Projektberichte: So bringen Sie in 5 Schritten technische Inhalte richtig „rüber“

Projektberichte: So bringen Sie in 5 Schritten technische Inhalte richtig „rüber“

Als Projektleiter müssen Sie Zwischenberichte zu bestimmten Meilensteinen oder Abschlussberichte nach der Projektbeendigung schreiben. Dabei müssen Sie häufig Personen technische Zusammenhänge nahe bringen, die auf diesem Gebiet wenig sachkundig sind. Wenn es Ihnen gelingt, auch die technischen Aspekte des Projektes verständlich darzustellen, werden Sie mit Ihren Vorschlägen sicher überzeugen. Wichtig daher, dass Sie das „Was“ und das „Wie“ auf die Zielgruppe abstimmen:

*Was* wollen die Adressaten wissen? An welche Personen geht der Bericht? Was wollen die Adressaten wissen und wie genau wollen sie es wissen? Welche technischen Zusammenhänge sind für Ihre Zielgruppe von Bedeutung? Betriebswirte können Sie mit Zahlen überzeugen. Stellen Sie die wirtschaftlichen und organisatorischen Konsequenzen von technischen Lösungen so dar, damit sie eine sachgerechte Beurteilung vornehmen können.

*Wie* können Sie die Sache verständlich rüberbringen? Gerade die Entscheidungsträger kennen sich häufig in der Technik nicht gut aus. Ihr Bericht wird nur dann gut ankommen, wenn er auch verstanden wird.

Schritt 1: Das Grobkonzept entwerfen

Zuerst kommt das Denken – dann das Schreiben. Im Computerzeitalter tendieren viele Menschen dazu, sich sofort an den Computer zu setzen und zu tippen. Widerstehen Sie dieser Versuchung! Besser ist es, erst zu denken und die Ideen auf Papier zu skizzieren.
Überlegen Sie:

* Was will ich erreichen?
* Wer ist mein Adressat und was will er wissen?
* Was muss rein?
* Was sind meine Kernaussagen?
* Wie kann ich meine Kernaussagen oder Vorschläge begründen?

Viele Berichte sind zu lang. Nicht alles, was irgendwie zur Sache gehört, müssen Sie auch darstellen. Langweilen Sie Ihre Leser nicht mit zu vielen Details.

Schritt 2: Eine logische und klare Gliederungh4.

Auf dem Titelblatt nennen Sie Titel, Autor, Datum und Version des Berichtes.

Mit einer klaren Gliederung helfen Sie dem Leser, sich schnell zurechtzufinden. Finden Sie dabei einen angemessenen Detaillierungsgrad: Zu viele Gliederungspunkte zerreißen den Text, zu wenige führen zur Unübersichtlichkeit. Das richtige Maß hängt von der Länge des Berichts ab. Bei längeren Dokumenten stellen Sie die Gliederung als Inhaltsverzeichnis an den Beginn.

Stellen Sie eine Einführung an den Anfang. Was ist die Absicht des Textes? Warum ist er wichtig? Für wen ist er wichtig? Was ist das Ergebnis, was soll gemacht werden?

Im Hauptteil machen Sie Ihre inhaltlichen Ausführungen. Machen Sie sich klar, was Ihre Kernaussagen sind. Welche Details wollen Sie darüber hinaus darstellen?

Zum Schluss fassen Sie die wichtigen Ergebnisse oder Ihre Vorschläge für das weitere Vorgehen kurz und knapp zusammen.

Verwenden Sie keine allgemeinen Überschriften, wie Einleitung, Hauptteil, etc., sondern machten Sie den Kapitalinhalt unmittelbar deutlich. Gut ist auch, wenn die Überschrift schon eine Bewertung oder konkrete Aussage enthält. Beispielsweise: „Unsere Alleinstellung: Kompakte und mobile Geräte“. Das macht sofort neugierig.

Schritt 3: Schreiben Sie – klar und verständlich

Nun schreiben Sie den Text zu den Gliederungspunkten. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aussagen. Prüfen Sie zwischendurch, ob das alles sowohl wissenswert als auch verständlich ist.

Denken Sie an das Zitat: „Man muß die Dinge so einfach wie möglich machen. Aber nicht einfacher.“ (Albert Einstein)

Sichern Sie nach größeren Arbeitsschritten die neue Version Ihrer Datei auf dem Rechner oder dem Server ab. Mindestens einmal täglich. Nichts ist ärgerlicher, als wenn eine Arbeit von vielen Stunden aufgrund einer Störung verschwunden ist.

Punkten Sie mit klarer Sprache und einfachen Sätzen:

* Wählen Sie einfache Worte.
* Verwenden Sie nach Möglichkeit Begriffe aus der Arbeitswelt der Zielgruppe.
* Vermeiden Sie unnötige Fremdwörter und Anglizismen.
* Unbedingt notwendige Fachbegriffe erklären Sie in einfachen Worten.
* Schwierige Zusammenhänge können Sie durch Analogien aus der Alltagswelt anschaulich machen.
* Verwenden Sie Begriffe einheitlich. Eventuell bringen Sie ein Glossar im Anhang.
* Schreiben Sie einfache, kurze und prägnante Sätze („Ein Gedanke, ein Satz“). Vermeiden Sie lange Schachtelsätze.
* Vermeiden Sie unnötiges Passiv. Also nicht: „…Es wird vorgeschlagen … Sondern: Ich schlage vor / Der Projektleiter schlägt vor ….
* Verwenden Sie anschauliche Verben.
* Vermeiden Sie den Nominalstil, d.h. keine Verhauptwortung bei Handlungen. Also nicht: „Es kam in der Projektdurchführung wegen Änderungen zu Verzögerungen. Sondern: „Das Projekt verzögerte sich, weil der Kunden Änderungen wünschte.“
* Gehen Sie sparsam mit Klammern und Querverweisen um, denn diese stören den Lesefluss.

Vermeiden Sie Fachchinesisch und Insider-Jargon. Da Sie und Ihre Kollegen Tag für Tag mit der Sache arbeiten, sind Ihnen die Begriffe in Fleisch und Blut übergegangen. Bei Anderen stoßen Sie damit jedoch leicht auf Unverständnis.

Visualisieren Sie Zusammenhänge. Sie können das Verständnis Ihrer Zielgruppe fördern, indem Sie wichtige Sachverhalte grafisch darstellen. Dazu gibt es einfache Grafikprogramme. Zeichnungen auf Papier können Sie scannen und in Ihre Dokumente einfügen. Wenn Sie mit einer Projektmanagement-Software arbeiten, können Sie dortige Tabellen und Grafiken in Ihr Textdokument kopieren.

*Beispiel Projektplan*

!sites/default/files/uploads/img/Beispiel-Projektplan2.jpg(Beispiel-Projektplan2.jpg)!

Schritt 4: Holen Sie sich Feedback ein

Bevor Sie den Bericht abschicken, sollten Sie ihn unbedingt gegenlesen lassen. Die fachliche Richtigkeit prüft am besten ein Fachkollege, die Verständlichkeit jemand mit einem technischen Verständnis ähnlich dem Ihrer Zielgruppe. Laden Sie zu Kritik ein. Sie brauchen kein Lob, sondern Verbesserungsvorschläge. Trotzdem: Sie sind der Autor. Sie entscheiden, was in den Bericht reinkommt und wie es reinkommt.

Zum Schluss sollten Sie den Text vom Rechtschreibprogramm auf Fehler überprüfen lassen. Aber Achtung: Das gibt keine Garantie auf Fehlerfreiheit.

Schritt 5: Das Layout kommt zum Schluss

Das Layout entscheidet über den ersten Eindruck. Aber fangen Sie mit dem Layout erst an, wenn der Text fertig ist. Wenden Sie nicht zuviel Zeit dafür auf. Lassen Sie sich von Leuten helfen, die darin mehr Erfahrung haben.

Heben Sie wichtige Aussagen und Begriffe in Ihrem Text hervor. Aber Vorsicht: Nicht zuviel, das wirkt verwirrend. Wenn Ihr Unternehmen ein Logo und hausinterne Formatvorlagen hat, sollten Sie diese einsetzen. Denken Sie auch daran, Seitenzahlen einzufügen.

„Das Was“. Die Inhalte  
Wissen Sie, was Sie beim Leser erreichen wollen?  
Haben Sie sich überlegt, was die Leser interessiert und das im Dokument berücksichtigt?  
Haben Sie unwichtige technische Details gestrichen?  
Haben Sie die Optionen entscheidungsgerecht aufbereitet?  
„Das Wie“. Die Verständlichkeit  
Haben Sie Ihre Ausführungen dem technischen Verständnis Ihrer Zielgruppe angepasst?  
Tragen Beispiele und Grafiken zur Verständlichkeit bei?  
Sind die Begriffe und Formulierungen der Zielgruppe angepasst?  
Gliederung  
Gibt es ein Inhaltsverzeichnis und eine kurze Einführung?  
Ist der Inhalt sinnvoll logisch gegliedert?  
Ist ein „roter Faden“ erkennbar?  
Gibt es ein Glossar für die Fachbegriffe?  
Qualität  
Hat das Dokument ein attraktives und übersichtliches Layout?  
Enthält das Dokument das Datum?  
Haben Sie das Dokument auf Fehler hin gegenlesen lassen und korrigiert?  

* **Selbstverständlich können Sie den Spezial-Report auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 Produktionsportal. Impressum | Datenschutz