Projektdokumentation nach DIN 69901

Projektdokumentation nach DIN 69901

Die *Projektdokumentation* wird von Technikern häufig stiefmütterlich behandelt. Dabei hilft sie, Doppelarbeit und Reibungsverluste zu vermeiden. Unser Tipp: Je einfacher sie aufgebaut ist, desto eher wird sie von allen Beteiligten gepflegt und auch genutzt.

Alltag in vielen Projekten: Ein neuer Projektmitarbeiter ist ins Team gekommen. Er vertritt den längerfristig erkrankten Kollegen und übernimmt dessen Aufgaben. Doch bereits in der ersten Projektsitzung zeigt sich: Er macht einige Vorschläge, die bereits umgesetzt wurden. Der Grund: Die Projektdokumentation ist zwar auf dem aktuellen Stand, die aktuellen Unterlagen liegen aber in einem neuen Ordner. Nach *DIN 69901* ist die Projektdokumentation die „Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes“. Zur Projektdokumentation zählen deshalb sämtliche Unterlagen, die in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen, also nicht nur Projektberichte und das Projekthandbuch, sondern auch das Projektauftragsdokument, der Projektstrukturplan, Schriftverkehr und Sitzungsprotokolle etc. Eine gute Projektdokumentation sollte die Arbeit erleichtern und allen Projektmitarbeitern den gleichen Wissensstand vermitteln. Darüber hinaus sollte sie über die Projektrisiken informieren und die Durchführung von vergleichbaren Projekten in der Zukunft erleichtern.

Kurz gesagt: Sie sollte einen möglichst lückenlosen und zu jedem Zeitpunkt aktuellen Überblick über das Projekt liefern. Die Realität sieht jedoch häufig ganz anders aus. Als Betriebsleiter werden Sie immer wieder die Leitung von Projekten übernehmen. Und damit haben Sie die Chance, die Projektdokumentation von Anfang an so zu strukturieren, dass Sie Ihnen und Ihren Mitarbeitern jederzeit einen Überblick über alle Projekte verschafft. Unsere Tipps helfen Ihnen dabei weiter:


Tipp 1: Optimieren Sie Ihr Ablagesystem

Problem Nummer eins in vielen Projekten ist das Ablagesystem: Ein Teil der Dokumente wird in Ordnern abgeheftet (wie z. B. Verträge), ein Teil der Dokumente wird digital abgespeichert. Ein einheitliches System existiert selten. Um aber eine lückenlose Projektdokumentation aufzustellen, sollten Sie sich für eins der beiden Systeme entscheiden – und das mit aller Konsequenz. Dem digitalen Ablagesystem ist hierbei allerdings der Vorzug zu geben. Das bedeutet aber auch: Scannen Sie sämtliche Dokumente, die bisher nur in Papierform vorlagen, ein und speichern Sie sie in Ihrem digitalen Ablagesystem.


Tipp 2: Alle Beteiligten brauchen uneingeschränkt Zugriff auf alle Dateien

Um die Projektdokumente für jeden zugänglich zu machen, brauchen Sie ein Ablagesystem, auf das alle Projektmitarbeiter uneingeschränkt Zugriff haben, egal, ob sie zu Hause arbeiten oder im Betrieb. Nicht immer muss das mit hohen Kosten verbunden sein. Im Gegenteil: Es gibt sogar Systeme, die ganz umsonst sind. Das Programm FolderShare gehört dazu. Mit FolderShare können Sie mit den PCs Ihres Betriebes ein eigenes „Peer-to-Peer“-Netzwerk aufbauen. Das bedeutet: Die Daten werden direkt von Computer zu Computer synchronisiert. Sie müssen lediglich eine 1 MB große Datei installieren, die unter www.foldershare.com zum Download bereitsteht.


Tipp 3: Geben Sie die Benennung der Dateien vor

Je länger ein Projekt dauert, desto mehr Versionen der einzelnen Dokumente existieren. Die älteren Versionen zu löschen ist dabei wenig sinnvoll. Schließlich dokumentieren unterschiedliche Versionen auch den Projektverlauf und das kann Ihnen für zukünftige Projekte nützlich sein. Doch Sie können leicht den Überblick verlieren, wenn Sie es jedem Projektmitarbeiter selbst überlassen, die unterschiedlichen Versionen nach seinem eigenen Prinzip zu benennen. Das führt dazu, dass der eine Projektmitarbeiter den aktuellen Projektstrukturplan z. B. unter „as-psp-aktuell“ abspeichert, der nächste die aktuelle Version aber unter „projektplan-111208“. Um diesen „Wildwuchs“ zu beenden, sollten Sie deshalb die Benennung der Dateien vorgeben – und zwar für alle verbindlich. Sinnvoll ist eine Benennung mit einem Kürzel (z. B. psp = Projektstrukturplan), dem aktuellen Datum im Format JJMMTT und dem Namen des Mitarbeiters (Beispiel: psp090117-Schultz). Jedem Ihrer Projektmitarbeiter sollten Sie die Kürzel bekannt machen.


Tipp 4: Legen Sie die Ordnerstruktur an

Auch die Benennung der digitalen Ordner sollten Sie nicht Ihren Projektmitarbeitern überlassen, sondern selbst vorgeben. Sinnvoll ist eine Unterteilung in die Bereiche:

* Finanzen
* Organisatorisches
* Rechtliche Angelegenheiten
* Technik

Ihre Mitarbeiter können dann – je nach Notwendigkeit – entsprechende Unterordner anlegen.


Tipp 5: Bestimmen Sie einen Dokumentations-Verantwortlichen

Auch für Ihre Projektmitarbeiter ist es nicht immer einfach, alle Formalien einzuhalten, um eine einheitliche Projektdokumentation zu gewährleisten. Benennen Sie deshalb für jedes Projekt einen Verantwortlichen, der den Überblick behält und ein Auge auf die Einhaltung der Regeln für die Projektdokumentation wirft. Dem Projektdokumentations-Verantwortlichen sollte auch als Einzigem aus Ihrem Projekt gestattet sein, alte Versionen (die nicht mehr notwendig sind) zu löschen.

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