinien.
* *Prozess- oder Verfahrensaudit:* Sie untersuchen, ob bestimmte Prozesse sinnvoll sind und eingehalten werden. Dazu vergleichen Sie die Vorgaben mit der aktuellen Realität. Anlass für diese Audits sind beispielsweise Prozesse, die vor einem bestimmten Zeitraum umstrukturiert wurden. Mit Hilfe des Audis identifizieren Sie Erfolgsfaktoren, Maßnahmen, die nicht zielführend waren, und solche, die Sie in Zukunft neu einführen wollen. Als Grundlage dienen Unterlagen zur Durchführung und Prüfung von Prozessen sowie Anforderungen an die Personalqualifikationen.
* *Produktaudit:* Sie vergleichen die Spezifikationen eines Produktes mit den Anforderungen aus der Sicht des Kunden. Diese Prüfung findet nicht im Produktionsprozess statt, sondern prüft das Produkt nachträglich aus der Sicht des Auftraggebers. Nicht nur das reine Produkt, auch die Verpackung, Instruktionen, Service und Wartung werden berücksichtigt. Geprüft wird nach vorher festgelegten Kundenanforderungen aus Befragungen auf der Basis von QM-Richtlinien, Prüf- und Fertigungsunterlagen.

Überlegen Sie, welche Audits entscheidend sind, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und damit die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu sichern. Bestimmen Sie die Ziele der einzelnen internen Audits: Was steigert die Zufriedenheit Ihrer Kunden wirklich. Berücksichtigen Sie dabei sowohl Ihre aktuellen als auch Ihre zukünftigen Kunden. Wie hängen die einzelnen Ergebnisse der einzelnen Audits zusammen? Es ist sinnvoll, zuerst einzelne Prozesse und Produkte zu auditieren und dann das System.

Muster: Jahresplanung für Ihre internen Audits

Bereich/ Abteilung

Typ des Audits

Norm -abschnitt

J F M A M J J A S O N D
Beschaffung Prozessaudit Kap. 7   x                    
Produktlinie Y Produktaudit           x              
Geschäfts -leitung Systemaudit Kap. 5             x          
Vertrieb

Prozess-/ Systemaudit

Kap.7                   x    

Bereiten Sie das Audit gemeinsam mit den Fachabteilungen vor

Steht nun der Termin für die einzelnen Funktionsbereiche, dann beziehen Sie alle Betroffenen ein. Vereinbaren Sie einen Vorbereitungstermin und sichten Sie sämtliche vorhandenen Materialien. Wählen Sie die passende Audit-Methode aus dem QM-Handbuch aus. Typische Methoden sind:

* Interviews und Befragungen der Mitarbieter
* Beobachtungen bei Vor-Ort-Begehungen,
* Befragungen der Kunden
* Prüfung von Dokumenten

Für ein Audit können Sie auf 2 Standard-Checklisten zurückgreifen:

* Die QMH-Checkliste überprüft im Wesentlichen die Umsetzung der Normanforderungen in der Dokumentation sowie im Unternehmen.
* Die VA-Checkliste legt den Fokus auf die Tätigkeiten und deren Wirksamkeit.

So führen Sie das Audit durch

Beginnen Sie mit einer Eröffnungsbesprechung. Nennen Sie die Ziele und erläutern Sie das genaue Verfahren. Stellen* *Sie außerdem den Zeitplan vor.

Muster: Ablaufplan für ein Systemaudit: Konformitätsprüfung auf Grundlage der DIN ISO 9001:2000

Datum und

Uhrzeit

Abteilung Nummern der Fragen aus den Standart-Checklisten

18.3. 2009

9:00 – 11.00 Uhr

Geschäftsleitung

Politik, Ziel des QM, QMH-Fragen 15 bis 22, 29, 90

18. 3.2009
12.00 – 15.00 Uhr
Kaufmännische Leitung QMH-Fragen 1-14, 23-28, 30-45, 79-83, 88, 89, 93-99
VA-Fragen: 8, 6, 15
19. 3.2009
10.00 – 10.30 Uhr
IT VA-Fragen 2, 19,
19. 3.2009
10.30 – 12.00 Uhr
Vertriebsteam West QMH-Fragen: 46-67, 77, 78, 84-87, 91
VA-Fragen: 4,5,6,9,11,13,14
19. 3.2009
14.00 – 15.30 Uhr
Vertriebsteam Ost QMH-Fragen: 46-67, 77, 78, 84-87, 91
VA-Fragen: 4,5,6,9,11,13,14
20. 3.2009
10.00 – 11.30 Uhr
Logistik QMH-Fragen: 68-76, 92
VA-Fragen: 4, 5, 6, 7, 15

Präsentieren Sie die Ergebnisse

Als interner Auditor halten Sie alle Ergebnisse im Auditbericht fest. Stellen Sie schriftlich dar:

* Welche Ziele hatte das Audit?
* Was wurde beobachtet und als IST-Situation festgehalten?
* Welche Beschlüsse und Maßnahmen wurden vereinbart?

Präsentieren Sie diese Ergebnisse in einer Abschlussbesprechung. Heben Sie hervor, was sich im Qualitätsmanagement bewährt hat. Diskutieren Sie die Maßnahmen und fragen Sie nach Ergänzungen. Wenn der Auditbericht von allen Beteiligten verabschiedet wird, steigt die Chance, dass sich in Zukunft auch alle an die Beschlüsse halten.

* **Selbstverständlich können Sie den Spezial-Report auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

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