Projektplanung: Zuständigkeiten klären und zuordnen mit der RACI-Methode

Projektplanung: Zuständigkeiten klären und zuordnen mit der RACI-Methode

Sie haben den Projektstrukturplan erarbeitet und die einzelnen Arbeitspakete sind mit ihren Aktivitäten definiert? Dann klären Sie nun die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten für jedes Arbeitspaket. Für die Verteilung der Verantwortungen und Zuständigkeiten für die Arbeitspakete leistet die folgende RACI-Methode Ihnen nützliche Dienste.

So funktioniert die RACI-Methode

RACI unterscheidet die 4 Rollen: responsible, accountable, consulted, informed. Die Rollen bedeuten im Einzelnen:

*Responsible:* Verantwortlich für die termin- und fachgerechte Fertigstellung eines Arbeitspakets. Dies ist typischerweise der Arbeitspaket-Verantwortliche. Er ist auch für die Verteilung von Informationen, die sein Arbeitspaket betreffen, verantwortlich.

*Accountable:* Diese Rolle trägt die rechtliche Verantwortung für ein Arbeitspaket. Oft ist dies eine Person, die ein Arbeitspaket intern abnimmt oder etwaige Zusatzkosten genehmigen muss.

*Consulted:* Diese Stelle (Person oder Abteilung) soll bei einem Arbeitspaket fachlich hinzugezogen oder befragt werden.

*Informed:* Personen in dieser Rolle erhalten Informationen über den Verlauf beziehungsweise das Ergebnis des Arbeitspakets. Sie werden aktiv von der Person informiert, die die Rolle „Responsible“ innehat.

Mit RACI erstellen Sie eine Matrix, aus der hervorgeht, wer für welches Arbeitspaket zuständig ist und wer über welche Ereignisse (zum Beispiel Beginn, Abschluss oder Verzögerung eines Arbeitspakets) informiert wird. Mit der RACI-Matrix geben Sie jedem Projektbeteiligten die Möglichkeit, sich auf seine Rolle im Projekt einzustellen. Es ist von Anfang an ersichtlich, welche Personen und welche Abteilungen zu welchen Arbeitspaketen einen Beitrag leisten sollen. So geben Sie den Mitarbeitern die Chance, rechtzeitig die nötigen Ressourcen bereitzustellen oder Know-how zu beschaffen. Diese Verantwortlichkeiten für Arbeiten, Abnahmen und Informationsflüsse können Sie mit den Teammitgliedern, Ihrem Auftraggeber und Ihren Vorgesetzten sehr schnell festlegen.

Legen Sie jetzt auch fest, wer zu welchem Zeitpunkt über den Status der Arbeitspakete zu informieren ist und wer zu einem Arbeitspaket fachlich gehört werden soll. Im Sinne einer kooperativen Führung machen Sie das nicht allein, sondern gemeinsam mit Ihrem Team und mit dem jeweiligen Mitarbeiter.

So erstellen Sie eine RACI-Matrix für die Arbeitspakete

# Klären Sie in Ihrem Team die genaue Bedeutung der RACI-Begriffe und die Verpflichtungen, die mit jeder Rolle einhergehen.
# Erstellen Sie eine Tabelle mit den Arbeitspaketen in den Zeilen und den Projektbeteiligten in den Spalten.
# Identifizieren Sie pro Arbeitspaket einen Verantwortlichen, dem Sie den Accountable-Status (A) zuweisen.
# Ergänzen Sie die weiteren Verantwortlichkeiten für jedes Arbeitspaket. Sie können einem Projektbeteiligten ohne weiteres mehrere Verantwortlichkeiten (R, C, I) für dasselbe Arbeitspaket vergeben, falls dies aus sachlichen Gründen notwendig und sinnvoll sein sollte.

*RACI-Matrix mit Arbeitspaketen und Verantwortlichkeiten*

  Projektleiter Fr. Müller Hr. Meier Kunde
AP 1.1 I A, R   I
AP 1.2 I   A, R I
AP 2.1 R, A     I
AP 2.2 I     R, A
AP 3.1 I A R I
AP 3.2 R, A I I I

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