Zeitmanagement: Tipps für Ihre Projektarbeit

Zeitmanagement: Tipps für Ihre Projektarbeit

Leider können Sie nicht längere Zeitabschnitte oder ganze Tage für Ihre Projektaufgaben blockieren. Sie müssen sie notgedrungen „nebenher“ erledigen. So können Sie es trotzdem schaffen:


Portionieren durch eigene Meilensteine

Für das Projekt haben Sie in der Regel größere Aufgaben zu erledigen und die Ergebnisse zu einem bestimmten Termin abzuliefern. Dazu müssen Sie die Arbeit immer mal zwischendurch in Ihren üblichen Tagesablauf einschieben.
Nehmen Sie sich gar nicht erst vor, die Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt tun zu wollen.

Nehmen Sie sich auch nicht vor, die ganze Arbeit in einem Durchgang zusammenhängend zu tun.

Sie werden ganz sicher unterbrochen. Stattdessen portionieren Sie Ihre Projektarbeit bis zum nächsten Abgabetermin in kleine Teilaufgaben mit in sich abgeschlossenen Zwischenergebnissen.

Das sind Ihre Meilensteine. Legen Sie dann fest, bis wann Sie den ersten Meilenstein hinter sich haben wollen. Erst, wenn dieser erledigt ist, bestimmen Sie, bis wann der zweite hinter Ihnen sein soll, und so weiter.

Ihre Vorteile:

* Sie tun sich leichter, auch kleine verfügbare Zeitabschnitte für das Projekt zu nutzen, weil Sie ja ohnehin als Nächstes nur ein Zwischenergebnis fertig haben wollen.
* Es motiviert Sie, immer wieder in vorgesehener Zeit kleine „Hürden“ auf dem Weg zu Ihrem Abgabetermin genommen zu haben.


„Leerzeiten“ nutzen

Denken Sie bezüglich der Projektarbeit niemals: „Ach, das hat noch keine Eile. Das muss ja erst … fertig sein.“ Denken Sie stattdessen: „Was weg ist, ist weg.“ Nutzen Sie deshalb jede Gelegenheit, schnell etwas daran weiter zu machen.

Ihre Vorteile:

* Dadurch, dass Sie kontinuierlich am Projekt dranbleiben, kommen Sie geistig nicht aus dem Thema raus. Auch wenn Sie immer nur ganz wenig weiterkommen, bleibt Ihr Unterbewusstes am Thema.
* Es motiviert Sie, wenn Sie erleben, wie Sie tatsächlich „ganz nebenbei“ Ihrem nächsten Meilenstein kontinuierlich näher kommen.


Wettlauf gegen den eigenen Zeitplan

Setzen Sie sportlichen Ehrgeiz darein, früher als geplant mit dem nächsten Zwischenergebnis fertig zu werden.

Ihre Vorteile:

* Sie setzen sich damit selbst unter positiven Stress. Der Stress ist positiv, weil Ihnen kein fremdbestimmter Termin im Nacken sitzt, sondern Ihr eigener Ehrgeiz.
* Sie erleben ähnliche Antriebs- und Erfolgsgefühle wie Sportler, die sich selbst Leistungsziele vorgeben.
* Sie erkämpfen sich damit Zeitpuffer. Falls doch einmal Ihre Pläne durchkreuzt werden, schaffen Sie den Abgabetermin trotzdem.


„Vor-Termine“ setzen

Wenn Sie für Ihre Projektaufgaben von Lieferungen oder Zuarbeiten anderer Menschen abhängig sind, vereinbaren Sie mit den Betreffenden „Vor-Termine“. Verraten Sie nicht, dass Ihnen die Lieferung am 08. Mai reichen würde. Bestehen Sie darauf, dass Sie es spätestens am 05. Mai auf dem Tisch haben.

Ihr Vorteil:

* Sie reduzieren das Risiko, mit Ihrer Arbeit stecken zu bleiben, weil andere nicht zuverlässig sind, oder „auf den letzten Drücker“ arbeiten und es dann nicht schaffen.

Auf Perfektion bei Unwichtigem verzichten

Sie wollen und werden für das Projekt gute Arbeit leisten. Es muss jedoch nicht alles bis zur Perfektion getrieben werden. Unterscheiden Sie A-, B- und C-Aufgaben:

* A-Aufgaben sind die Aufgaben, die das Ergebnis des Projektes weiterbringen. Beispiele: Programmieren bei einem IT-Projekt. Das Entwickeln des Drehbuchs für eine Veranstaltung.
* B-Aufgaben bringen das Projektprodukt nicht weiter. Falls man sie jedoch vernachlässigt, kann für das Projekt oder sein Produkt großer Schaden entstehen. Beispiele: Funktionstests von IT-Programmen. Alternativpläne entwickeln, falls die Veranstaltung nicht im Freien stattfinden kann.
* C-Aufgaben müssen auch gemacht werden, weil sie vorgeschrieben sind oder die Kommunikation erleichtern oder sonst wie nützlich erscheinen. Beispiele: Meeting-Protokolle schreiben oder lesen. Argumente für die nächste Verhandlung formulieren. Tisch reservieren für einen gemeinsamen Teamabend. Projektinfos für den Kunden zusammenstellen, aufbereiten und verschicken. Im Projektbüro einen weiteren Arbeitsplatz einrichten. Unterlagen in den Projektordner ablegen.

Sehr viele Aufgaben in einem Projekt sind C-Aufgaben. Sie haben jedoch oft einen „verführerischen Charme“: Sie sind klein, relativ einfach zu erledigen und zeigen schnell ein sichtbares Ergebnis. Darin liegt auch ihr Potenzial als „Zeitfresser“: Man packt sie vorrangig an und hat schnell das gute Gefühl, schon wieder eine ganze Menge für das Projekt getan zu haben. Tatsächlich kommt man damit dem Ziel des Projektes oder dem nächsten Meilenstein nicht näher.

So können Sie vorgehen, um dem „Charme der C-Aufgaben“ nicht zu erliegen

# Identifizieren Sie, zu welcher Kategorie Ihre diversen Projektaufgaben gehören.
# Behandeln Sie die A-Aufgaben vorrangig. Das bringt Sie wirklich weiter und motiviert Sie.
# Bringen Sie die B-Aufgaben ebenfalls zügig hinter sich.
# Erledigen Sie die C-Aufgaben in „müden“ Zeiten wie zum Beispiel nach dem Mittagessen oder wenn Sie nach einem langweiligen Meeting einen „Durchhänger“ haben. Dann wird es Sie motivieren, doch wieder etwas vom Tisch gearbeitet zu haben. Machen Sie C-Aufgaben ohne Perfektion! Ein Beispiel: Wenn Sie die Ist-Zahlen erfassen und daraus Prognosen ableiten, müssen die Zahlen selbstverständlich stimmen. Es ist jedoch nicht notwendig, sie optisch perfekt aufzubereiten und in aufwändigen Skalen oder Bildern zu präsentieren.
# Überlegen Sie bei C-Aufgaben auch: „Wieso muss ich das überhaupt machen? Kann das nicht auch …? Was wäre, wenn man es gar nicht mehr oder nicht mehr so oft täte?“

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