Schätzmethoden im Projektmanagement: So schätzen Sie Termine und Kosten von Projekten schnell und realistisch

Schätzmethoden im Projektmanagement: So schätzen Sie Termine und Kosten von Projekten schnell und realistisch

Der Bau der Elbphilharmonie auf dem ehemaligen Kaispeicher droht zum Fiasko der Stadt Hamburg zu werden. Hochtief sollte das neue Wahrzeichen zu einem Festpreis liefern. 114 Millionen E davon sollte die Stadt bezahlen. Heute sind es über 320 Millionen – bei immer noch steigender Tendenz. Dieser Fall ist zwar besonders spektakulär, doch – wie Sie es vermutlich aus Ihrer Erfahrung kennen – leider keine Ausnahme: Die meisten Projekte werden teurer und dauern länger als geplant. Doch das muss nicht unbedingt so sein. Sie können mit einer professionell durchgeführten Schätzung diesem Phänomen vorbeugen. Und so geht’s:

*Plan*

Wenn Sie einen Kundenauftrag durchführen wollen, müssen Sie wissen, welcher Aufwand damit verbunden ist. Besonders wichtig ist eine möglichst präzise Aufwandsschätzung bei einem Festpreisangebot. Denn:

* Wenn Sie den Aufwand zu niedrig schätzen, kann dies dazu führen, dass Sie den Auftrag zu einem Preis anbieten, der Ihnen nur einen Verlust einbringt.
* Wenn Sie den Aufwand zu hoch schätzen, kann dies dazu führen, dass nicht Sie den Auftrag bekommen, sondern er an die Konkurrenz geht – die knapper kalkuliert hat. Bei hohem Wettbewerbsdruck können Sie Schätzrisiken nicht mehr durch großzügige Risikozuschläge abdecken.

Realistische Schätzung = einfache Projektsteuerung

Eine Projektplanung, die auf realistischen Schätzungen beruht, macht Ihnen die Projektsteuerung während der Durchführung einfacher. Da es weniger Revisionsbedarf gibt, müssen Sie nur dafür sorgen, dass die einzelnen Arbeitspakete im geplanten Zeit- und Kostenrahmen abgearbeitet werden. Unrealistische Projektpläne dagegen sind wegen der häufig notwendigen Änderungen frustrierend für alle Beteiligten.

Schätzen müssen Sie auch im Rahmen des Projekt-Controllings. Manche Werte, etwa über den erreichten Projektfortschritt und die bisher verursachten Kosten, sind zu den jeweiligen Statusterminen bekannt. Andere Werte, wie etwa den voraussichtlichen Restaufwand, müssen Sie schätzen

.

Welche Größen wollen Sie schätzen?

Abhängig von der jeweiligen Situation werden Sie unterschiedliche Größen ermitteln wollen.

* Zeitdauer: Manchmal wollen Sie nur wissen, ob ein geplantes Projekt von seiner Dauer her in Ihre Gesamtplanung passt. Dann genügt eine Schätzung der Projektlaufzeit. Oder Sie wollen die Zeitdauer einzelner Arbeitspakete oder Projektabschnitte schätzen.
* Ressourcenbedarf: Wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation werden benötigt (Mitarbeitertage,-wochen)? Welche weiteren Einsatzmittel werden in welcher Menge gebraucht?
* Kosten: Meist brauchen Sie einen Anhaltspunkt über die voraussichtlichen Kosten einzelner Arbeitspakete oder die Gesamtkosten des Projekts.

Fehleinschätzungen – So umschiffen Sie die häufigsten Fehlerquellen

Schätzungen sind Aussagen über die Zukunft und damit prinzipiell unsicher. Es kommen jedoch einige Faktoren hinzu, die Schätzungen unnötigerweise weiter verschlechtern. Warum kommt es so häufig zu Fehlschätzungen?

* Nachlässigkeit. Dem Thema wird wenig Aufmerksamkeit geschenkt: Projektschätzungen werden „hemdsärmelig“ und „aus dem Bauch heraus“ gemacht.
* Notwendige Arbeiten werden vergessen. Gerade in einer frühen Projektphase ist die Gefahr groß, dass notwendige Arbeiten nicht erkannt werden.
* Schwierigkeiten werden unterschätzt. Es ist einfach unmöglich, alle Probleme und Hindernisse in der Durchführung vorauszuahnen. Allerdings werden oft auch erkennbare Projektrisiken außer Acht gelassen.
* Innerbetriebliche Zwänge. Projektleiter und Projektmitarbeiter werden durch Vorgaben unter Druck gesetzt. Das führt zu Gefälligkeitsschätzungen von Kosten und Terminen, die sich dann nicht realisieren lassen.
* Unrealistische Vorgaben. Der Projektverantwortliche stimmt dem Budget zu und schätzt den Aufwand dann so ein, dass das Projekt mit diesem Budget auch realisiert werden kann.
* „Geschönte Schätzungen“: Der Aufwand wird unbewusst zu niedrig geschätzt, weil man ein Projekt unbedingt machen, unbedingt einen Auftrag erhalten oder eine Ausschreibung gewinnen möchte.
* Überschätzung der eigenen Fähigkeiten und Fertigkeiten. Psychologen haben in umfangreichen Tests herausgefunden, dass Menschen dazu tendieren, ihre Fähigkeiten zu überschätzen. Sie glauben, das Projekt auch unter widrigen Umständen zum Erfolg führen zu können.
* Zu viel Optimismus. Eine „rosarote Brille“ verbunden mit Konfliktscheu führt oft zu unrealistisch optimistischen Schätzungen.

Die Folge: Projekte werden häufig teurer und dauern länger als geplant.

*DO*

So können Sie Ihre Schätzqualität verbessern

Natürlich möchten Sie eine Schätzung, die so genau und verlässlich wie möglich ist. Aber je genauer Sie schätzen wollen, umso höher wird der Aufwand. Qualitativ hochwertige Schätzungen brauchen mehr Zeit als Schätzungen „aus dem Bauch heraus“.

Sie können die Qualität der Schätzung verbessern, wenn Sie sich gut vorbereiten, möglichst qualifizierte Schätzer hinzuziehen und systematisch vorgehen.

Bereiten Sie die Schätzung gut vor

Je detaillierter die Schätzgrundlage, umso genauer die Schätzung. Wenn die Projektziele und Aufgaben nur vage formuliert sind, können Ihre Schätzungen auch nur vage sein. Besser ist es, wenn die Projektziele in Form eines Pflichtenhefts vorliegen. Ihre Schätzgrundlage verbessern Sie, indem Sie einen Projektstrukturplan erarbeiten und gemeinsam mit Ihrem Team eine Risikoanalyse durchführen.

Greifen Sie gezielt auf Erfahrungen zurück

Selbst die beste Methode verlangt Fingerspitzengefühl und Erfahrung auf Seiten der Schätzer. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt planen, das für Sie neuartig ist, sollten Sie Experten zurate ziehen. Dies kann ein Kollege aus Ihrem Unternehmen sein, bei völlig neuartigen Aufgaben können Sie zusätzlich auf externe Spezialisten zurückgreifen.

Schätzen Sie systematisch – mit geeigneten Schätzmethoden

Sie erhöhen die Schätzgenauigkeit, wenn Sie das Schätzverfahren systematisch planen und organisieren sowie die für Ihr Projekt geeignete Schätzmethode auswählen. Die Schätzgenauigkeit lässt sich jedoch nicht beliebig erhöhen. Insbesondere bei einem hohen Neuigkeitsgrad des Projekts ist die Verlässlichkeit von Schätzungen begrenzt. Je nach Neuigkeitsgrad des Projekts variieren die erreichbaren Genauigkeitsgrade mit den eingesetzten Methoden:

* Intuitive Schätzung: Abweichungen von +/– 30 – 100 %
* Vergleichsmethode: Abweichungen von +/– 10 – 50 %
* Projektkalkulation: Abweichungen von +/– 5 – 30 %

*check*

Die unterschiedlichen Schätzmethoden im Detail

1. Ihre intuitive Schätzung reicht für eine erste Orientierung

Wenn das Projekt in einer frühen Phase hinsichtlich seiner Ziele und seines Umfangs noch vage ist, kann es auch nur grob geschätzt werden. Zu diesem frühen Zeitpunkt geht es um eine Grobschätzung mit dem „Topdown“- Ansatz. Sie möchten etwa ermitteln, ob das Projekt von seiner Größenordnung her überhaupt infrage kommt, ob es beispielsweise 50.000 E oder 200.000 E kostet. Es lohnt sich nicht, viel Planungsaufwand in Projekte zu stecken, die schon aufgrund ihrer Größenordnung nicht in die engere Auswahl kommen.

Intuitive Schätzungen beruhen auf den Erfahrungen der Schätzer mit vergleichbaren Vorgängerprojekten. Die Schätzung erfolgt aus dem Bauch heraus („Herr Baumeister, was meinen Sie denn, wie lange wir für dieses Projekt brauchen?“). Solche Schätzungen sind schnell und ohne großen Aufwand zu machen. Allerdings ist die Qualität solcher Schätzungen aufgrund ihres globalen Charakters meist nicht besonders gut.

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Eine Top-down-Schätzung der voraussichtlichen Gesamtkosten können Sie allein machen. Besser ist allerdings, wenn Sie den Rat erfahrener Experten hinzuziehen.

Wenn in einer frühen Projektphase von Ihnen eine Grobschätzung verlangt wird, sollten Sie Ihre Schätzung nicht als Zahl, sondern als Bandbreite angeben. Beispiel: Gesamtkosten zwischen 80.000 und 120.000 E. In dieser Weise bringen Sie die Schätzungssicherheit zum Ausdruck, die zu diesem Zeitpunkt noch unvermeidlich ist.

2. Die Vergleichsmethode: Nutzen Sie Erfahrungen aus früheren Projekten

Die Vergleichs- oder Analogiemethode beruht auf einer systematischen Erfassung und Auswertung der Erfahrungen aus Vorgängerprojekten. Die Schätzgüte ist besser als bei einer rein intuitiven Schätzung.

So gehen Sie vor:

# Suchen Sie in Ihrem Unternehmen nach abgeschlossenen, gut dokumentierten Projekten. Wählen Sie ein Projekt aus, das dem Ihren hinsichtlich Projektart, Größe, Schwierigkeitsgrad, Randbedingungen möglichst ähnlich ist. Angaben zu den realisierten Ist-Aufwänden sollten in Projektberichten, Kosten- und Terminplänen verfügbar sein.
# Untersuchen Sie, in welcher Hinsicht sich das ausgewählte Vorgängerprojekt von dem jetzt vorliegenden Projekt unterscheidet.
# Ermitteln Sie die Größe der Abweichungen zwischen den beiden Projekten.
# Auf Basis der vorangegangenen Schritte schätzen Sie nun den Aufwand für das anstehende Projekt.


3. Die Kennzahlen-Methode: Bauen Sie sich Ihr eigenes System auf

Für bestimmte Projektarten und Branchen stehen Kennzahlen zur Verfügung, die auf der Basis jahrelanger Erfahrung ermittelt wurden. Der Vorteil dieser Methode liegt vor allem darin, dass mit derartigen Kennzahlen der voraussichtliche Gesamtaufwand schnell und einfach geschätzt werden kann. Allerdings sollte der Schätzer über ausreichend Erfahrung sowohl mit der Methode als auch mit dem vorliegenden Projekttyp verfügen.

Kennzahlen und entsprechende Datenbanken existieren bisher im Wesentlichen nur für 3 Branchen:

* Bauindustrie: Für den Hochbau gibt es nach DIN 276 strukturierte Kennzahlen für Kostenschätzungen.
* Software-Entwicklung: Die bekanntesten Verfahren zur Aufwandsschätzung in dieser Branche mittels Kennzahlen und Algorithmen sind das „Constructive Cost Model (COCOMO)“ und die „Function-Point- Methode (FPM)“.
* Luft- und Raumfahrt: Die „European Cooperation for Space Standardization“ (www.ecss.nl) beschäftigt sich mit der Standardisierung von Projektplanung und -schätzungen.

Einige Großunternehmen haben begonnen, ihre Aufwands- und Kostenschätzung für bestimmte Projektarten (z. B. Produktentwicklung) zu systematisieren (z. B. Volkswagen, Hewlett Packard, Bosch, Nokia). Diese Möglichkeit sollten Sie auch nutzen. Sie können frühere Projekte auswerten und deren Ist-Aufwendungen nach einem einheitlichen Raster in eine Datenbank eingeben und so ein eigenes Kennzahlensystem aufbauen. Das ist zwar zunächst mit viel Zeit verbunden, aber diese werden Sie bei den nächsten Projekten doppelt und dreifach einsparen!

*act*

4. Mit der Bottom-up- Methode zu einer detaillierten Schätzung

Wenn es etwa um die Erarbeitung von Ausschreibungsunterlagen oder die Kalkulation eines Angebots geht, müssen Sie detaillierter planen und schätzen.

Die Bottom-up-Methode ist relativ zeitaufwendig, liefert aber eine gute Schätzqualität. Aufgrund des hohen Detaillierungsgrads lässt sich daraus eine Projektfeinplanung erstellen, die Sie in der Durchführungsphase für das Projekt-Controlling verwenden können.

Dieser Ansatz erfordert einen Projektstrukturplan mit der notwendigen Gliederungstiefe und den dazugehörigen Arbeitspaketbeschreibungen:

* Arbeitspaket. Schätzen Sie für jedes Arbeitspaket die zeitliche Dauer und den voraussichtlichen Einsatzmittelbedarf an Personal (in Mitarbeitertagen oder -wochen), Maschinen und Materialien einzeln.
* Kosten: Damit ermitteln Sie über die Stunden- bzw. Tagessätze oder Preise die Kosten für die einzelnen Arbeitspakete. Die Summe ergibt dann die voraussichtlichen Gesamtkosten des Projekts. Nachfolgend als Beispiel eine einfache Arbeitspaketliste, in die Sie Ihre Schätzwerte eintragen können.

Für die Schätzung des Ressourcen- und Zeitbedarfs eines Arbeitspakets sollten Sie immer zumindest den Verantwortlichen für das jeweilige Arbeitspaket konsultieren, damit Sie zu möglichst genauen Werten gelangen.

Berücksichtigen Sie psychologische Aspekte

Sie schätzen beispielsweise den Zeitaufwand für einen Arbeitsvorgang auf 5 Tage. Angesichts möglicher Schwierigkeiten und Risiken haben Sie bewusst 5 Tage Reserve eingebaut. Daher planen Sie für diesen Vorgang eine Dauer von 10 Tagen.

Wie sieht dies nun aus der Perspektive des Mitarbeiters aus, dem Sie die Verantwortung für das Arbeitspaket übertragen haben? Er hat mehrere gute Gründe, die Arbeit nicht in 5 Tagen, sondern – plangemäß – in 10 Tagen zu beenden:

* 1. Mechanismus: Nach dem Parkinsonschen Gesetz „dehnt sich Arbeit genau in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“. Der Mitarbeiter beginnt mit der Arbeit zum geplanten Zeitpunkt und ist nach 5 Tagen weitgehend damit fertig. Da er aber noch 5 Tage zur Verfügung hat, wird er nun seine Arbeit in dieser Zeit weiter perfektionieren.
* 2. Mechanismus: Er beginnt die Arbeit zum geplanten Zeitpunkt. Da er weiß, dass er reichlich Zeit hat, lässt er es erst mal langsam angehen. Erst wenn die Zeit knapp wird, legt er richtig los. Auch in diesem Fall werden die vollen 10 Tage ausgeschöpft.
* 3. Mechanismus: Wenn Ihr Mitarbeiter selbst an der Schätzung der 10 Tage beteiligt war, nun aber die Arbeit in 5 Tagen erledigen sollte, setzt er sich dem Vorwurf aus, absichtlich zu großzügig geschätzt zu haben. Er riskiert, beim nächsten Mal engere Zeitvorgaben zu bekommen.

Sie sehen: Im Ergebnis führen alle diese Mechanismen zu einer sich selbsterfüllenden Prophezeiung.

Bauen Sie keine Sicherheitspuffer in die einzelnen Arbeitspakete ein! Natürlich sollten Sie Reserven für unvorhersehbare Schwierigkeiten und Risiken berücksichtigen. Aber diese speziellen Pufferzeiten bauen Sie separat in den Projektplan ein. So kann der jeweilige Mitarbeiter keinen Bezug herstellen, Sie sind fristmäßig aber trotzdem auf der sicheren Seite.

5. Die Teamschätzung: Aufwendig, aber gute Schätzqualität

Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass die Qualität einer Gruppenschätzung deutlich besser als eine Einzelschätzung ist. Deshalb sollten Sie – wenn immer möglich – Ihre Mitarbeiter und Kollegen einbeziehen. Insbesondere bei größeren und risikoreichen Projekten sollten Sie eine Schätzklausur nach der Delphi-Methode durchführen. Damit Sie „bottom-up“ schätzen können, müssen Sie aufbauend auf klaren Projektzielen (etwa in Form eines Pflichtenhefts) einen Projektstrukturplan mit detaillierten Arbeitspaketbeschreibungen vorliegen haben. Nach der Delphi- Methode führen Sie in einer Teamsitzung 2 Schätzrunden durch:

1. Schätzrunde

* Als Moderator fordern Sie die Beteiligten auf, gleichzeitig eine Schätzung für einen Wert (z.B. Gesamtprojekt, Teilprojekt oder ein einzelnes Arbeitspaket) abzugeben.
* Die Beteiligten notieren ihre individuellen Schätzwerte – für die anderen verborgen – auf Moderationskarten. So machen es auch die Punktrichter beim Eiskunstlauf.
* Sie machen die Schätzwerte für alle bekannt, etwa indem Sie sie an die Pinnwand heften.
* Der Schätzer mit dem höchsten und der Schätzer mit dem niedrigsten Punktwert erläutern die Gründe für ihre Schätzung.
*Daraus entsteht eine Diskussion, in der weitere, bisher nicht bedachte Einflussfaktoren zur Sprache kommen. Jetzt wird die Schätzung wiederholt.

2. Schätzrunde

* Jeder notiert wieder verdeckt seine Schätzwerte, die er möglicherweise aufgrund der vorhergegangenen Diskussion revidiert hat.
* Der Moderator nimmt die Werte in die Mittelberechnung auf und errechnet den Mittelwert.

Ein großer Vorteil der Schätzklausur liegt darin, dass Ausreißer eliminiert werden, Fachwissen ausgetauscht und damit das Ergebnis verlässlicher wird. Selbst wenn Sie keine Zeit haben, eine formale Schätzklausur zu veranstalten, können Sie einen Ausgleich von Extremvorstellungen auch bei „kleinen“ Gruppenschätzungen erreichen: Mitarbeiter, die bei einer gemeinsamen Planungssitzung weit voneinander abweichende Vorstellungen haben, werden diese heftig diskutieren. Als Projektleiter achten Sie darauf, dass alle ihre Argumente erläutern können und sich im Konsens einem gemeinsamen Schätzwert annähern.

Abschluss-Checkliste: So schätzen Sie in Zukunft besser Ja Nein
Stellen Sie sicher, dass die Projektziele klar definiert und mit dem Auftraggeber abgestimmt sind.    
Machen Sie für Ihr Projekt eine systematische Risikoanalyse und beziehen Sie deren Ergebnisse bei Ihren Schätzungen ein.    
Falls Sie sich bei einer Schätzung unsicher fühlen, sollten Sie erfahrene Experten oder Kollegen um deren Einschätzung bitten.    
Verbessern Sie die Schätzqualität durch die Auswahl geeigneter Schätzmethoden.    
Erarbeiten Sie einen detaillierten Projektstrukturplan und schätzen Sie jedes Arbeitspaket einzeln.    
Beteiligen Sie die Arbeitspaketverantwortlichen an der Schätzung.    
Vermeiden Sie Wunschdenken. Geben Sie dem Gruppendruck „Es wird schon gut gehen“ nicht nach, wenn Sie begründete Bedenken haben.    
Suchen Sie vergleichbare Vorgängerprojekte und werten Sie die entsprechenden Daten aus.    
Lassen Sie sich bei Ihrer Schätzung nicht durch unrealistische Vorgaben unter Druck setzen.    
Denken Sie an eventuelle Schwierigkeiten bei der Durchführung.    
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter, die Sie für das Projekt einplanen, auch tatsächlich zur Verfügung stehen.    
Beziehen Sie alle relevanten Kostenpositionen mit ein. Denken Sie insbesondere auch an die Kosten für das Projektmanagement und die Gemeinkosten.    
Holen Sie möglichst frühzeitig Kostenvoranschläge für Zulieferteile und externe Dienstleistungen ein und verwenden Sie diese für die Schätzung.    
Nehmen Sie sich Zeit für die Schätzung.    
Bereiten Sie die Schätzklausur gründlich vor.    

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