Projektabschluss nach DIN 69905

Projektabschluss nach DIN 69905

Manchmal wird schon frühzeitig klar, dass ein Projekt nicht wie geplant zu realisieren ist: Auch in der besten Firma können nicht alle Projekte abgeschlossen werden. Mal geht der Auftraggeber pleite, ein anderes Mal machen veränderte Umstände das Projekt überflüssig.


Was ist denn eigentlich ein Projektende?

Ist das Projektende erreicht, wenn die definierten Projektziele erreicht wurden, oder wenn der Fertigstellungstermin erreicht, oder wenn das Budget aufgebraucht, oder wenn das Interesse am Projekt erlahmt ist? Nur selten fallen diese Ereignisse auf ein und denselben Zeitpunkt. Sie müssen mit Ihrem Team daher gemeinsam festlegen, was Sie unter Projektende verstehen. Beendet wird das Projekt mit der kurzen aber wichtigen Phase des Projektabschlusses.


Was nun ist ein Projektabschluss?

Der Projektabschluss ist die letzte Phase im Projekt, die sowohl die Erfüllung des Auftrages als auch die Auswertung des Projektablaufs umfasst. Nach DIN 69905 ist er das „formale Ende eines Projekts“ und besteht in der „Beendigung aller Tätigkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen.“ Obwohl jedes Projektmanagementbuch empfiehlt, dem Projektabschluss die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken, wird in der Praxis diese Phase häufig sträflich vernachlässigt. Nur selten erfolgt ein systematischer Abschluss, etwa in Form einer Projektab­schluss­sitzung und mit einem Projektabschlussbericht. Noch seltener werden beendete Vorhaben gründlich analysiert und die Erfahrungen dokumentiert.


Warum wird der Projektabschluss in der Praxis so häufig vernachlässigt?

Auch Ihre erste Reaktion auf diese Frage mag vielleicht sein: Das Projekt ist doch zu Ende und das Ergebnis ist erreicht. Warum sich noch weiter damit beschäftigen, da gibt es doch Wichtigeres zu tun? Und so ist es ja meist: Das Team ist schon in einem fortgeschrittenen Prozess der Auflösung, da Teammitglieder bereits andere Aufgaben übernommen haben. Die Aufmerksamkeit richtet sich schon auf die kommenden Herausforderungen. Das nächste Projekt ist in Vorbereitung oder bereits am Laufen. In dieser Situation wird dann das Vorgängerprojekt einfach irgendwie und völlig überhastet beendet. Als Projektleiter sollten Sie jedoch auch dieser Projektphase Ihre volle Aufmerksamkeit schenken. Nehmen Sie sie genau unter die Lupe.

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Was Sie bei der Projektabnahme beachten müssen

Beim Projektabschluss steht die Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber im Vordergrund. Bei Kundenprojekten werden Sie zusammen mit dem Kunden das Projektergebnis dahingehend prüfen, ob es den vertraglichen Vereinbarungen entspricht. Üblicherweise werden Sie dazu das Pflichtenheft heranziehen und ein Abnahmeprotokoll erstellen. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter gut gearbeitet und Glück haben, ist der Kunde zufrieden und nimmt das Projekt ab. Gibt es aber Mängel und Meinungsverschiedenheiten über Beanstandungen, dann müssen Sie zusammen mit dem Kunden möglichst einvernehmliche Lösungen entwickeln. Eventuell sind Nachbesserungen notwendig. Wenn der Kunde die Restzahlung überweist, ist diese wichtige Hürde genommen. Denken Sie auch an Garantieleistungen und eventuelle Nachfolgearbeiten, für die vertragliche Vereinbarungen zu treffen sind.

Bei einem internen Projekt sehen die Abnahmeformalitäten anders aus. Übliche Verfahrensweise ist, dass der Lenkungsausschuss die Umsetzung des Projektauftrages prüft: Wurden die im Projektauftrag definierten Ziele erreicht? Sind die erreichten Ergebnisse richtig und anwendbar? Wo bestehen noch Defizite, die beseitigt werden können und sollten? Wenn Sie etwa im konkreten Fall eines F+E-Projektes ein neues Produkt entwickelt haben und das nun in Serie gehen soll, haben Sie mit der Produktionsabteilung zu klären, ob, und wenn ja, in welcher Weise Sie die Produktionseinführung begleiten werden. Bereiten Sie alle die Projektunterlagen so auf, dass Sie von der Produktion verwendet werden können. Denken Sie an Stücklisten, technische Anleitungen etc.

Die Projektabnahme ist die zentrale Aufgabe in der Abschlussphase. Doch es gibt noch andere Dinge zu erledigen.


Diese Aufgaben gehören zu einem erfolgreichen Projektabschluss

1. Die Projektorganisation auflösen

In der Abschlussphase wird das Projektteam aufgelöst und die Mitglieder erhalten neue Aufgaben. Schon beim Herannahen des Projektendes werden Sie sich als Projektleiter überlegt haben, was denn danach für Sie kommen wird. Steht ein Nachfolgeprojekt an, oder geht es wieder zurück in die Linie? Ihre Teammitglieder stellen sich diese Fragen in ähnlicher Weise.

*Klären Sie die Zukunft Ihrer Projektmitarbeiter rechtzeitig*
Sie sollten diese Dinge rechtzeitig mit Ihren Projektmitarbeitern ansprechen und diesbezügliche organisatorische Maßnahmen in die Wege leiten. So können Sie die Motivation Ihrer Projektmitarbeiter auch für verbleibende Arbeiten sicherstellen.

2. Das Projektbüro räumen

Selbst wenn Sie das Büro weiterhin nutzen wollen, sollten Sie zum Projektende dafür sorgen, dass das Projektbüro gründlich aufgeräumt und für die neuen Aufgaben vorbereitet wird. Eventuell genutzte Sachmittel können nun zurückgegeben und unwichtige Unterlagen vernichtet werden.

3. Die Projektdokumentation archivieren

Selbstverständlich haben Sie schon während der Projektplanung und Durchführung wichtige Unterlagen und Ergebnisse systematisch dokumentiert. In Aktenordnern oder elektronisch haben Sie wichtige Unterlagen, wie Verträge, Planungsunterlagen, Zwischenergebnisse, Zwischenberichte, Protokolle und wichtige Korrespondenz abgelegt. All dies muss ordnungsgemäß entsprechend den in Ihrem Unternehmen geltenden Richtlinien archiviert werden. Falls es Nacharbeiten geben sollte oder vertragliche Dinge zu klären sind, ist ein schneller Zugriff auf die archivierten Dokumente wichtig.

4. Die Endabrechnung machen

Sie müssen dafür sorgen, dass die Projektabrechnung abgeschlossen wird. Sobald die vertraglichen Dinge geklärt und die Abschlussrechnungen beglichen sind, kann die Kostenstelle des Projektes geschlossen werden.

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