In 6 Schritten das PM-Handbuch entwickeln und einführen

In 6 Schritten das PM-Handbuch entwickeln und einführen

Sehr wahrscheinlich werden Sie sich mit der Aufgabe konfrontiert sehen, überhaupt erst mal ein Projektmanagement im Unternehmen einzuführen oder bisher unzureichende Ansätze zu systematisieren. In dieser Weise optimieren Sie die bisherigen Projektmanagement-Praktiken und halten damit gleichzeitig die Verbesserungen in einem PM-Handbuch fest. Wie gehen Sie nun konkret vor?


Schritt 1: Holen Sie sich die Zustimmung ein

Ein PM-Handbuch zu entwickeln ist keine Sache, die sich so nebenbei machen lässt. Ein eigenes Projekt wird erforderlich, das nach allen Regeln der Kunst zu planen und durchführen ist. Doch sprechen Sie zuerst mit Ihren Kollegen und Mitarbeitern, ob diese Ihre Idee auch unterstützen. Sodann sollten Sie die Zustimmung von der Geschäftsführung einholen. Bringen Sie Ihren Vorschlag in eine schriftliche Form und tragen Sie ihn gegenüber Ihrem Vorgesetzten oder dem zuständigen Entscheidungsträger vor.


Schritt 2: Richten Sie eine Projektgruppe ein

Als Projektleiter stellen Sie zuerst das Projektteam zusammen. Dies ist kein Vollzeitprojekt, die Mitglieder werden zu Arbeitsmeetings zusammenkommen. Ferner werden Sie das Projekt vorbereiten, planen, ein Konzept entwerfen, den Start-up Workshop organisieren und strukturieren, etc. Sie werden auch das PM-Handbuch schreiben und in eine lesbare Fassung bringen. Bei der Teamzusammenstellung sollten Sie darauf achten, dass alle betroffenen Abteilungen mit einbezogen werden. Damit stellen Sie sicher, dass das Handbuch auf die tatsächlichen Anforderungen zugeschnitten ist. Für die spätere Einführung wird dies auch die Akzeptanz erhöht.

Denken Sie daran, dass die Erstellung eines PM-Handbuchs einen nicht unerheblichen Aufwand (Texte, Formulare, Checklisten erstellen, Redaktion, Layout etc.) erfordert. Falls Sie im Unternehmen dafür keine Arbeitskapazität frei haben oder diesbezügliche Kenntnisse fehlen, können Sie auf eine entsprechend qualifizierte Beraterfirma zurückgreifen.

Falls Sie externe Berater hinzuziehen, sollten Sie darauf achten, dass diese nicht ein Standard-Handbuch aus der Schublade holen, das für die spezifischen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ungeeignet ist. Die Mitarbeiter aus den betroffenen Funktionsbereichen müssen aktiv an seiner Erarbeitung beteiligt werden. Nur sie kennen die Projektaufgaben ihres Bereichs.

Schritt 3: Veranstalten Sie einen Workshop

Beginnen Sie zügig mit einem Start-up-Workshop, den Sie wie folgt strukturieren:
* Erläutern Sie die Ziele, die Vorteile und das Konzept eines unternehmensinternen PM-Handbuchs.
* Erfassen und diskutieren Sie die bisherigen Verfahrensweisen. Analysieren Sie, welche sich bewährt haben und wo noch Defizite bestehen.
* Erarbeiten Sie gemeinsam Vorschläge wie bisherige Verfahrensabläufe bei der Projektarbeit zu verbessern und zu optimieren sind. Am besten orientieren Sie sich bei im zeitlichen Vorgehen am Gliederungskonzept, das Sie schon vorbereitet haben.
* Klären Sie im Meeting auch die Rahmenbedingungen, etwa: Wie soll das PM-Handbuch in Zukunft genutzt werden? Wie verbindlich sind die Vorgaben? Wie und wann wird es aktualisiert? Wie soll es verteilt werden?

Nicht alles wird im Meeting erarbeitet werden können. Folgeaufgaben werden an Verantwortliche delegiert.

Schritt 4: So erarbeiten Sie das Handbuch

Als Projektleiter für das PM-Handbuch sollten Sie auch das Schreiben des Handbuchs übernehmen. Dazu machen Sie sich während des Workshops Notizen, etwa indem Sie das Protokoll führen. Diese überarbeiten Sie jetzt, fügen bewährte vorhandene Vorlagen ein, werten weitere unternehmensinterne und -externe Unterlagen aus und arbeiten diese ein.

Denken Sie daran, dass kein Lehrbuch von mehreren hundert Seiten entstehen soll. Beschränken Sie sich auf die wichtigen Zusammenhänge, die Mindestvorgaben und -regeln. Beim Layout achten Sie darauf, dass es sich um ein Arbeitsbuch handelt. Wichtig dabei sind eine klare Gliederung und eine gute Übersichtlichkeit. Sie sollten die Seiten großzügig gestalten, so dass die Nutzer Anmerkungen am Seitenrand machen können.

Das Handbuch wird nun in der entsprechenden Anzahl ausgedruckt und in Aktenordner kapitelweise in das eingelegte Register eingeordnet. Dies hat den Vorteil, dass die Seiten im Falle von notwendigen Aktualisierungen ausgetauscht werden können. Vermerken Sie auf den Seiten das Druckdatum, so vermeiden Sie, dass die Nutzer mit den verschiedenen Versionen durcheinander kommen. Alternativ, oder ergänzend, können Sie das Dokument über das Intranet zur Verfügung stellen. So hat jeder Zugriff auf die aktuelle Fassung.

Im Verlauf der Arbeiten werden vermutlich weitere Workshops oder Meetings notwendig. Dazu erarbeiten Sie eine lesbare Fassung und verteilen diese rechtzeitig vorher an die Teilnehmer. Erbitten Sie Feedbacks in Form von Ergänzungs- und Änderungsvorschlägen. So werden Sie Ihr Handbuch weiter verfeinern und ergänzen.

Bernd Berger, Projektleiter bei der Hebetechnik GmbH, ergriff die Initiative. Anfang Juli brachte er den Vorschlag zur Einführung eines PM-Handbuchs dem Geschäftsführer, Herrn Leitner vor. Dieser war leicht davon zu überzeugen, dass da Handlungsbedarf bestand, war ihm doch selbst schon aufgefallen, dass es bei der Projektabwicklung erhebliche Defizite gab. Daraufhin fiel die Entscheidung, ein PM-Handbuch zu entwickeln. Herr Berger übernahm die Projektleitung. Um ihn mit dieser Zusatzaufgabe nicht zu sehr belasten, und professionelles Projektmanagement Know-how dazu zu holen, wurde ein externer PM-Berater, Herr Logmann, eingeschaltet. Dieser hatte bereits in anderen Betrieben Projekte zu Einführung von Projektmanagement durchgeführt. Herr Logmann übernahm die Vorbereitung der Workshops, die Strukturierung und Planung und die schriftliche Fassung des Handbuchs.

Im Projektteam war aus jeder Abteilung mit einem Mitarbeiter vertreten. Mit von der Partie waren auch die Personalabteilung und die Betriebsorganisation. Der Startup-Workshop fand Anfang September statt, dessen Ergebnisse Herr Berger gemeinsam mit Herrn Logmann in eine schriftliche Form brachten. Herr Logmann übernahm die Endredaktion und sorgte für den Druck der benötigten Zahl an Exemplaren. Am 1.12. wurde das PM-Handbuch im Rahmen einer Kick-Off-Veranstaltung für alle Abteilungen offiziell eingeführt.

Im Rückblick stellen sich die wichtigen Ereignisse im Projektverlauf wie folgt dar

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Schritt 5: So führen Sie das PM-Handbuch unternehmensweit ein

Wenn das PM-Handbuch fertig vorliegt, kann es im Unternehmen eingeführt werden. Dazu müssen auch diejenigen unterrichtet werden, die nicht am PM-Projekt unmittelbar beteiligt waren. Dazu eignet sich eine Veranstaltung zum unternehmensweiten Kick-off, zur der alle betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen eingeladen werden. Alternativ können auch Meetings in den einzelnen Abteilungen gemacht werden. Es kann auch notwendig werden, die Einführung durch Schulungen zu unterstützen.


Schritt 6: Das Handbuch weiter optimieren

Nach seiner Einführung werden Sie darauf zu achten haben, dass tatsächlich alle Projektmitarbeiter das PM-Handbuch anwenden. Auch sollten Sie gezielt nach Möglichkeiten Ausschau halten, wie es weiter verbessert werden kann. Überprüfen Sie daher nach einer gewissen Zeit (z.B. einem halben Jahr) durch eine Befragung, wie die im Handbuch festgelegten Verfahren verbessert werden sollten. Ermutigen Sie zu solchen Verbesserungsvorschlägen.

Sollten Sie nach einiger Zeit feststellen, dass das PM-Handbuch von den Mitarbeitern nicht oder nur kaum noch benutzt wird, muss das nicht heißen, dass es seinen Zweck nicht erfüllt. Das Gegenteil kann der Fall sein: Die Projektmitarbeiter haben die Anleitungen und Verfahren des PM-Handbuchs soweit verinnerlicht, dass sie nicht mehr nachschlagen müssen!

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