Projektplanung: Die Termin- und Kostenplanung

Projektplanung: Die Termin- und Kostenplanung

Nachdem Die Projektziele geklärt, ein Projektstrukturplan entwickelt und die Zuständigen geklärt sind, gilt es die Dauer für jedes Arbeitspaket zu schätzen und so die voraussichtliche minimale Projektlaufzeit zu schätzen. Damit verbunden ist auch die Kostenplanung des Projekts.

Meistens genügt es, gegenüber dem Kunden und der Geschäftsführung für ein Projekt das erwartete Lieferdatum oder den Fertigstellungstermin anzugeben. Ihre Vorgesetzten interessieren sich nur im Ausnahmefall für das Start- oder Enddatum eines bestimmten Arbeitspakets. Setzen Sie sich nicht selber unnötig unter Druck, indem Sie zu Beginn des Projekts ehrgeizige Daten für einzelne Arbeitspakete vorgeben.

Schritt 1: Ermitteln Sie die Aufwände für jedes Arbeitspaket

Nehmen Sie sich mit dem Arbeitspaket-Verantwortlichen das Arbeitspaket vor. Am besten verwenden Sie dazu die Arbeitspaket-Beschreibung, die Sie als Textdokument angelegt haben. Bitten Sie ihn, eine Schätzung abzugeben, wie viele Kalendertage es dauern wird, das beschriebene Ergebnis zu erreichen, und wie viel Zeitaufwand (in Stunden) in diesem Zeitraum für dieses Arbeitspaket anfallen wird.

Herr Meier schätzt, dass die Recherche der Zulieferer vom 1.9. bis 15.10. dauern wird. Den Personenaufwand schätzt er insgesamt auf 12 Personen-Tage (PT): für sich selbst auf 8 PT, für seine Sekretärin auf 4 PT.
Die Schätzung ist traditionell die unbeliebteste Tätigkeit im Projektteam. Lassen Sie sich nicht von ausweichenden Antworten entmutigen. Bitten Sie die Mitarbeiter, die sich nicht festlegen wollen, einen Mindest- und Höchstwert sowohl für die Dauer als auch für den Aufwand anzugeben. Daraus ermitteln Sie dann den Durchschnitt. Auf diese Weise zwingen Sie den Arbeitspaket-Verantwortlichen nicht, eine tagesgenaue Schätzung abzugeben. Trotzdem bekommen Sie eine für die weitere Projektplanung brauchbare Aussage.

Tragen Sie diese Durchschnittswerte in Ihre Arbeitspaket-Beschreibungen ein.


Schritt 2: Bringen Sie die Arbeitspakete in die richtige Reihenfolge

Als Nächstes bringen Sie die Arbeitspakete in eine logisch sinnvolle Reihenfolge. Drucken Sie hierzu die Arbeitspaket-Beschreibungen einzeln aus und bringen Sie sie an einer Pinnwand oder auf dem Konferenztisch in die richtige Reihenfolge:

# Markieren Sie einen Zeitstrahl, am besten von links nach rechts. Vermerken Sie Projektbeginn und geplantes Ende.
# Ordnen Sie die Arbeitspakete von links nach rechts gemäß ihrer logischen Reihenfolge an.
# Arbeitspakete, die gleichzeitig ablaufen können, ordnen Sie untereinander in einer Spalte an.
# Arbeitspakete, die das Ergebnis eines vorhergehenden Arbeitspakets benötigen, stehen rechts von diesem.

Als Ergebnis dieses Arbeitsschritts erhalten Sie ein grobes Projektablaufschema in Tabellenform. Die Arbeitspakete in einer Spalte können gleichzeitig ablaufen. Vermerken Sie abschließend für jedes Arbeitspaket die Vorgänger im entsprechenden Feld in der Arbeitspaket-Beschreibung.


Schritt 3: Ermitteln Sie die minimale Projektdauer

Die zu erwartende Projektdauer ist die Summe der Dauer (nicht der Zeitaufwände!) der am längsten laufenden Arbeitspakete in jeder Spalte. Das Ergebnis ist die erwartete minimale Projektlaufzeit ab Starttermin in Tagen. Das so errechnete Datum ist das Projektenddatum beziehungsweise der voraussichtliche Liefertermin.

!sites/default/files/uploads/img/Arbeitspakete-Uebersicht.jpg(Arbeitspakete-Uebersicht.jpg)!

Im obigen Beispiel ermittelt sich die voraussichtliche Projektlaufzeit wie folgt:): 5 + 15 + 20 + 5 Tage = 45 Tage ab Starttermin (nur die schraffierten Arbeitspakete gehen in die Berechnung ein). Diskutieren Sie das ermittelte Projektenddatum mit Ihrem Team, um noch Urlaube oder Zeitreserven für eventuelle krankheitsbedingte Ausfälle und so weiter zu berücksichtigen.

Schritt 4: Ermitteln Sie die Kosten für Ihre Arbeitspakete

Die Kosten für jedes Arbeitspaket setzen sich aus internen und externen Kosten zusammen. Die internen Kosten errechnen Sie als Produkt der geschätzten Aufwände (in Personentagen) und dem durchschnittlichen internen Verrechnungssatz (Euro/Personentag) für die Mitarbeiter. Die externen Kosten fallen für projektbezogene Warenlieferungen oder Dienstleistungen an.

Denken Sie schon bei der Planung an das spätere Controlling: Bei weniger komplexen Projekten genügt es, wenn Sie die termingerechte Fertigstellung der Arbeitspakete überwachen. Da eine detaillierte Überwachung der Kosten sehr aufwändig ist, sollten Sie die Kostenkontrolle auf einen Detailgrad beschränken, der für Sie tatsächlich nützlich ist. Verlieren Sie Ihr primäres Ziel nicht aus den Augen: das gewünschte Ergebnis zum vereinbarten Liefertermin bereitzustellen. Stimmen Sie den erarbeiteten Terminplan und gegebenenfalls den Kostenplan mit Ihren Vorgesetzten und dem Kunden ab.

Die Arbeitspaket-Übersicht: Damit bereiten Sie das Controlling vor

Nun überführen Sie alle ermittelten Werte für jedes Arbeitspaket in eine Tabelle:

AP-
Nummer
Vor-
gänger
Verant-
wortlicher
Zeit-
aufwand
Dauer (Kosten) Status
1.1            
1.2            
2.1            

Damit ist die Projektplanung abgeschlossen. Diese Arbeitspakete-Übersicht nutzen Sie für das Controlling und die Steuerung der Arbeitspakete während der Projektumsetzung.

* **Selbstverständlich können Sie den Spezial-Report auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 Produktionsportal. Impressum | Datenschutz