Projektabschlusssitzung zur Erfahrungsauswertung

Projektabschlusssitzung zur Erfahrungsauswertung

Sind alle Arbeiten erledigt, sollten Sie eine Projektabschlusssitzung ansetzen. Dieses Treffen, manchmal auch als Projektabschluss-Workshop bezeichnet, stellt das formelle Projektende dar. Sie dient dazu, die gemachten Erfahrungen auszuwerten und die gewonnenen Erkenntnisse so zu sichern, dass sie für zukünftige Projekte verwendet werden können.
Planen Sie diese Sitzung rechtzeitig. Laden Sie die Personen ein, die schon beim Kick-off-Meeting dabei waren, sowie weitere Personen, die im Verlauf des Projekts wichtige Positionen oder Arbeitsleistung übernahmen. Üblicherweise werden dies Vertreter der Unternehmensleitung, Mitglieder des Steuerungs-Ausschusses und selbstverständlich Sie als Projektleiter und Ihr Team sein.

Wenn Externe dabei sind

Es mag Projekte geben, für deren Auswertung es sinnvoll und notwendig ist, externe Projektbeteiligte (Kunden, Lieferanten, Berater, Vertreter von Behörden, etc.) dazuzuholen. In diesem Fall kann es sein, dass eine offene Diskussion über Schwierigkeiten und Defizite erschwert ist. Sie sollten daher diese Projektabschlusssitzung durch eine nachfolgende Sitzung im internen Kreis ergänzen.

Bereiten Sie den Raum vor, stellen Sie Moderationstechniken bereit (Beamer, White Board, Overhead Projektor, Schreibmaterial). Erstellen Sie eine Tagesordnung und verteilen Sie diese. Bestimmen Sie eine Person zur Protokollierung der wichtigen Argumente und Ergebnisse der Sitzung.

Die Tagesordnung könnte wie folgt aussehen:

Begrüßung

Die Begrüßung und wahlweise auch die Moderation übernehmen Sie als Projektleiter. Besser ist allerdings ein externer Moderator, da so Hemmungen der Teilnehmer minimiert werden, sich kritisch und konstruktiv zum Projektverlauf und -ergebnis zu äußern.

Projektergebnisse prüfen

Zuerst werden die erreichten Projektergebnisse dargestellt und mit den ursprünglichen Projektzielen verglichen. Inwieweit wurde das Projektziel erreicht? Was wurde nicht erreicht? Was wurde besser als geplant? Was kann als besonderer Erfolg gewertet, was muss als Misserfolge verbucht werden? Was hat Kosten verursacht, die vorher nicht eingeplant waren?

Ergebnisse der Abschlusskalkulation vorstellen

Da die Abschlusskalkulation wichtige Informationen hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit des Vorhabens liefert, sollten Sie deren Ergebnisse in die Sitzung einbringen und diskutieren.

Analyse der Projektergebnisse und des Projektverlaufs

In einem 2. Schritt analysieren Sie in der Gruppe die Ursachen von Erfolgen und Misserfolgen. Wie war die Zusammenarbeit? Was hätte besser sein können? Worin lagen unsere Stärken, wo unsere Schwächen?

Bei dieser Analyse können Sie eine gewisse Strukturierung nach Ursachenkomplexen vorgeben. Beispielsweise:

# Wie gut war die Projektorganisation und die organisatorische Einbindung des Projektes in das Unternehmen?
# Wie ist das Projektmanagement und die Teamarbeit zu bewerten?
# Welche unerwarteten fachlichen Schwierigkeiten traten auf und wie haben diese den Erfolg beeinträchtigt?
# Welche Rolle hat der Kunde/ der Auftraggeber für den Projekterfolg gespielt oder welche Schwierigkeiten kamen von dieser Seite?

Feedback-Ergebnisse diskutieren

Falls Sie die Ergebnisse der Feedbackbogen vorliegen haben, können Sie unter diesem Tagesordnungspunkt die Ergebnisse präsentieren und diese gemeinsam diskutieren.

Erfahrungsauswertung („Lessons learned“)

Die Analyse der Resultate ist ein guter Einstieg in die Frage “ Was können wir nächstes Mal besser machen?“ Was können wir von dem Projekt lernen, sowohl in fachlicher als auch organisatorischer Hinsicht? Welche Erfahrungen nimmt der Einzelne mit? Was sollte in zukünftigen Projekten anders und besser gemacht werden? Die „Lessons learned“ gilt es gemeinsam zu entwickeln. Sie werden diese während der Sitzung nicht endgültig formulieren können. Das machen Sie nach der Sitzung. Benutzen Sie das Protokoll um die „Lessons learned“ vollständig und prägnant zu dokumentieren.

Die Lerneffekte sind größer, wenn Sie diesen Prozess der Erfahrungsauswertung und -sicherung aktiv anstoßen.

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Entlastung des Projektleiters

Zum offiziellen Abschluss entbindet die Unternehmensleitung oder der Steuerungsausschuss den Projektleiter von seinen Aufgaben.

Sichern Sie die gemachten Erfahrungen

In vielen Unternehmen wird beklagt, dass der Wissenstransfer zwischen Projekten nicht funktioniert. Wenn das Projekt endet, wird mit dem Auflösen des Teams auch das angesammelte Know-how zersplittert. Jeder nimmt seine individuellen Erfahrungen und erworbenen Kenntnisse mit, aber dem Unternehmen geht das erworbene Wissen verloren. Selbst gute Projektabschlussberichte enthalten nur einen Bruchteil des tatsächlich erworbenen Wissens, so dass nachfolgende Projekte davon nicht profitieren können. Das ist schade.

Möglicherweise haben Sie auch in Ihrem Unternehmen schon beobachtet, dass aus Erfahrungen zu wenig gelernt und das Rad wieder und wieder erfunden wird. Das ist teuer. Erst zu spät erfährt man: Da haben wir doch schon mal was Ähnliches gemacht, damals haben wir das so und so gemacht. Doppelarbeiten und Fehler werden immer wieder gemacht. Zeitverzögerungen und unnötige Kosten sind die Folge. DIN 69905 nennt ausdrücklich die Auswertung und Speicherung der Projektinformationen als wichtige Aufgabe eines Projektinformationsmanagementsystems. Die Projektdokumentation ist oft zu umfangreich und enthält die gemachten Erfahrungen nur versteckt. Deshalb müssen Sie eine eigene Dokumentation der Projekterfahrungen erstellen, die sogenannten „Lessons learned“. Es kommt erstens darauf an die Erfahrungen (z. B. erfolglose oder besonders erfolgreiche Lösungsansätze) auszuwerten, die für andere Projekte relevant sein können. Und zweitens diese Erfahrungen so zu sichern und archiviert bereitzustellen, dass Sie und andere in Nachfolgeprojekten darauf wieder zugreifen können. Dadurch finden die „Lessons learned“ Eingang in das Wissensmanagement des Unternehmens. Da dies eine projektübergreifende Aufgabenstellung ist, ist hier der Projektkoordinator oder der unternehmensinterne Wissensmanager gefordert. Dieser muss auch dafür sorgen, dass die „Lessons learned“ allen Interessierten zugänglich gemacht werden (Newsletter, Intranet-Lösungen, etc). Sie als Projektmanager können den Anstoß für einen solchen Schritt geben.

Wie Sie gemachte Erfahrungen in Nachfolgeprojekte integrieren, zeigt das folgende Schaubild.

*Übersicht: Wie Sie „Lessons learned“ in Nachfolgeprojekte integrieren*

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Organisieren Sie eine offizielle Abschlussfeier

Wer erfolgreich gearbeitet hat, sollte auch feiern. Dazu organisieren Sie eine Abschlussfeier, entweder im Anschluss an die Abschlusssitzung oder als separate Veranstaltung. Laden Sie dazu alle ein, die am Projekt beteiligt waren. Bitten Sie auch Kunden und wichtige Lieferanten dazu. Ein Großprojekt wird eine Abschlussfeier in festlichen Rahmen rechtfertigen, für ein kleineres Projekt können schon ein kleiner Imbiss und einige Getränke genügen. Wie auch immer, feiern Sie den erfolgreichen Projektabschluss.

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