Projektabschlussbericht: Das sollte er beinhalten

Projektabschlussbericht: Das sollte er beinhalten

In der Regel ist zum Projektende ein Projektabschlussbericht zu schreiben. Er enthält nach DIN 69901 die „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte.“

Sind Sie in der Funktion eines Projektleiters, kommt Ihnen diese Aufgabe zu. Dabei können und sollten Ihnen Ihre Teammitglieder zuarbeiten. Abhängig von Projektart, Projektvolumen, Auftraggeber und den unternehmensspezifischen Gepflogenheiten sind die Ansprüche an einen Projektbericht sehr unterschiedlich. Es gibt Abschlussberichte von einer Seite und solche mit mehreren hundert Seiten. Da sich der Bericht in erster Linie an den Auftraggeber richtet, sollten Sie Strukturierung und Umfang des Berichts schon zu Projektbeginn mit ihm abstimmen. Falls Sie das Projekt (etwa F+E) mit öffentlichen Zuschüssen finanziert haben, gelten die Vorgaben des Zuschussgebers. Viele Unternehmen haben mittlerweile Standardvorlagen, die etwa im unternehmensinternen Projektmanagement-Handbuch enthalten sind. In diesem Fall werden Sie sich daran orientieren. Den Projektabschlussbericht machen Sie per Verteiler dem relevanten Personenkreis zugänglich.

Obwohl Projektabschlussberichte sehr unterschiedlich sein können, gelten doch einige generelle Regeln, die Sie berücksichtigen sollten:

* Richten Sie den Bericht spezifisch auf den Informationsbedarf des Empfängers aus. Bei einem Auftrag wird dies zuallererst der Kunde sein.
* Nehmen Sie in den Bericht nur die Kerninformationen auf und bringen Sie das Wesentliche auf den Punkt.
* Halten Sie Ihre Berichte kurz. Denken Sie an die begrenzte Zeit, die die Adressaten zum Lesen zur Verfügung haben.
* Gliedern Sie klar und formulieren Sie in flüssigen und kurzen Sätzen.
* Vermeiden Sie sachliche Fehler und Schreibfehler.
* Visualisieren Sie den Bericht durch Graphiken, Diagramme und Bilder.
* Weisen Sie sich als Berichtersteller aus und unterschreiben Sie den Bericht.
* Nennen Sie alle Empfänger des Berichtes in einem Verteiler.
* Stellen Sie eine Kurzübersicht der wichtigsten Ergebnisse an den Anfang (Management Abstract)

*Muster: Projektabschlussbericht*

Projektabschlussbericht
     
Projekt-Nr.: Projektname: Projektleiter:
 
0. Abstract (Zusammenfassung)
 
1. Ergebnisse
 
1.1 Zielsetzung des Projekts
1.2. Zielerreichung, Änderungen und Abweichungen
1.3. Wichtige Einzelergebnisse
 
2. Projektablauf: Termine
2.1. Plan-Werte
Start Einführung Projektabschluss
2.2. Ist-Werte
Start Einführung Projektabschluss
 
3. Nachprojektphase
To-do Verantwortlich Termin
     
     
     
Projektabnahme Unterschrift Projektleiter Unterschrift Projektauftraggeber

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