Projektabschluss: So beenden Sie Ihr Projekt erfolgreich

Projektabschluss: So beenden Sie Ihr Projekt erfolgreich

Sicher kennen Sie das auch: Zum Projektende hin haben Projektmitarbeiter oft bereits andere Aufgaben übernommen und beschäftigen sich mit den nächsten Herausforderungen. Das führt oftmals dazu, dass die Phase des Projektabschlusses sträflich vernachlässigt wird. Dies hat nicht nur den Nachteil, dass notwendige Abschlussarbeiten unterbleiben, sondern auch, dass keine systematische Bewertung des Projekts stattfindet und Lerneffekte nicht genutzt werden.

Als Projektleiter sollten Sie Ihr Projekt ordnungsgemäß beenden. In der Projektabschlussphaseerledigen Sie die notwendigen Abschlussarbeiten und führen eine systematische Bewertung des Projektverlaufs und des Projekterfolgs durch. So erzielen Sie die Lerneffekte, die zukünftig Ihre Arbeit besser und einfacher machen. Worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie hier Schritt für Schritt.


Schritt 1: Projektabnahme: die entscheidende Hürde

Üblicherweise prüft der Kunde anhand des Pflichtenhefts, ob das Projektergebnis den vertraglichen Vereinbarungen entspricht. Bereiten Sie sich auf die Abnahme gut vor. Prüfen Sie vorab, ob Sie alle Punkte des Pflichtenhefts erfüllt haben. Wenn Sie krititsche Punkte erkennen, bereiten Sie sich auf eventuelle Kundeneinwände vor. Bei eventuellen Mängeln und Beanstandungen müssen Sie mit Ihrem Kunden eine einvernehmliche Lösung finden. Wenn der Kunde die Restzahlung überweist, ist diese wichtige Hürde genommen. Tipp: Denken Sie aber auch an Garantieleistungen und eventuelle Nachfolgearbeiten, für die vertragliche Vereinbarungen zu treffen sind.


Schritt 2: Das Projektteam auflösen: Denken Sie an die Zeit danach

In der Abschlussphase lösen Sie das Projektteam auf und suchen für die Mitglieder neue Aufgaben. Schon beim Herannahen des Projektendes werden Sie sich als Projektleiter mit der Frage beschäftigt haben, was danach für Sie kommen wird. Steht ein Nachfolgeprojekt an oder geht es wieder zurück in die Linie? Ihre Teammitglieder stellen sich diese Fragen in ähnlicher Weise. Sie sollten diese Dinge rechtzeitig mit Ihren Projektmitarbeitern ansprechen. Indem Sie ihnen eine attraktive Perspektive aufzeigen, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich auf die noch verbleibenden Arbeiten konzentrieren können.


Schritt 3: Rüsten Sie das

Projektbüro für neue Aufgaben Selbst wenn Sie auch nach Projektende das Büro weiterhin nutzen werden, sollten Sie dafür sorgen, dass es gründlich aufgeräumt und für die neuen Aufgaben vorbereitet wird. Sachmittel können nun zurückgegeben und unwichtige Unterlagen vernichtet werden.


Schritt 4: Sichern Sie die wichtigen Unterlagen

Während des Projektverlaufs haben Sie wichtige Unterlagen, wie Verträge, Planungsunterlagen, Zwischenberichte, Protokolle und wichtige Korrespondenz in Aktenordnern oder elektronisch abgelegt. All dies archivieren Sie jetzt ordnungsgemäß entsprechend den geltenden Richtlinien Ihres Unternehmens. So haben Sie im Fall von Nacharbeiten oder zur Klärung vertraglicher Dinge einen schnellen Zugriff auf die Dokumente.


Schritt 5: Erstellen Sie die Endabrechnung zeitnah

Sorgen Sie dafür, dass die Projektabrechnung zügig abgeschlossen wird. Sobald die vertraglichen Dinge geklärt und die Abschlussrechnungen beglichen sind, kann die Kostenstelle des Projekts geschlossen werden. So wissen Sie, in welcher Höhe Sie mit diesem Projekt Gewinn oder Verlust gemacht haben. Der weitere Vorteil: Sie erfahren, mit welchen Projekten Sie welchen Grad an Wirtschaftlichkeit, etwa gemessen am Verhältnis Gewinn zu Auftragsvolumen, erzielen. Das hilft Ihnen in Zukunft, durch die Wahl besonders lukrativer Projekte Ihr Projektportfolio zu optimieren.


Schritt 6: Den Projektabschlussbericht schreiben

In der Regel ist es Ihre Aufgabe als Projektleiter, den Abschlussbericht zu schreiben. Dabei können und sollten Ihnen Ihre Teammitglieder zuarbeiten. Klären Sie frühzeitig, welche Erwartungen Ihre Adressaten hinsichtlich Strukturierung, Umfang und Stil des Berichts haben. Falls Sie das Projekt mit öffentlichen Zuschüssen finanziert haben, gelten die Vorgaben des Zuschussgebers. Den Projektabschlussbericht machen Sie per Verteiler dem relevanten Personenkreis zugänglich.


Schritt 7: Werten Sie in der Abschlusssitzung Ihre Erfahrungen aus

Planen Sie eine Projektabschlusssitzung rechtzeitig. Laden Sie die Personen ein, die schon beim Kick-off-Meeting dabei waren, sowie weitere Personen, die im Verlauf des Projekts dazugekommen sind. Diese Sitzung dient hauptsächlich dazu, die Erfahrungen auszuwerten. Denn sonst besteht die Gefahr, dass mit dem Auflösen des Teams dem Unternehmen auch das erworbene Know-how verloren geht und Fehler in zukünftigen Projekten wiederholt werden. Fragen, die Sie thematisieren sollten:

* Was ist gut gelaufen?
* Wo lagen unsere Schwächen?
* Was können wir von dem Projekt lernen, sowohl in fachlicher als auch organisatorischer Hinsicht?
* Was sollten wir in zukünftigen Projekten besser machen?

Machen Sie sich während der Sitzung Notizen, die Sie anschließend im Protokoll als „lessons learned“ vollständig und prägnant dokumentieren.


Schritt 8: Sichern Sie die „lessons learned“ und machen Sie sie bekannt

Stellen Sie sicher, dass die gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte verwendet werden können. Tun Sie sich und anderen also den Gefallen, die „lessons learned“ so zu sichern und zu archivieren, dass Sie und andere in Nachfolgeprojekten darauf wieder zugreifen können. Sie können sich im Unternehmen einen Namen machen, wenn Sie sie etwa über Newsletter oder im Intranet bekannt machen.


Schritt 9: Die Abschlussfeier: Wer erfolgreich gearbeitet hat, sollte auch feiern

Dazu organisieren Sie eine offizielle Abschlussfeier, entweder unmittelbar nach der Abschlusssitzung oder als separate Veranstaltung. Laden Sie dazu die Leute ein, die am Projekt beteiligt waren. Laden Sie auch Kunden und wichtige Lieferanten ein. Ein Großprojekt wird eine Abschlussfeier in festlichem Rahmen rechtfertigen, für ein kleineres Projekt können schon ein kleiner Imbiss und einige Getränke genügen. Wie auch immer: Feiern Sie den erfolgreichen Projektabschluss.

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