Projektdurchführung Achten Sie auf diese Punkte

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In der Durchführungsphase haben Sie dafür zu sorgen, dass das Projekt so weit wie möglich entsprechend der Planung umgesetzt wird. Abweichungen von der Planung sollten Sie möglichst früh erkennen und die Ist-Situation durch geeignete Maßnahmen wieder an die Planwerte annähern. Möglicherweise haben Sie die Verantwortung für einzelne Arbeitspakete übernommen und bearbeiten diese selbst. Doch als Projektleiter liegt Ihre Hauptaufgabe in der Überwachung und in der Projektsteuerung.

Projekte verlaufen selten nach Plan

Zu Projektbeginn sieht es meist gut aus: Sie haben die Planung nach bestem Wissen und Gewissen gemacht und sind nun überzeugt, dass Sie das Vorhaben „in time“ und zum festgelegten Budgetrahmen bewältigen können. Doch häufig kommt es anders. Projekte verlaufen selten nach Plan. Das allein ist noch kein Drama. Noch bleibt ja Zeit zum Gegensteu- ern. Zum Drama kann es allerdings dann werden, wenn Sie als Projekt- leiter von der Planabweichung nichts bemerken. Bei Projekten mit lang- jähriger Laufzeit wird der Abschlusstermin nicht unmittelbar gefährdet, wenn sich die Fertigstellung eines einzelnen Arbeitspakets verzögert. Der Endtermin gerät aber in Gefahr, wenn dies häufiger passiert oder wenn sich der Vorgang auf dem kritischen Pfad befindet und so nachfolgende Vorgänge nicht begonnen werden können.

Die 5 Schritte des Projektsteuerungszyklus

Je früher Sie Abweichungen bei den Terminen und bei den Kosten er- kennen, desto größer ist die Chance, das Projekt wieder „auf Kurs“ zu bringen. Vorgänge, die auf dem kritischen Pfad liegen oder ein beson- deres Maß an Neuigkeit und Risiko haben, sollten Sie besonders im Auge behalten.

Der Projektsteuerungszyklus umfasst 5 Schritte:

1. Erfassung des Ist-Standes

2. Soll-Ist-Vergleich, um die Abweichungen festzustellen

3. Analyse der Ursachen und Suche nach Lösungen

4. Einleitung von Korrekturmaßnahmen

5. Planänderung (eventuell)

1. Ist-Daten erfassen

Um ein Projekt in der Durchführung zu steuern, müssen Sie während des gesamten Verlaufs wissen, wo Sie mit Ihrem Projekt stehen.

Wie steht es um die Termine, welcher Teil der gesamten Projektaufgabe ist schon erledigt, welche Kosten wurden schon verursacht? Dazu müssen Sie zu bestimmten Stichtagen, die Sie am besten schon vorher festgelegt haben, die angefallenen Kosten und den erreichten Leistungsfortschritt ermitteln. Dabei sind Sie darauf angewiesen, dass Ihnen Ihre Mitarbeiter die Daten zeit- und realitätsnah mitteilen.

Wenn Sie wissen, wo Sie mit Ihrem Projekt stehen, haben Sie den Vorteil, dass Sie Ihren Mitarbeitern den Stand der Dinge transparent vor Augen führen können. Das wird in der Regel zu einem höheren Verantwortungs- bewusstsein führen und zu mehr Leistungsbereitschaft anspornen. Dazu ist es hilfreich, den Projektstatus mittels Tabellen oder Grafiken zu visu- alisieren. Damit haben Sie auch ein gutes Kommunikationsmittel für Projektmeetings.

Vernachlässigen Sie die Kontrolle nicht
Die systematische Erhebung der Ist-Daten macht Arbeit und erfordert Zeit. Projektleiter meinen oft, diese Zeit nicht zu haben. Deshalb verzichten sie entweder ganz auf eine Bestandserfassung oder machen sie erst dann, wenn das Projekt ganz eklatant aus dem Ruder gelaufen ist. Deshalb die Empfehlung: Erfassen Sie den Projektstatus während der Durch- führung in regelmäßigen Abständen.

2. Der Soll-Ist-Vergleich: Abweichungen feststellen

Die Ist-Daten sind als solche noch wenig aussagekräftig. Nur indem Sie sie durch einen Soll-Ist-Vergleich in Bezug zu den Planvorgaben setzen, erkennen Sie eventuelle Abweichungen. Die so ermittelten Abweichungen gilt es vor dem Hintergrund der Planungsvorgaben zu interpretieren. Wenn es sich dabei abzeichnet, dass das Projekt im Rahmen des geplan- ten Arbeits-, Kosten- und Zeitaufwands zum Abschluss kommen wird, steht es bestens um Ihr Projekt.

3. Ursachenanalyse

Wenn Sie festgestellt haben, dass sich während der Projektdurchführung Abweichungen von den Planvorgaben ergeben haben, müssen Sie die Ursachen dafür analysieren.

Entmutigen Sie technische Perfektionisten
Gerade hochqualifizierte Mitarbeiter tendieren dazu, ihre Arbeit immer weiter perfektionieren zu wollen. Dadurch entsteht das Risiko, dass die wirtschaftlichen Ziele aus den Augen verloren werden. Es wird eine technisch per- fekte Lösung angestrebt, die zu teuer wird und für den Auftragge- ber viel zu spät kommt. Betonen Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern die Wichtigkeit der Termineinhaltung.

4. Steuerungsmaßnahmen

Wenn sich im Projekt Kostenüberschreitungen und Terminverzögerungen abzeichnen, gilt es gegenzusteuern. Im Prinzip stehen Ihnen die folgen- den Maßnahmen zur Verfügung:

•Im Fall von Terminverzögerungen könnten Sie Mehrarbeit anordnen, etwa in Form von Überstunden für sich und Ihr Team. Sie können auch erwägen, die Mitarbeiterzahl zu erhöhen, um zukünftig Arbeitspakete schneller abzuarbeiten. Aber Vorsicht: Neue Mitarbeiter benötigen meist eine längere Einarbeitungszeit.

•Wenn die rechtzeitige Fertigstellung oberste Priorität hat, besteht manchmal die Möglichkeit, den Leistungsumfang zu reduzieren. Dies kann nur mit Zustimmung der Geschäftsleitung beziehungsweise des Kunden geschehen.

•Im Fall von Kostenüberschreitungen könnte im Prinzip ebenfalls der Leistungsumfang reduziert werden. Kostenüberschreitungen können manchmal dadurch aufgefangen werden, dass man das Projekt zeitlich streckt.

•Falls sowohl am Leistungsumfang als auch am Termin festgehalten werden soll, wird verstärkter Mitteleinsatz (mehr Personal oder Betriebs- mittel) notwendig. Daraus resultierende Kostensteigerungen müssen entweder selbst getragen werden. Oder der Kunde erklärt sich mit einer Budgeterhöhung einverstanden.

5. Wenn nichts mehr geht: Planänderung

Wenn Termin- oder Kostenüberschreitungen nicht mehr aufgefangen werden können, müssen Sie den Plan revidieren. Dies wird auch dann notwendig werden, wenn Sie während der Durchführung neue Erkennt- nisse gewinnen, die die ursprünglichen Planvorgaben hinfällig machen. Falls Sie erkennen, dass Terminverschiebungen unausweichlich werden, sollten Sie den Kunden bald darüber informieren. Möglicherweise lassen sich dann noch gemeinsam Alternativlösungen entwickeln. Eventuell lassen sich so Konventionalstrafen vermeiden oder zumindest mildern.

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