Projektplanung: Mit dem Projektstrukturplan (PSP) zu den Arbeitspaketen (AP)

Projektplanung: Mit dem Projektstrukturplan (PSP) zu den Arbeitspaketen (AP)

Nachdem Sie geklärt haben, was genau Ihr Auftrag ist, geht es jetzt darum zu ermitteln, was Sie und Ihr Team im Einzelnen erledigen müssen, um diesen Auftrag zu erfüllen. Beginnen Sie die Planung mit der Erstellung des Projektstrukturplans. Mit dem Projektstrukturplan ermitteln Sie, welche Arbeitspakete von Ihrem Team bearbeitet werden müssen, um das gewünschte Projektergebnis zu erreichen. Die Arbeitspakte sind die Grundlage für die weiteren Planungsschritte und für die Projektsteuerung. Sie können den Projektstrukturplan als einfache Aufzählung, als Baumstruktur oder als Tabelle anfertigen. Was für Sie zählt, sind Vollständigkeit und logische Klarheit.

*Der Projektstrukturplan als Baumstruktur*

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So erstellen Sie einen Projektstrukturplan

Herr Döhring setzt sich an seinen Schreibtisch und beginnt mit der Erstellung des Projektstrukturplans. Zwar hat er schon an verschiedenen Absauganlagen mitgearbeitet, aber immer nur an der Steuerungselektrik und -elektronik. Die für diesen Teil benötigen Arbeitspakete hat er schnell beisammen. Bei den mechanischen Komponenten allerdings tut er sich schwer. Soll er Filtereinheit und Abluftstutzen zu einem Arbeitspaket oder zu 2 Paketen machen? Welche Testläufe sind bei welchen Komponenten zu durchzuführen? Die erste Version des Projektstrukturplans stellt er seinem Team vor, mit mittelmäßigem Ergebnis: Die Mitarbeiter monieren unsaubere Arbeitspaket-Definitionen und vergessene Arbeitsschritte.

So gehen Sie vor, um einen Projektstrukturplan zu erstellen:

# Erläutern Sie Ihren Mitarbeitern Sinn und Zweck des Projektstrukturplans.
# Definieren Sie für die erste Ebene die Baugruppen oder -teile, aus denen Ihr System besteht.
# Gliedern Sie diese Baugruppen weiter in ihre Komponenten auf.
# Finden Sie heraus, welche Aufgaben Ihr Team erledigen muss, um diese Komponenten zu erstellen: Entwürfe anfertigen, Zulieferer recherchieren und so weiter. Mit diesen Tätigkeiten haben Sie die Arbeitspakete definiert.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein, indem Sie einen Workshop zur Erstellung des Projektstrukturplans durchführen. Die zentrale Fragestellung lautet: Was muss alles erledigt werden, um das Projektziel zu erreichen? Sammeln Sie die Antworten und Hinweise aus dem Team an einer Metaplanwand. Das hat den Vorteil, dass Sie die Arbeitspakete im Laufe des Workshops leicht anders gruppieren können. Den erarbeiteten Projektstrukturplan sollten Sie schriftlich fixieren. Wenn Sie nur 2 oder 3 Ebenen haben, können Sie den Projektstrukturplan bequem in einer Tabelle darstellen. Gängige Computerprogramme zur Text- oder Tabellenkalkulation genügen.

*Der Projektstrukturplan als Tabelle*

AP Nr. Ebene 1 Ebene 2 (= AP)
1.1. Steuerung Entwurf
1.2.   Prototyp
2.1. Gebläse Recherche
2.2.   Integration
3.1. Abluftführung Vermaßung
3.2.   Materialauswahl

Im obigen Beispiel sind 2 Ebenen dargestellt. Wenn Sie bis auf 3 Ebenen aufgliedern, liegen die Arbeitspakete dann auf der 3. Ebene).

Geben Sie den Arbeitspaketen einfache und eindeutige Namen. Nummerieren Sie die Arbeitspakete entsprechend ihrer Gliederungsebene (zum Beispiel „AP 2.1.: Recherche Zulieferer Gebläsemotor“).

So beschreiben Sie die Arbeitspakete

Nachdem Sie die Arbeitspakete mit Ihrem Team identifiziert haben, nehmen Sie für jedes Arbeitspaktet gemeinsam mit dem Arbeitspaket-Verantwortlichen die weiteren Details auf. Als Projektleiter kümmern Sie sich nur im Fall von Problemen um die Erledigung der für das Arbeitspaket notwendigen Arbeitsschritte. Sonst interessiert Sie lediglich das Ergebnis. Es ist Aufgabe des Arbeitspaket-Verantwortlichen, die einzelnen Arbeitsschritte in seinem Arbeitspaket zu finden und durchzuführen. Sie stehen dem Arbeitspaket-Verantwortlichen natürlich als Ansprechpartner zu Verfügung. Doch hüten Sie sich davor, ihm vorzuschreiben, wie er die ihm zugedachte Aufgabe ausführen soll. Legen Sie für jedes Arbeitspaket eine Datei mit einem Textverarbeitungsprogramm an und benennen Sie diese Datei mit der Arbeitspaket-Nummer, dem Namen des Arbeitspakets und gegebenenfalls mit dem Projektnamen. So sind spätere Verwechslungen ausgeschlossen. Verwenden Sie sinnvolle Abkürzungen.

Tragen Sie jetzt in jede Arbeitspaket-Datei die folgenden Daten – soweit sie jetzt schon bekannt sind – in eine Tabelle ein:

1. Name des Arbeitspakets
2. Arbeitspaket-Nummer
3. Verantwortlich

Der verantwortliche Mitarbeiter. Achten Sie darauf, dass hier nur eine Person genannt ist; die Nennung von Abteilungen ist nicht erlaubt.

4. Ergebnis

Das für dieses Arbeitspaket angestrebte Ergebnis. Achten Sie darauf, dass die Regeln für die Projektzielformulierung eingehalten werden.

5. Aufgabe/Einschränkungen

Hier tragen Sie die Arbeitsanweisungen und Randbedingungen ein, die für die Bearbeitung des Arbeitspakets relevant sind, zum Beispiel einzusetzende Materialien, Toleranzen

6. Beginn

Hier tragen Sie das mit der Gesamtplanung abgestimmte Datum ein.

7. Dauer

Die vom Arbeitspaket-Verantwortlichen geschätzte Laufzeit in Kalendertagen vom Beginn bis zur Fertigstellung des Arbeitspakets. Wochenenden und Feiertage sind zu berücksichtigen.

8. Ende

Errechnet sich aus der Dauer, ab dem Beginn-Datum gerechnet.

9. Zeitaufwand

Wie viele Tage werden in dem unter 7. eingetragenen Zeitraum tatsächlich an dem Arbeitspaket gearbeitet? Auch dies ist eine Schätzung des Arbeitspaket-Verantwortlichen.

10. Kosten

Die Kosten für die Erstellung des Ergebnisses. Die internen Kosten errechnen sich aus dem Stunden- beziehungsweise Tagessatz der Mitarbeiter. Externe Kosten basieren auf eingeholten Angeboten für Material, Komponenten oder Dienstleistungen von Zulieferern.

11. Status

Nutzen Sie nur die 3 eindeutigen Status-Angaben: nicht begonnen, begonnen, fertig.

12. Vorgänger

Name und Nummer des Arbeitspakets (oder der Arbeitspakete), das abgeschlossen sein muss, bevor das aktuelle angefangen werden kann

Aktualisieren Sie die Arbeitspaket-Beschreibung mit den neuesten Informationen. Achten Sie dabei darauf, dass die alten Stände nachvollziehbar bleiben, etwa indem Sie die alte Version unter einem anderen Dateinamen speichern.

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