Risikomanagement: Planen und bewerten Sie die Gegenmaßnahmen

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Wenn Sie die Risiken Ihres Projekts identifiziert und anschließend analysiert und bewertet haben, folgt als 3. Schritt die Planung von Maßnahmen zur Abwehr der Bedrohung. Diese werden gemäß ihrer Zielrichtung grundsätzlich in

* präventive Maßnahmen und
* korrektive Maßnahmen

unterteilt. Präventiv sind Maßnahmen, die das Eintreten eines Schadens oder einer sonst wie nachteiligen Situation verhindern sollen. Korrektiv sind Maßnahmen, die bei Eintreten des Risikos dessen nachteilige Wirkung reduzieren sollen. Sie richten sich eindämmend gegen die Tragweite eines Risikos. Die Frage, ob eine Maßnahme eher präventiven oder eher korrektiven Charakter hat, kann in der Praxis durchaus schwierig sein. Häufig liegt es an der Definition des Risikos, welcher Art die Zuordnung ist. Was folgt daraus für die Praxis? Oft führt die Analyse von Risiken und die Suche nach Maßnahmen wieder an den Ausgangspunkt Ihrer Projektplanung zurückführt. Je präziser und eindeutiger Sie die Projektziele bestimmt und formuliert haben, desto besser gelingt Ihr Risikomanagement.

Projekt „Elektronik für Kunststoffpresse“ – Es drohen Schäden aus Terminverzug

Hans Schneider ist Leiter des Projekts „Neue Elektronik zur Steuerung der Kunststoffpresse“. Wenn diese Steuerung installiert ist, wird es in Zukunft möglich sein, Teile noch präziser zu fertigen als bisher. Ein entsprechender Auftrag eines neuen Kunden für solche Teile liegt bereits vor. Allerdings stehen die genauen Angaben des Kunden zu den Maßen der zu fertigenden Teile trotz Nachfrage bei ihm noch aus. Projektleiter Schneider sucht nun gemeinsam mit seinen Teammitarbeitern nach möglichen Risiken im Projekt. Einer aus der Runde nennt „Endtermin“ als Risikobegriff. Herr Schneider stellt daraufhin zunächst dem Team die Frage, warum der Endtermin ein Risiko darstellen sollte. Dies führt zur Verdeutlichung der Aussage dahin, dass sich die Lieferung an den neuen Kunden verzögern könnte. Das Team geht dieser Frage weiter nach und diskutiert, warum die Verzögerung des Endtermins ein Risiko darstellt. Als Antwort folgt, dass eine Pönale an den Auftraggeber zu zahlen ist, wenn der Liefertermin nicht gehalten wird. Damit hat das Team dann den Punkt erreicht, an dem das Risiko eingegrenzt ist.

Jetzt bestehen 2 Möglichkeiten: Stellt die Pönale das eigentliche Risiko dar, wird das Team nach Maßnahmen suchen, die gegen die Pönale wirken. Vielleicht achtet Herr Schneider verstärkt darauf, dass der Kunde seinerseits seine terminlichen Verpflichtungen einhält, z. B. die Maßangaben für die Teile rechtzeitig liefert. Er wird daraufhin beschließen, eine Terminverletzung des Kunden sofort schriftlich zu rügen. Damit verfolgt er das Ziel, im Fall einer Lieferverzögerung nicht pönalepflichtig zu werden. Stellt aber der Endtermin an sich für ihn einen Wert dar, soll z. B. mit der Termintreue die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit von Schneiders Unternehmen demonstriert werden, wird er anders reagieren. Dann wird er als Ziel sehen, den Termin zu erreichen und nicht nur die Pönale zu vermeiden.

Sie sollten also im Risikomanagement stets damit rechnen, die Projektziele zu hinterfragen. Das sollten Sie nicht als Rückschritt sehen, sondern als natürliche Notwendigkeit.

Setzen Sie Prioritäten bei den Maßnahmen

Prioritäten helfen, Maßnahmen nach ihrer Bedeutung gestaffelt zu bearbeiten. Dazu können Sie folgendes Frageschema einsetzen:

* Welche Maßnahmen beseitigen die existenzbedrohenden und anderen nicht tolerierbaren Risikopotenziale?
* Welche Maßnahmen beseitigen die absolut größten Risikopotenziale?
* Welche Maßnahmen beseitigen die größten Risikopotenziale, bezogen auf Kosten und Wirkung der Maßnahmen ?

Die beiden letzten Fragen beziehen sich auf Effektivität und Effizienz der Maßnahmen. Effektivität bedeutet, dass mit der Maßnahme eine größtmögliche Wirkung erzielt wird, während Effizienz für ein bestmögliches Verhältnis von Ergebnissen und den dazu notwendigen Aufwendungen steht.

Zur Darstellung von Risiken sowie Maßnahmen und deren Wirkung hilft die Anwendung der nachfolgenden Tabelle „Situations-/ Maßnahmen-/ Ergebnis-Analyse (SMEA) für Projekte“. In dieser Tabelle sind die Situationen vor Maßnahmen und die Situationen nach Maßnahmen dargestellt und verglichen. Mit diesem Vergleich können Sie die Wirkung von Maßnahmen leicht erkennen und in Folge auswählen.

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Anwendung der SMEA-Tabelle:

Die Anwendung der SMEA-Tabelle ist viel einfacher, als es Sie die nachfolgende Beschreibung im ersten Moment vielleicht glauben macht. Am besten gehen Sie wie folgt vor: Zunächst dient Ihnen eine erste Spalte zur Vergabe von fortlaufenden Identifikationsnummern. Dann listen Sie in einer 2. Tabellenspalte „Beschreibungen und Auswirkungen“ die entsprechenden Angaben auf. Sie benutzen dazu die Ergebnisse der Überlegungen, die Sie bereits in der Analysephase angestellt haben.

Entsprechend diesen Gedanken ermitteln Sie auch die Punktzahl für die Tragweite (T, Spalte 3) und die Wahrscheinlichkeit (W, Spalte 4) und tragen beide ein. In der Legende der Tabelle wurde übrigens eine Skalierung von 1 bis 9 Punkten verwendet, um so die Wahrscheinlichkeiten von 10 bis 90 % ausdrücken zu können. Sie sehen also, dass Sie die hier gemachten Vorschläge auch Ihren Wünschen und Gegebenheiten entsprechend variieren können.

Nun multiplizieren Sie die beiden Punktzahlen. Das Produkt ergibt die Kennzahl „Risikopotenzial vor Maßnahmen“, auf Grund derer wiederum die Priorität der Risiken untereinander abgeleitet werden kann (Spalte 5). Anschließend beschreiben Sie die Maßnahmen-Spalte 6) und bewerten T (in Spalte 7) und W (in Spalte 8) erneut. Sie gehen dabei davon aus, dass die Maßnahmen so wirken, wie Sie bei deren Planung unterstellt haben. Versprechen Sie sich z. B. eine eher geringe Wirkung auf die Tragweite bei Eintreten des Risikos, wird T entsprechend hoch bleiben müssen. Erwarten Sie aber eine hohe Reduktion der Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt, wird W sich deutlich reduzieren. T neu und W neu miteinander multipliziert ergeben die neue Kennzahl „Risikopotenzial nach Maßnahmen“ (Spalte 9). Ziehen Sie deren Wert vom „Risikopotenzial vor Maßnahmen“ ab, erhalten Sie in der Differenz eine Maßzahl für die Wirksamkeit der von Ihnen vorgesehenen Maßnahme. Die Zahl zeigt Ihnen also die Effektivität der Maßnahme.

Tragen Sie jetzt noch in die Spalte 10 die Kosten der Maßnahme ein. Wenn Sie diese nicht kennen, können Sie auch die voraussichtlichen Arbeitsstunden nehmen. Beschreiben Sie die Wirkung der Maßnahme. Eventuell setzen Sie die Wirkung (Wert der Spalte 9 „Änderung“) noch in Relation zu den Kosten oder Aufwendungen die dafür benötigt werden – schon gewinnen Sie eine Kennziffer zur Effizienz. Spalte 11 schließlich dient zur Festschreibung der Termine und der Verantwortlichen für die Maßnahmen.

Das SMEA-Verfahren bietet 2 Vorteile: Einmal geht es über die Formulierung von Maßnahmen hinaus, indem es die Bewertung der erwarteten Wirkungen zulässt. Es zeigt also die Effektivität und hilft so, wesentliche von weniger effektiven Maßnahmen zu trennen. Zweitens kann so die Wirkung der Maßnahmen und der mit den Maßnahmen verbundene Aufwand ins Verhältnis gesetzt werden. Damit wird Ihnen gezeigt, wo Sie Ihre knappen Ressourcen Zeit und Geld besonders effizient einsetzen.

 

Für Herrn Schneider stellt sich die Situation im Projekt nach Diskussion und Bewertung im Team wie folgt dar:

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Er entschließt sich daraufhin, zunächst einen Brief an den Kunden zu schreiben. Darin beschreibt er die inhaltlichen Anforderungen an die vom Kunden beizustellenden Angaben und Daten. Außerdem ergänzt er den Terminplan um die erwarteten Zeitpunkte für die Zulieferungen und stellt diesen ebenfalls dem Kunden zur Verfügung. Damit kommt Hans Schneider beiden Zielen näher: Er entgeht der Vertragsstrafe bei Terminverzögerungen und stellt außerdem klar, dass eine Verzögerung auch „moralisch“ von ihm nicht zu vertreten wäre. Bei den übrigen Risiken nimmt er von Maßnahmen noch Abstand, er formuliert aber Warn- und Eskalationsstufen, um ggf. reagieren zu können (z. B.: Die zusätzliche Belastung des Projektleiters darf nur nach einer Woche zeitlichen Vorlaufs einsetzen).

Risikovorsorge und der Kampf gegen Risiken sind nicht immer mit hohem Aufwand an Zeit und Kosten verbunden. Sehr häufig helfen bereits einfache und schnell zu erledigende Dinge: ein Brief oder eine Aktennotiz zum Festhalten des eigenen Standpunkts, die regelmäßige Sicherung der Daten oder das systematische Herangehen an ein Problem. Vielmehr ist die eigene Hemmschwelle zu überwinden. Diese kann hinderlich sein, um zu tun, was längst als richtig und eigentlich selbstverständlich erkannt wurde. Geben Sie sich deshalb eigene Regeln und scheuen Sie sich nicht, Dritte in eine Art Risikocontrolling einzubeziehen – auch wenn es aus Zeit- oder anderen Gründen schwer fallen sollte.

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