Musterprojekt: Wie Sie internationale Projekte mit strikter Planung sicher zum Erfolg führen

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Es gibt viele gute Gründe für Sie, Projekte im Ausland abzuwickeln. Durch die Globalisierung, das wachsende Engagement deutscher Unternehmen im Ausland und den Trend zu grenzüberschreitender Zusammenarbeit steigt die Zahl internationaler Projekte. Dabei ist die Projektarbeit geprägt von multinationalen Teams, die mittels moderner Informations- und Kommu- nikationstechnologie an räumlich verteilten Orten zusammenarbeiten. Dieser Beitrag stellt die besonderen Rahmenbedingungen internationaler Projekte dar und gibt Ihnen praktische Hinweise für die Aufgabengebiete, die für Sie als Projektleiter besonders relevant sind.

Stellen Sie sich folgendes Beispiel vor:

Ein weltweit arbeitendes Unternehmen führt ein IT-Projekt durch. Ziel ist, alle konzerninternen Verrechnungen online abzuwickeln. Dadurch sollen Bearbeitungszeiten verkürzt, Kosten erspart, Umweltbelastungen redu- ziert und die Transparenz verbessert werden. So ergeben sich große technische Herausforderungen. Das neue System von Hard- und Software muss in den Partnerländern nahtlos mit bestehenden Systemen kooperieren.

Hinzu kommen Fragen von Schutz und Sicherheit vor Einflüssen der Umwelt und vor kriminellen Zugriffen oder Manipulationen. Dieses Projekt muss neben dem Tagesgeschäft, zentral von Deutschland aus gesteuert, laufen. Das bedeutet einen hohen Managementaufwand und perfekte Abstimmungen – und das über mehrere Zeitzonen hinweg.

Sie und Ihr Team kommunizieren mit Menschen verschiedener Kulturräume und Mentalitäten, verschiedener technischer Vorkenntnisse und teilweise sehr unterschiedlicher Einstellungen zum Projekt. Manche der Partner freuen sich fast euphorisch, endlich das neue System zu bekommen.
An anderen Orten formiert sich vehementer Widerstand gegen den „Job-Killer“.

Sie halten alle Fäden in der Hand

Bereits an diesem kurzen Abriss sehen Sie: Als Leiter von internationalen Projekten kommen besondere Aufgaben in der Mitarbeiterführung auf Sie zu. Sie unterstützen Ihre unterschiedlichen Projektmitarbeiter nicht nur als Fachspezialist, sondern auch als Begleiter und Pionier im veränderten Kontext.

Neben der inhaltlichen Koordination stellen Sie internationale Teams zusammen, moderieren Konflikte zwischen verschiedenen Parteien und coachen unsichere Mitarbeiter.

Die Konfliktherde in internationalen Teams

Im internationalen Umfeld verstärken sich soziale und fachliche Probleme. Typische Missverständnisse entstehen durch

* unterschiedliche Vorkenntnisse der Beteiligten,

* andere Normen und Regelwerke,

* verschiedene Rechtssysteme,

* neue Umgangs- und Kommunikationsformen,

* Sprachbarrieren sowie

* geografische Entfernungen und Zeitverschiebungen.

Stärken Sie Ihre persönlichen internationalen Kompetenzen

Sie werden daher mit erhöhten Projektrisiken, verstärkter Reisetätigkeit und unvorhergesehenen Problemen konfrontiert. Doch gleichzeitig bietet sich Ihnen die einmalige Gelegenheit, Ihre fachliche Qualifikation zu verbessern und wertvolle interkulturelle Erfahrungen zu sammeln. Um Sicherheit, Sensibilität und Offenheit schon vor Projektbeginn zu stärken, bauen Sie auf Ihre Kompetenzen auf.

Internationale Projekte stellen aber auch erhöhte Anforderungen an das Projektpersonal. Überprüfen Sie mit dem Selbst-Test, ob Ihr Team dafür gerüstet ist.

Vor dem Projektstart: Legen Sie ein einheitliches Konzept fest

Leider sind die verwendeten Methoden und Vorgehensweisen des Projektmanagements in den verschiedenen Ländern nicht immer identisch. Oftmals werden Sie auch die Erfahrung machen, dass Sie mit Partnern zusammenarbeiten, denen das Instrumentarium des Projektmanagements nicht vertraut ist.

Es lohnt sich daher, sich zu Projektbeginn auf eine einheitliche Verfah- rensweise und Terminologie für die Planung und Durchführung festzu- legen. Als Grundlage für einen gemeinsamen Standard eignet sich beispielsweise der „Guide to the Project Management Body of Knowledge“, kurz PMBOK® Guide, des Project Management Institute.

Wenn Sie den Eindruck haben, dass sich die Kenntnisse über Projektmanagement zwischen den Mitarbeitern und beteiligten Partnern stark unterscheiden, schalten Sie einige Tage Training vor, eventuell in einem auf mehrere Tage erweiterten Kick-off-Meeting.

Wichtig ist die Verwendung einer einheitlichen Terminologie und Sprache im Projektmanagement. Im internationalen Bereich wird diese meist Englisch sein. Viele englischsprachige Begriffe sind inzwischen Bestandteil des deutschen Vokabulars, wie „project phase“, „monitoring“ oder „mile – stone“. Andere sind weniger gängig. Nachfolgend eine Liste der wichtigsten Begriffe:

Deutsch Englisch
Arbeitspaket

Balkendiagramm

Berichtswesen

Einsatzmittelplanung

Kostenplanung und -steuerung

Machbarkeitsanalyse

Netzplantechnik

Projektergebnisse

Projektlebenszyklus

Projektmerkmal

Projektstrukturplan

Projektumfeld

Projektziele

Projektbewertung

Projektfortschritt

Terminplan

Umweltverträglichkeitsanalyse

Zielgrößen

work package

bar chart oder gantt chart

reporting

resource planning

cost planning and cost control

feasibility study

critical path method

project results, deliverables

project life cycle

project attribute

work breakdown structure

project context

project objectives

project appraisal

project progress

time schedule

environmental impact analysis

target figures

Was Sie in den einzelnen Projektphasen beachten müssen

Internationale Projekte strukturieren Sie wie gewohnt nach einem Pha- senschema. Aber gerade bei internationalen Projekten ist die Planung von entscheidender Bedeutung. Daher stelle ich Ihnen hier vor allem diese Phase ausführlich vor.

Die Projektinitialisierung ist das A und O

Da bei internationalen Projekten die Risiken meist größer sind als bei nationalen, empfiehlt sich auf jeden Fall die Durchführung einer Risiko- analyse. Analysieren Sie, welche Risiken mit welcher Wahrscheinlichkeit auftreten könnten und welche nachteiligen Auswirkungen diese jeweils auf den Projekterfolg hätten. Planen Sie, wie Sie die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts minimieren und welche Maßnahmen Sie im Fall ihres Auftretens treffen können.

Klare Verträge für einen klaren Projekterfolg

In internationalen Projekten sind Verträge häufig die einzige verlässliche Arbeitsgrundlage, um interkulturelle Unterschiede und Missverständnisse zu regeln. Sie reduzieren Ihr Risiko und schützen Sie vor unliebsamen Überraschungen hinsichtlich finanzieller Rahmenbedingungen. Falls Sie mit den Vertragsverhandlungen und der Vertragsausarbeitung betraut werden, erledigen Sie dies besonders sorgfältig. Wenden Sie mehr Zeit dafür auf, als Sie das bei anderen Projekten gewohnt sind. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle wichtigen Vertragsbestimmungen kennen, und analysieren Sie die Vertragsbedingungen, um evtl. Implikationen zu erkennen.

Informieren Sie sich rechtzeitig, ob Ihr Projekt Anspruch auf öffent- liche Fördermittel (Bund, Land, EU) hat. Wenn das der Fall ist, ist es wichtig, dass Sie den Antrag termingerecht einreichen.

Finden Sie das richtige Maß an Detaillierung

Oft lohnt sich zu Beginn noch keine Feinplanung. Fixieren Sie jedoch die Teilziele des Projekts, machen Sie eine robuste Terminplanung und defi- nieren Sie Meilensteine. Beziehen Sie die Beteiligten, so weit es geht, in die Planung mit ein. Dies macht sich durch eine reibungslosere Projekt- durchführung bezahlt. Gerade bei internationalen Projekten ist es wichtig, dass alle Beteiligten die Kernelemente des Projekts einheitlich verstehen.

Wählen Sie engagierte und kompetente Mitarbeiter aus

Technik und Methoden allein reichen nicht aus. Ihre Mitarbeiter machen den Erfolg. Allerdings stehen Sie und Ihre Mitarbeiter gerade durch die Zusammenarbeit mit den ausländischen Kollegen unter besonderem Druck. Sie benötigen daher einerseits eine spezielle Ausbildung für die neue Situation und außerdem besondere Unterstützung vor Ort.
3 Dinge kennzeichnen einen engagierten und kompetenten Projektmitarbeiter:

* eine positive persönliche Einstellung

* eine intensive Vorbereitung

* die Teilnahme an einem begleitenden Coaching

Beim Aufbau einer Wasseraufbereitungsanlage treffen alle Mitarbeiter erwartungsvoll am Einsatzort ein. Doch nach 2 bis 3 Wochen fallen sie in ein emotionales Motivationsloch, weil sie die Probleme und lokalen Gegebenheiten unterschätzt haben. Hier sind Sie als Coach gefragt, um in diesen typischen Motivationskurven rechtzeitig einzugreifen. Dämpfen Sie die anfängliche Euphorie durch umfassende Informationen, und schwächen Sie die Frustration, indem Sie beispielsweise die Projektfortschritte ins rechte Licht rücken.

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Veranstalten Sie ein Kick-off-Meeting

Wegen der damit verbundenen Reise- und Übernachtungskosten belastet dies das Budget. Der Vorteil ist jedoch später eine zügige und konflikt- freiere Durchführung. Während des Kick-off-Meetings vereinbaren Sie im Team bereits Standards für die Kommunikation sowie Arbeitsrichtlinien. Falls nach Projektbeginn weitere Mitarbeiter dazukommen, sollten Sie sicherstellen, dass diese über das Projekt und den bisherigen Verlauf ausreichend informiert werden.

Legen Sie Standards für Berichte und Dokumente fest

Über die großen Entfernungen vergisst auch der kommunikationsfreudig- ste Projektmitarbeiter manchmal, die Kollegen im Ausland rechtzeitig zu informieren. Um dieses Versäumnis zu vermeiden, muss eine Kontroll- möglichkeit eingeführt werden. Dies gelingt, wenn Sie von Anfang an Routinen etablieren, wie häufig und in welcher Form welche Gruppen informiert werden müssen. Diese Vorgehensweise bewirkt, dass die Durchführung aller wichtigen Arbeitsschritte nachvollziehbar wird.

Für die Umsetzung sind in der Projektorganisation Ansprechpartner be- stimmt, welche die Berichte in festgelegten Abständen verfassen und an einen vorgegebenen Verteiler schicken. Einigen Sie sich gemeinsam auf die verwendete Sprache.

Für den Vertrieb Ihrer Wärmerückgewinnungssysteme in Asien benötigen Sie Monteure und Servicemitarbeiter vor Ort. Die Technik entspricht den deutschen Richtlinien (DIN). Um die einheimischen Mitarbeiter auszubilden, müssen deutsche Spezialisten die Anlei- tungen und Herstellungsverfahren ins Englische übersetzen und den lokalen Standards anpassen. Deutsche Servicemitarbeiter führen dann bei den asiatischen Partnern eine Schulung auf Englisch durch, die von den Vorarbeitern wieder in die Landes- sprache übersetzt wird. Bei dieser Kommunikation geht viel Infor- mation verloren bzw. wird verfälscht. Sie müssen also durch stetige Kontrolle dafür sorgen, dass die einzelnen Schritte mit viel Verständnis so lange vorgeführt werden, bis sie fehlerfrei funktionieren.

Treffen Sie Vereinbarungen, wie Störungen und Konflikte gelöst werden

Die großen Entfernungen, unterschiedliche Mentalitäten und sprachliche Missverständnisse führen noch öfter zu Störungen als in Projekten zu Hause. Das gefährdet Ihren Projekterfolg empfindlich, vor allem wenn diese Konflikte totgeschwiegen oder nicht ernst genommen werden. Von allein thematisieren Mitarbeiter die Störungen oft nicht, weil sie befürchten, dafür zur Verantwortung gezogen zu werden. Machen Sie daher im gesamten Team immer wieder deutlich:

Die Behandlung von Störungen geht vor! Entwickeln Sie ein transparentes Schema, wer sich in welchem Fall an wen wenden kann. Ungelöste Konflikte können die Projektmitarbeiter in eine offene oder versteckte Konfrontationshaltung führen, die dann nur schwer zu lösen ist.

Eine Lieferung für Ihren Kunden droht zu scheitern, weil die Mitar- beiter des ausländischen Produktionspartners geschlossen nicht zur Arbeit erscheinen. Zuvor hatte der Produktionsleiter der deutschen Niederlassung den Schichtleiter vor allen Mitarbeitern wegen eines Produktionsfehlers zurechtgewiesen. Dieser hatte daraufhin das Gefühl, sein Gesicht verloren zu haben. Gemeinsam mit dem ein- heimischen Betriebsleiter vor Ort versuchen Sie, das unsensible Vorgehen des Produktionsleiters zu thematisieren. In Zukunft werden Fehler in der Produktion gemeinsam mit dem lokalen Betriebsleiter besprochen. Dieser wendet sich an die Mitarbeiter, um den Missstand zu beheben.

Wichtig ist, dass die Regeln für alle klar sind, und im Idealfall löst sich das Problem durch eine Annäherung von beiden Seiten. Diese allerdings setzt eine gehörige Portion an Geduld, Verständnis und Einsatz voraus.

Projektdurchführung, Steuerung und Controlling – Seien Sie akribisch

Ob das Team via E-Mail, Videokonferenzen oder auf anderen Wegen zusammenarbeitet – Sie müssen für einen regelmäßigen Kontakt sorgen. Vermeiden Sie, dass ein „harter Kern“ entsteht, während sich andere Teammitglieder ausgeschlossen fühlen. Außerdem:

Ein systematisches Projektcontrolling ist bei internationalen Projekten noch wichtiger als bei nationalen. Eine Gesamtübersicht über den Projektfortschritt, die termingerechte Erledigung der einzelnen Arbeits-pakete und die Kostenentwicklung sind schon aufgrund der räumlichen Entfernungen schwieriger herzustellen. Daher müssen Sie für das Reporting mehr Aufwand betreiben.

Planen Sie zu Projektbeginn auch das Projektcontrolling und stimmen Sie dieses mit Ihren Projektmitarbeitern ab. Vereinbaren Sie, wie und wann berichtet werden soll, beispielsweise die Abgabe des Projektstatus- berichts jeweils in der ersten Woche des Folgemonats. Mahnen Sie Rückmeldungen an.

Machen Sie gemeinsam mit Ihrem Team beim Erreichen von Meilensteinen eine systematische Bestandsaufnahme. Wenn ein Meeting sinnvoll ist und es das Budget erlaubt, sollten Sie jeweils ein Meeting ansetzen.

Führen Sie ein konsequentes Controlling (Leistung, Termine, Kosten) durch und aktualisieren Sie die Planung regelmäßig.

Aufgrund der räumlichen Entfernung sind die Projektfortschritte der einzelnen Mitarbeiter nicht direkt einsehbar. Das verleitet manchmal Teammitglieder dazu, „geschönte“ Berichte abzuliefern. Da irgendwann der Tag der Wahrheit kommt, ist dies langfristig natürlich keine Lösung. Betonen Sie daher die Wichtigkeit realistischer Rückmeldungen.

_Günter Stein_

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