Sie können die Prozesse in Ihrem Betrieb beschleunigen: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Sie können die Prozesse in Ihrem Betrieb beschleunigen: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Nutzen Sie KVP zur Optimierung Ihrer Prozesse

Grundlagen:

Was ist eigentlich KVP? Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess – kurz KVP – hat seinen Ursprung in der Kaizen-Methode. Dort ist das zentrale Element der PDCA-Zyklus. Dieser bedeutet: „plan“ (Verbesserungen planen – Management), „do“ (Tun – Arbeiter), „check“ (Prüfen – Inspektor), „act“ (Aktion, Standardisieren – Management) und stellt die Abarbeitungsweise eines Verbesserungsprozesses dar. Sie finden diesen Zyklus auch in der Vorgehensweise eines KVP-Workshops wieder. Durch KVP beseitigen Sie Verschwendung und optimieren Arbeitsabläufe und Prozesse. Dafür nutzen Sie die Ideen und das Engagement aller Ihrer Mitarbeiter.

Eine Firma in der Automobilzulieferbranche mit 1.400 Mitarbeitern hat durch KVP die Produktionskosten um etwa 30 % reduziert und dabei die Produktivität um 20 % erhöht. Die erzielten Einsparungen pro KVP-Workshop beliefen sich im ersten Jahr im Durchschnitt auf etwa 80.000 €. Die größten Erfolge wurden durch die Synchronisation der Fertigungsabläufe, die Auflösung der Lager und Zwischenlager sowie durch die konsequente Vermeidung von Nacharbeit und Ausschuss erzielt. Auch bei der Optimierung der Verwaltungsabläufe durch Workshops wurden beachtliche Erfolge erzielt: Besprechungen wurden optimiert, die Kommunikation verbessert, die Reisekosten wurden durch Videokonferenzen und durch das Zusammenlegen von Dienstreisen gesenkt. Die Einsparungen pro Workshop betrugen im Durchschnitt 100.000 €.

Gliedern Sie Ihr KVP-Projekt in 4 Phasen

Um ein KVP-Projekt anzugehen, benötigen Sie die Zustimmung Ihrer Unternehmensleitung. Wenn diese Entscheidung vorliegt, gliedern Sie Ihr Projekt in 4 Phasen.

Phase 1: Binden Sie die Führungskräfte und den Betriebsrat ein

In Phase 1 erstellen Sie ein Konzept zur Einführung von KVP. Sprechen Sie die beteiligten Vorgesetzten an und überzeugen Sie diese von Ihrem Konzept.

Wenn Sie KVP nicht unternehmensweit, sondern nur in Ihrer Abteilung einführen, müssen Sie sich trotzdem mit den benachbarten Abteilungen – und internen Dienstleistern z. B. Instandhaltung) – in der Prozesskette abstimmen. Binden Sie auch den Betriebsrat mit ein, denn das erspart Ihnen spätere Probleme bei der Umsetzung der Workshop- Ergebnisse.

Phase 2: Organisieren Sie das KVP-Team

In Phase 2 bauen Sie ein KVP-Team auf. Die entscheidenden Rollen übernehmen dabei der Koordinator und die Moderatoren. Bei einem kleineren KVP-Projekt können Sie selbst die Moderation übernehmen.

Phase 3: Unterstützen Sie KVP mit Marketing-Aktionen

Beginnen Sie Phase 3 mit einer Infoveranstaltung, bei der Sie KVP erklären. Machen Sie deutlich, dass mit KVP kein Arbeitsplatzabbau geplant ist. Erklären Sie die KVP-Ziele und was Sie gemeinsam erreichen wollen. Benennen Sie messbare Ziele, z. B.: Die Ausschussrate soll innerhalb eines Jahres um 20 % gesenkt werden.

Checkliste: Was Sie bei der KVP-Einführung beachten müssen
Voraussetzungen erfüllt
Die Unternehmensleitung hat KVP zugestimmt und steht hinter dem Projekt?  
Das Vorhaben ist mit dem Betriebsrat abgestimmt (z. B. Betriebsvereinbarung)?  
Eventuelle Personalfreisetzung bzw. -umsetzung geklärt? (Kein Personal darf wegen KVP entlassen werden.)  
KVP-Informationsveranstaltungen durchgeführt?  
KVP-Führungskräfte-Veranstaltung durchgeführt?  
Projektorganisation geklärt (Koordinator, Moderatoren, Beteiligte)?  
Weisungsberechtigung des Koordinators und der Moderatoren festgelegt?  
KVP-Koordinator und -Moderatoren ausreichend ausgebildet und trainiert?  
Controlling-Abteilung zwecks Überprüfung der Workshop-Ergebnisse eingebunden? Berichtssystem definiert und festgelegt?  
Projektbudget für organisatorische Aufwendungen und kleinere Investitionen bereitgestellt?  
Anbindung an das betriebliche Vorschlagwesen geklärt?  
KVP-Marketing-Aktivitäten geplant?  

Phase 4: KVP-Workshops

In Phase 4 werden die Workshops durchgeführt. Für Unternehmen bis 100 Mitarbeiter sind etwa 4 bis 6 Workshops im Jahr angemessen, ab 100 bis 400 Mitarbeiter etwa 8 bis 10 Workshops, bis 1.000 etwa 12 bis 20 und über 1.000 Mitarbeiter 25 und mehr Workshops. Planen Sie am Anfang nicht zu viele Workshops ein. Denn die Erfahrung zeigt, dass die Umsetzung der Ergebnisse meist mehr Zeit in Anspruch nimmt, als Sie vermuten.

Das wichtigste Instrument von KVP ist der Workshop. Dieser kann von mehreren Stunden bis zu 5 Tagen dauern. Daran sind Führungskräfte, Mitarbeiter, interne Dienstleister, Kunden und Lieferanten beteiligt. Ziel des Workshops ist die eingehende Analyse und Verbesserung eines überschaubaren Prozesses. Es gilt, wertschöpfende Arbeiten von Verschwendung zu unterscheiden und diese dann durch möglichst einfache Lösungen zu beseitigen. Dafür sollten Sie nach einem Ablauf in 6 Schritten vorgehen:

1. Moderator auswählen

Holen Sie sich für ein KVP-Projekt im eigenen Bereich nach Möglichkeit einen Moderator von außen (z. B. einen Kollegen vom Nachbarbereich oder einen externen Berater). Die Atmosphäre ist dann entspannter. Die Mitarbeiter sind offener mit ihren Beiträgen und Kommentaren.

2.Workshop-Thema festlegen

Nun wird das richtige Thema ausgewählt. Dabei können Sie unterschiedlich vorgehen:

* engpassorientiert, d. h., Sie machen den ersten Workshop dort, wo Sie die größten Probleme haben
* entgegengesetzt der Wertschöpfungskette, d. h., Sie beginnen am Ende des Prozesses und gehen zum Anfang

Engpassorientiertes Vorgehen hat den Vorteil, dass die größten Probleme schnell angegangen werden. Da die meisten Unternehmen unter hohem Erfolgsdruck stehen, wird häufig so vorgegangen.

Wenn Sie am Ende der Wertschöpfungskette beginnen, z. B. bei der Endkontrolle, erhalten Sie schnell einen Überblick über die Probleme aus den vorgelagerten Bereichen und können diese dann systematisch abarbeiten.

3. Vorbereitungsgespräch

Sollten Sie selbst für einen Nachbarbereich die Aufgabe eines Moderators übernommen haben, setzen Sie sich zunächst mit der zuständigen Führungskraft zusammen.

In der Vorbesprechung sollten die folgenden Aufgaben erledigt werden:

* Klären Sie das Workshop-Thema mit den zu erreichenden Zielen.
* Stellen Sie gemeinsam das Team zusammen.
* Klären Sie organisatorische Dinge, wie Räumlichkeiten, Arbeitszeiten, Termine.
* Stellen Sie die relevanten Dokumente zusammen, z. B. Zertifizierungsunterlagen, Prozessbeschreibungen u. Ä.
* Erfassen und ermitteln Sie die wichtigen Daten über den zu behandelnden Prozess (Kosten, Nacharbeit, Ausschuss, Durchlaufzeiten etc.). Holen Sie sich dazu die eventuell notwendige Erlaubnis ein.
* Klären Sie auch, wie Sie Kommunikation und Entscheidungsfindung während des Workshops gestalten wollen.

4. Vor-Ort-Begehung

Machen Sie eine „Vor-Ort-Begehung“, um den zu betrachtenden Prozess genauer kennen zu lernen.

5. Den Prozess erfassen und visualisieren

Erfassen Sie alle Arbeitsschritte des Prozesses mit den Arbeitsinhalten und visualisieren Sie ihn.

Wichtig ist, dass Sie die aktuelle Situation genau beschreiben und dokumentieren. Es geht darum, die Abläufe des Untersuchungsbereichs kennen zu lernen und Zahlen, Daten, Fakten (kurz: ZDF) zu besorgen, zu sichten und aufzubereiten; z. B.:

* Leistungsstandards/Fertigungsmehrzeiten/Überstunden
* Fertigungs-, Bearbeitungs-, Vorgabe-, Liege-, Warte-, Prozess- und Durchlaufzeiten
* Leistungserfassung/-abrechnung
* Herstellungs-, Material-, Personal-, Energiekosten
* Qualitätsdaten wie Ausschuss und Nacharbeit
* Produktionsprogramm/Aufträge/ Teilevielfalt

6. Vorbereitungszeit

Beginnen Sie mit der Vorbereitung etwa 2 bis 3 Wochen vor dem Workshop. Als Koordinator sollten Sie das Thema mindestens 4 Wochen vor Beginn des Workshops festlegen. Zur Vorbereitung sollten Sie etwa 5 Tage einplanen. Sie sollten dafür sorgen, dass die gesammelten Informationen ausreichend und von guter Qualität sind.

Checkliste: So bereiten Sie den KVP-Workshop vor
Aufgaben erledigt
Gespräch mit zuständiger Führungskraft durchführen  
Workshop-Thema und -termin festlegen  
Aufgabengebiete und Ziele des Bereichs ermitteln  
Teamzusammensetzung und Arbeitszeiten vereinbaren  
Betriebsrat informieren  
Zahlen, Daten, Fakten (ZDF) sammeln  
Interviews mit Führungskräften, Mitarbeitern und Dienstleistern angrenzender Bereiche führen  
Erste IST-Analyse erstellen und visualisieren  
Verschwendungs-/Verbesserungsideen notieren  
Organisatorische Vorbereitung: Workshop-Raum, Ausstattung, Getränke, Kaffeemaschine etc.  
Moderationsmaterialien und eventuell Video- oder Digitalkamera besorgen  

Der Workshop startet mit einer Vorstellungsrunde. Danach gibt die zuständige Führungskraft Informationen zu

* Thema und Ziel des Workshops,
* Ziele für das Unternehmen und daraus abgeleitet, die Ziele des entsprechenden Bereichs,
* weltweitem und bereichsspezifischem Wettbewerb.

Dann verlässt die Führungskraft den Raum und die Moderatoren vereinbaren mit dem Team zuerst die entsprechnenden Spielregeln.

In der Rolle des Moderators erläutern Sie nun den Ablauf des Workshops und stellen ein gemeinsames Verständnis über den ausgewählten Prozess her. Durch einen Rundgang vor Ort verschaffen Sie sich gemeinsam mit dem Team einen Überblick über den Prozessablauf. Der Prozess soll vollständig von allen verstanden werden. Ermutigen Sie die Teammitglieder, Fragen zum Ablauf zu stellen und sich Notizen zu machen. Zurück im Workshop-Raum werden die gesammelten Informationen ausgetauscht und dargestellt. Die in der Vorbereitung gesammelten Daten überprüfen Sie nun gemeinsam auf deren Richtigkeit.

Die Moderatoren haben Qualitätsdaten wie Fehler, Ausschuss und Nacharbeit vom zuständigen Abteilungsleiter bekommen. Da sie nicht ganz überzeugt sind, dass die Zahlen auch stimmen, fragen sie den für den Prozess verantwortlichen Meister. Dieser nennt ihnen tatsächlich andere Ausschusszahlen. Die Moderatoren wollen das nachprüfen und sprechen den internen Qualitätsprüfer am Band an. Dieser berichtet: „Ja, das ist nicht so einfach. Einige der defekten Teile werden in Nacharbeit repariert, andere werden weggeschmissen.“ Sie beschließen, die Zahlen eine Woche lang systematisch zu erheben.

Jeder im Workshop behandelte Prozess sollte auch quantitativ bewertet werden. Dazu eignet sich das obige Bewertungsschema.

Diese Tabelle dient als Hilfe zur Bewertung der einzelnen Maßnahmen. Betrachten Sie alle Zielfelder und bewerten Sie jede einzelne Maßnahmen monetär. Beispielsweise können Laufwege über die benötigte Zeit in Geld umgerechnet werden. Ebenso bei den Stromkosten für die Beleuchtung und die Maschinen: Wenn etwa versäumt wird, zum Feierabend das Licht und die Maschinen auszuschalten, entstehen unnötige Stromkosten, die eingespart werden können.

Bewertung des Prozesses
Zielfelder Maßeinheiten
Qualität Fälle pro Jahr, Fehler pro Bearbeitung, Euro pro Zeiteinheit
Produktivität Teile pro Mitarbeiter (in einer bestimmten Zeiteinheit), Vorgänge pro Zeiteinheit
Umlaufbestand Stück, Euro
Fläche Quadratmeter (m2)
Durchlaufzeit Zeit pro Teil oder Vorgang
Teilevielfalt Anzahl Varianten
Ökologie Euro, Liter, Kilowattstunde etc.

Ideen gewinnen

Nach einer Pause beginnen Sie mit der Kreativitätsphase.

*1. Brainstorming: Verschwendung suchen*
Am besten und schnellsten sammeln Sie nun mit der Brainstorming-Methode Ideen zum Thema Verschwendung im Untersuchungsbereich. Vorab erläutern Sie den Teilnehmern die Methode und die Regeln des Brainstormings. Sodann erklären Sie die Begriffe Verschwendung und Wertschöpfung:

* Verschwendung sind alle Aktivitäten, für die der Kunde nicht bereit ist zu zahlen. Das ist alles, was nicht unmittelbar der Erstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung dient.
* Wertschöpfenden Aktivitäten sind alle Aktivitäten, für die der Kunde bereit ist zu zahlen, d. h., sie steigern den Wert eines Produkts oder einer Dienstleistung.

Jeder Teilnehmer ist nun aufgefordert, aus seinen Beobachtungen und Erfahrungen Verschwendungen zu benennen.

*2. Brainstorming: Verbesserungen suchen*
Nach Aufnahme der Verschwendungen und einem nochmaligen Rundgang führen Sie ein zweites Brainstorming durch. Hier werden nun Verbesserungsideen gesucht.

Ziel dieses Brainstormings ist es, für jede vorher ermittelte Verschwendung mindestens 2 Verbesserungsideen zu erhalten. Deshalb werden alle Flipcharts mit den Verschwendungspunkten sichtbar im Raum aufgehängt. Natürlich können Sie jederzeit auch weitere Punkte aufnehmen.

Aus Verbesserungsideen konkrete Lösungen zu entwickeln kann manchmal schwierig sein. Es dauert eine Weile, bis das Team die Verbesserungsideen diskutiert und bewertet hat. Achten Sie darauf, dass die Ideen mit den Kriterien Umsetzungsdauer und Einsparpotenzial priorisiert werden. In dieser Phase sollten Sie auch Experten, etwa aus der Planung und der Qualitätssicherung, aktiv mit einbinden.

Für jede Lösung werden das Einsparpotenzial und die Umsetzbarkeit ermittelt. Wenn das Workshop-Team nicht sicher ist, ob eine Lösung gut genug ist, können die verbesserten Arbeits- oder Prozessabläufe simuliert oder für eine gewisse Zeit ausprobiert werden. Da auf diese Weise jeder Mitarbeiter weiterhin die Möglichkeit hat, die Prozessgestaltung zu beeinflussen, kann man auch Skeptiker zufriedenstellen. Allerdings kommt ein „Zurückdrehen“ zur Ausgangslage in der Praxis so gut wie nie vor.

Die Verbesserungsideen, die zu Lösungen weiterentwickelt wurden, werden dann als Maßnahmen formuliert und bewertet. Für die Darstellung lässt sich ein Formblatt verwenden. Ein Beispiel ist nebenstehend abgebildet.

Für jede Maßnahme muss die Zustimmung der zuständigen Führungskraft vorliegen, d. h., als Moderator müssen Sie jede Maßnahme der zuständigen Führungskraft vorstellen und mit ihr abstimmen.

Für die formulierten Maßnahmen müssen Sie immer die zuständigen Teammitglieder benennen. Und Sie müssen festlegen, welche internen Dienstleister (z. B. Experten aus der Planung, Industrial Engineering, Instandsetzung) benötigt werden. Die Zuständigen sind diejenigen Mitarbeiter, die am Workshop teilnehmen. Sie achten auf deren Umsetzung und greifen ein, wenn die Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Meist sind die Zuständigen auch persönlich an der Umsetzung beteiligt bzw. setzen die Maßnahme um.

Für jede Maßnahme muss ein Realisierungstermin vereinbart werden. Die Umsetzung sollte bis spätestens 4 Wochen nach Beendigung des KVP-Workshops abgeschlossen sein.

Der Workshop-Bericht sollte neben einem Deckblatt folgende Inhalte haben:

* Team und andere Beteiligte
* Ist-Analyse
* Einzelmaßnahmen
* Maßnahmenkatalog
* Gesamtergebnisblatt

Achten Sie darauf, dass die Ergebnisse eindeutig, transparent und jederzeit nachvollziehbar dargestellt sind.


Maßnahmen umsetzen

Die wichtigste Funktion des Workshops ist natürlich die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen.

Etwa 60 bis 70 % der Maßnahmen sollten noch während des Workshops umgesetzt werden. Der Rest der Maßnahmen ist bis spätestens 4 Wochen nach Beendigung des Workshops abzuarbeiten.

*Maßnahmenblatt zum KVP-Workshop*

Maßnahme 1:
Veränderung des Öffnungsmechanismus bei den Rolltoren in Halle 3
Prozess:
Staplerfahrten zur Beund
Entladung der Lkws
Moderatoren:
Frau Schmidt und
Herr Müller
Zuständige
Führungskraft:
Herr Berger
Datum:
1.8.2006
Zuständiges Teammitglied: Herr Hubert Realisierungsdatum:
3.8.2006
Problem: Beim Durchfahren des Rolltores müssen die Staplerfahrer im Winter immer absteigen, zur Tür gehen, den Knopf für das Öffnen der Tür drücken, danach durchfahren, wieder absteigen und das Tor schließen. Dadurch entstehen unnötige Warte- und Prozesszeiten.
Maßnahme: Anbringen einer von der Decke hängenden Schnur vor und einer hinter dem Tor, die mit dem Öffnungs- und Schließmechanismus verbunden wird. Die Staplerfahrer betätigen dann, ohne vom Stapler abzusteigen, das Rolltor durch Ziehen an diesen Schnüren. Der Elektriker Herr Zack und Herr Schulz aus der Instandhaltung bringen die Vorrichtung am 2.8.2006 gemeinsam an.
Potenzial: Im Durchschnitt wird das Rolltor 120-mal am Tag bewegt (siehe Ist-Aufnahme) und dies dauert pro Vorgang 40 Sekunden. Danach wird es nur noch 10 Sekunden dauern. Einsparung pro Vorgang: 30 Sekunden und pro Tag 60 Minuten. Bei 220 Arbeitstagen im Jahr und 100 € pro Staplerstunde einschließlich Fahrer bringt das eine Ersparnis von 27 Arbeitstagen (bei 8 Std./Tag) oder 22.000 € pro Jahr.

Nutzen Sie die Präsentation als Marketing-Instrument

Die Präsentation ist das Marketing- Instrument des KVP-Workshops. Deshalb sollten Sie alle beteiligten Personen einladen: die Geschäftsleitung, die betroffenen Führungskräfte, die Mitarbeiter aus dem untersuchten Bereich, den Betriebsrat sowie die beteiligten internen Dienstleister.

In der Präsentation werden die Ergebnisse vorgestellt. Dies sollte nicht länger als 20 Minuten dauern. In der Rolle des Moderators übernehmen Sie den Einführungspart. Begrüßen Sie kurz alle Anwesenden, stellen Sie den Prozessablauf dar und geben Sie den Termin für das Nachbereitungsgespräch in 4 Wochen bekannt. Dann stellen die einzelnen Teammitglieder die jeweiligen Maßnahmen vor. Am Schluss fassen Sie das Ergebnis zusammen und eröffnen die Fragerunde.


Maßnahmen nachbereiten und sichern

Nicht alle Maßnahmen können während des Workshops umgesetzt werden. Dafür übernehmen die Mitglieder des Workshop-Teams die Verantwortung. Moderatoren sind zur Kontrolle verpflichtet. Sie als Führungskraft sind für alles verantwortlich.
Nach 4 Wochen laden Sie als Projektleiter zu einem Nachbereitungsgespräch ein. Teilnehmen sollte das gesamte Workshop-Team inklusive der Moderatoren. Dann präsentieren Sie den aktuellen Umsetzungsstand und diskutieren diesen.
Viel Erfolg mit Ihrem KVP-Projekt.

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