Projektmanagement-Systemsoftware für die 4 Projekt-Phasen

Projektmanagement-Systemsoftware für die 4 Projekt-Phasen

Als Ingenieur arbeiten Sie in einem breiten Spektrum technischer Umsetzungen. Obwohl Ihre Projekte sehr unterschiedlich sind, haben sie unabhängig von der Komplexität, der Länge und dem technischen Anspruch 4 typische Phasen. Eine gute Software sollte für diese Phasen Lösungen für Ihre typischen Projektmanagementaufgaben beinhalten:

1. Startphase

Sie sammeln und bewerten mögliche Projektideen und analysieren die Machbarkeit, die Profitabilität und die strategische Bedeutung der einzelnen Vorschläge, um eine endgültige Entscheidung zu fällen: Steht der Einsatz in einem angemessenen Verhältnis zum finanziellen und strategischen Gewinn? Die Phase endet mit einer offiziellen Entscheidung („go“ / „no go“) der Geschäftsleitung für oder gegen das Projekt.

Softwarefunktionen in der Startphase

Die Werkzeuge zur Erfüllung einer bestimmten Funktion sind auf 3 verschiedenen Niveaus aufgeführt:

I: Basislösung

Management von Standard-Projekten

II: Erweiterte Lösung

Für die parallele Bearbeitung verschiedener Projekte

III: Komplexe Lösung

Für internationale Großunternehmen

Übersicht: Softwarefunktionen in der Startphase

Funktion

Werkzeuge einer PM-Software

 

I: Basislösung
 

 

II: Erweiterte Lösung
 

 

III: Komplexe Lösung 

Kreativitätstechniken: Ideensammlung, Brainstorming, Moderation

I: Sammelstelle von Projektvorschlägen; Diskussionsforum, Chat Room; Werkzeuge zur Visualisierung (z. B. Mindmaps)

II: Automatische Verbindung mit der Projektdatenbank, so dass ein Vorschlag automatisch als Projektidee angelegt wird

III: Instrumente, um Teams an getrennten Orten zur selben Zeit ein Brainstorming zu ermöglichen, Unterstützungswerkzeuge für den Moderator

Klassifizierung von Projekten: Gruppieren und Filtern

I: Klassifizierung durch einige vorgegebene Felder

 

II: Unbegrenzte Anzahl hierarchisch strukturierter Klassifizierungsfelder

 

III: Alle Klassifizierungsfelder können direkt in allen Berichtsformularen durch Filter angesteuert werden

Abschätzung des Aufwands: Bedingung für die Berechnung der Profitabilität

I: Ressourcen-Bedarf kann in Formulare eingetragen
werden. Bei jedem Projektstart kann ein entsprechender Formulartyp gewählt werden. Ressourcen werden aus

Kenndaten, wie Anzahl der Arbeitsschritte, automatisch errechnet

 

II: Komplexe Abschätzungsmethoden zur Aufwandberechnung

 

III: Zugriff auf eine Projektdatenbank, aus der Aufwandszahlen und Berechnungen übernommen werden können. Highend-Systeme integrieren dabei auch öffentliche Datenbanken von anderen Organisationen

Spezifizierung der benötigten Ressourcen: Was genau wird in welchem Umfang benötigt?

I: Liste, um die benötigten Kapazitäten und Fertigkeiten einzutragen

 

II: Hierarchische Strukturen für die Eingabe von benötigten Fertigkeiten und Fähigkeiten

 

III: Kombinationen von Fertigkeiten und Fähigkeiten, verbunden mit speziellen Charakteristiken wie Standort

Projektstatus

I: Zuordnung einer von mehreren vorgegebenen oder frei konfigurierbaren Phasen (z. B. Vorbereitung, Planung, Kontrolle und Abschluss)

 

II: Nachverfolgung des Projektstatus möglich, wenn sich der Status im Laufe der Zeit ändert

 

III: Offizielle Abnahme der einzelnen Phasen kann dokumentiert werden. Der gesamte Ablaufplan (Workflow) wird modelliert

Risikoabschätzung: grobe Abschätzung, keine detaillierte Maßnahmenplanung

I: Text-Dokumentation von möglichen Risiken oder Möglichkeit, eine Risiko-Checkliste zu konfigurieren

 

II: Bewertung der Risiken durch einen vordefinierten Risiko-Index

 

III: Frei konfigurierbarer Risiko-Index; das System unterstützt die mehrfache Bewertung verschiedener Entscheidungsträger

Analyse der Profitabilität:
Lohnt sich die Durchführung des Projektes aus finanzieller Sicht?

I: Vordefinierte Felder für Profit-Abschätzungen in Verbindung mit den Formularen des Berichtswesens

 

II: Vordefinierte Ausgaben- und Einnahmen-Kategorien für verschiedene Finanzperioden

 

III: Individuelle Ausgaben- und Einnahmen-Kategorien, Schlüssel-Indikatoren, Zwischenbilanzen und Berechnungsschemata können konfiguriert werden

Budgetplanung:
Wie und von wem wird das Projekt finanziert?

I: Eingabefeld für das gesamte Budget des Projekts (eventuell zeitabhängig), Vergleich mit den geplanten Kosten

 

II: Das Budget verteilt sich auf mehrere Finanzquellen

 

III: Budgetierung einzelner Arbeitspakete ist möglich, die Budget-Historie kann in speziellen Dokumenten abgespeichert werden

Erstellung eines Projektangebots:
Berücksichtigung von internen Kosten und Profitmargen

I: Preisberechnung über 2 Felder: interne Kosten und Vertriebsmarge, Berechnung des Vertriebsvolumens

 

II: Kundendefinierte Kostenkategorien, Berechnungsschemen, Zwischensummen

 

III: Automatische Erstellung von Angeboten, Angebotsnummern mit integriertem Ausdruck der Angebote

2. Planungsphase

Die grobe Projektidee wird in einem Projektplan verfeinert. Außerdem stellen Sie die erforderlichen Mittel für das Projekt bereit. Dazu gehören Finanzen, Mitarbeiter, Maschinenbelegung und andere Mittel. Darüber hinaus muss ein Zeitplan festgelegt werden. Externe Zulieferer müssen in dieser Phase kontaktiert und eingebunden werden.

Übersicht: Softwarefunktionen in der Planungsphase

Funktion

Werkzeuge

 

I: Basislösung

 

II: Erweiterte Lösung

 

III: Komplexe Lösung

Planung der Arbeitspakete (AP)

I: 2 oder 3 Ebenen der Arbeitseinheiten: Projekt, Liste der AP und Teilaktivitäten

 

II: Bis zu 9 verschiedene Ebenen. In der Praxis reichen meist wenige Ebenen aus

 

III: Unbegrenzt viele Ebenen möglich, Erstellung von verschiedenen AP aus der Sicht unterschiedlicher Projektbeteiligter

Ergebnisplaung/
Produktplanung

I: Liste von Anforderungen an das Ergebnis, beschrieben durch einfache Produkt-Charakteristiken, eventuell hierarchische Struktur mit Teilprodukten und Modulen. Zuordnung zu den entsprechenden AP

 

II: Verknüpfung mit entsprechenden Dokumenten wie Test-Protokollen oder Konstruktionszeichnungen mit dem notwendigen Dokumentenmanagement. Jedem Ergebnis sind Verantwortliche im Team zugeordnet

 

III: Management von Anforderungsänderungen, jede Änderung bezieht sich auf ein Ergebniselement. Nach Ausführung der Änderung wird eine neue Version der Ergebnisplanung angezeigt

Netz-Planung: Vorstufe der Zeitplanung

I: Zuordnung einer Dauer zu den AP und Aktivitäten und Verbindung zum folgenden und zum vorherigen AP

 

II: Verarbeitung von Bedingungen (z. B. so früh wie möglich) und Zeitverzögerungen

 

III: Zuordnung von Kalendern, damit das System Arbeitstage automatisch in Kalenderperioden umrechnet

Zeitplanung

I: Berechnung der frühestmöglichen Zeitpunkte der Aktivitäten auf der Grundlage der eingegebenen Zeitdauern, einfache Algorithmen zur Zeitberechnung

 

II: Ressourcenabhängige Berechnung der Zeitpläne: verlängert beispielsweise die Bearbeitungszeit, um Unterkapazitäten abzubauen

 

III: Optimiert die Bearbeitungszeit, um die Überlastung der Ressourcen zu minimieren, teilweise durch komplexe Algorithmen

Ressourcenverteilung: Anpassung an die automatische Zeitplanung

I: (Vordefinierte) Säulendiagramme für die Brutto- und Netto-Auslastung von Kapazitäten

 

II: Spezielle Planungsansichten können vom Nutzer erstellt werden (z. B. Auslastung einer bestimmten Maschine)

 

III: Unternehmensweite Einplanung der Mitabeiterfähigkeiten und der notwendigen Organisationseinheiten. Darstellung als Daten-Kubus mit den Dimensionen Zeit, Ressource und AP.

Risiko-Planung: Erstellung eines Notfallplans, um die Auswirkungen der identifizierten Risiken zu vermeiden

I: Text-Beschreibung der Projektrisiken, verbunden mit einer Wahrscheinlichkeit des Eintreffens und einer Abschätzung der Auswirkungen

 

II: Berechnung von Risiko-Indikatoren, wie beispielsweise der erwartete finanzielle Verlust

 

III: Möglichkeit der Risikosteuerung, indem jedem Risiko konkrete Schritte zugeordnet werden

Kosten-Planung: Vergleich der berechneten Kosten und Nutzen mit dem zugeteilten Budget

I: In der Regel reichen sehr einfache Kosten-Planungen, da der Schwerpunkt auf der Mitarbeiterplanung liegt. Aufteilung in Kosten für die Ressourcen und Fixkosten

 

II: Verschiedene Kostenkategorien können mit jedem einzelnen AP verknüpft werden, um eine differenzierte Kostenüberwachung zu ermöglichen.

 

III: Hierarchisches System von Kostenkonten, vergleichbar mit einem Betriebskostensystem; Möglichkeit, um interne Kosten einzelnen Profit-Zentren zuzuordnen.

3. Umsetzung und Controlling

Nun muss der Projektplan in die Tat umgesetzt werden. Bei guter Planung können die einzelnen Schritte nach und nach abgearbeitet werden. Allerdings müssen Projektleiter und weitere Beteiligte jederzeit dokumentieren und kontrollieren, in welchem Stand sich die Umsetzung befindet. Kaum ein Projekt wird so umgesetzt wie geplant: Veränderte Kundenwünsche, Ressourcenausfälle oder veränderte Budgets stellen viele Planungen auf den Kopf. Die Software bietet Ihnen Instrumente, um diese Änderungen leichter zu erkennen und geeignet darauf zu reagieren.

Übersicht: Softwarefunktionen für die Umsetzung und das Controlling

Funktion

Werkzeuge einer PM-Software

 

I: Basislösung
 

 

II: Erweiterte Lösung
 

 

III: Komplexe Lösung 

Änderungsan-forderungen: Aufnahme der Änderungen, Berechnung der Auswirkungen und Einleitung der nötigen Maßnahmen

I: Spezielle Daten können in dafür vorgesehene Formulare eingegeben werden. Sie bekommen einen Status (vorgeschlagen, angenommen, eingearbeitet oder abgeschlossen)

 

II: Der notwendige Aufwand für die Änderung können erfasst und berechnet werden

 

III: Etablierung von Standardprozessen bei bestimmten Änderungswünschen, automatische Benachrichtigung an die beteiligten Personen, offizielle Bestätigungen der Änderung, automatische Erstellung von neuen Workfklows

Kosten-Management
(kann auch nur durch eine Schnittstelle zu bestehenden Software-lösungen angepasst werden)

I: Kosten werden als Ausgaben aufgenommen. Dies reicht oft nicht aus. Daher können Kosten in spezielle Formulare eingegeben werden, oft gekoppelt an die Zeiterfassung.

 

II: System unterstützt Pauschalen wie Kilometergeld oder Verpflegungspauschalen

 

III: Automatische Benachrichtigung an den Leiter der Organisationseinheit, Zustimmungsprozeduren, die Kostenüberwachung im gesamten Arbeitsprozess ist frei konfigurierbar

Zeiterfassung: Einzige Funktion, auf die alle Projektteilnehmer zugreifen, daher oft webbasiert

I: Erfassung von nicht personenbezogenen Arbeitszeiten; Benutzer müssen das Arbeitpaket von Hand auswählen oder bekommen einen persönlichen Zeiterfassungsbogen

 

II: Eingabe von Kommentaren (über Verspätungen), Voraussagen und Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit

 

III: Verbunden mit einem Genehmigungsverfahren: Abteilungsleiter können die Zeiten überprüfen und freigeben. Unternehmensinterne Arbeitsprozesse können dabei frei konfiguriert werden

Kosten-Kontrolle:
Automatische Berechnung auf der Basis der Zeiterfassung

I: Erfassung als Fixkosten für jedes Arbeitspaket, zusätzliche Kosten-Kategorien für ressourcenabhängige Kosten

 

II: Erfassung als Kostenpunkte oder als finanzielle Transaktionen

 

III: Management von verschiedenen Währungen, Buchungsschlüssel, Kostenkategorien wie Mehrwertsteuer und Kosten-Zentren werden integriert

Besprechungs-unterstützung: Werkzeuge zur Planung und Durchführung effizienter Sitzungen

I: Planung eines Termins, Funktionen wie in einem Terminkalender, Hilfe bei der Erstellung der Tagesordnung durch Auflistung der offenen Fragen mit angehängten Dokumenten
 

 

II: Koordination der Einladung über E-Mail
 

 

III: Möglichkeiten der Synchronisation mit persönlichem Terminkalender (PDA oder PIM)

4. Projektabschluss

Die Projektergebnisse liegen jetzt fertig vor und werden an den Auftraggeber übergeben. Darüber hinaus sollten das Projektteam, die Geschäftsleitung und der Kunde Gelegenheit haben, sich kritisch zu folgenden Fragen zu äußern: Welche Ziele wurden mit welchem Aufwand erreicht? Was kann aus den Erfahrungen für die Zukunft gelernt werden?

Übersicht: Softwarefunktionen für den Projektabschluss

Funktion

Werkzeuge einer PM-Software

 

I: Basislösung
 

 

II: Erweiterte Lösung
 

 

III: Komplexe Lösung

Rechnungslegung (Festpreise oder aufwandsabhängige Preise)

I: Bildet Summe aller Ressourcen-Kosten und weiterer Kosten, unterscheidet zwischen internen und externen

Kosten, erstellt und speichert Rechnungen

 

II: Rechnungslegung nach Meilensteinen und Teilabschnitten möglich, System speichert Information darüber, was bereits abgerechnet wurde

 

III: Komplette Rechnungslegung wie in einem Enterprise Resource Management System (EPR), flexible Rechnungsmodule, verschiedene Mehrwertsteuersätze möglich

Dokumenten-management (betrifft auch die vorherigen Phasen)

I: Dokumente sind verknüpft mit dem Projekt und dem entsprechenden Arbeitpaket, Verwaltung von verschiedenen Versionen, Klassifizierung von Dokumenten und textliche Beschreibung

 

II: Check-in-/Check-out-Funktion, um sicherzustellen, dass immer nur ein Nutzer an der aktuellen Version arbeitet

 

III: Dokumente können nicht nur mit Arbeitspaketen, sondern auch mit anderen Elementen wie Änderungsanforderungen verknüpft werden. Genehmigungsverfahren zur Freigabe von Dokumenten können definiert werden

Lieferanten-Management: Externe Ressourcen auswählen, bewerten und Lieferbedingungen prüfen

I: Externe Partner werden als Organisationseinheit abgebildet, markiert als externe Ressource, interne Teammitglieder können eventuell die Leistung der Externen bewerten

 

II: Zulieferleistungen können einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet werden

 

III: Verträge können eingebunden werden, der Verantwortliche kann so jederzeit überblicken, welche Leistungen noch ausstehen

Projektarchivierung

I: Die Dateien bleiben im System erhalten. Ein Symbol zeigt an, dass das Projekt beendet ist, oder beendete Projekte werden nicht mehr in der aktuellen Projekt- Liste aufgeführt

 

II: Spezielle Nutzer können das Recht haben, abgeschlossene Projekte zu öffnen

 

III: Unterstützung der physischen Archivierung, d. h. der Übertragung der Daten auf einen anderen Datenträger

Kompetenz-Datenbank: Wer kann was?

I: Angaben von speziellen Fähigkeiten und deren Niveau, eventuell verknüpft mit den Rollen und Aufgaben im Projekt

 

II: Suchfunktionen, um spezielle Fähigkeiten auf dem gewünschten Niveau zu finden

 

III: Fähigkeiten können durch Charakteristika wie Standorte und Positionen ergänzt werden

Suchfunktion

I: Lokale Suche in Projekten, Aktivitäten, Ressourcen und verknüpften Dokumenten

 

II: Globale Suche über die gesamte Datenbank

 

III: Volltextsuche möglich, intelligente Suchalgorithmen

Erfolgsfaktoren für die Einführung einer PM-Software

Als technisch geprägter Ingenieur sind Sie vielleicht versucht, die Einführung einer PM-Software als rein technischen Vorgang aufzufassen. Doch sobald mehr als ein Projektmanager das System benutzt, hängt der Erfolg der Einführung auch von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. In der Praxis hat sich die Beachtung der folgenden Aspekte als erfolgsentscheidend erwiesen:

* Sie haben sich im Unternehmen auf einen einheitlichen Projektmanagement-Prozess geeinigt, bevor Sie mit der Auswahl der Software beginnen.
* Sie können Ihre internen Prozesse und die sich daraus ergebenden Anforderungen an die Software klar in einem Lastenheft formulieren. Dabei illustrieren Sie abstrakte Regeln durch Praxisbeispiele.
* Sie binden die wichtigen Nutzer frühzeitig in die Planung ein und legen gemeinsam Prioritäten fest.
* Bleiben Sie realistisch: Ein aufgeblasener organisatorischer und technischer Prozess, der alle Ziele auf einmal erreichen will, wird scheitern. Entwickeln Sie eine Schritt-für-Schritt-Lösung zu Ihrem Ziel.
* Die Geschäftsführung treibt die Einführung aktiv voran und fordert die Nutzung von allen Beteiligten ein.

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