Implementierung eines funktionierenden Claim-Managements – auch bei kleinen Projekten

Implementierung eines funktionierenden Claim-Managements – auch bei kleinen Projekten

Die Frage, ob ein Claim- Management – also die systematische Handhabung von Nachforderungen bei Vertragsabweichungen oder Störungen in Ihrem Projekt – nur ein Instrument für die „Großen“ ist, lässt sich leicht beantworten, wenn Sie bedenken, dass Sie in diesem Bereich erhebliche Geldbeträge erzielen bzw. abwehren können. Während Sie im Bereich kleiner, d. h. überschaubarer Projekte oder Anlagen zusätzliche Erträge von ca. 7 bis 15 % erzielen können, können bei größeren Projekten zusätzliche Wertschöpfungen aus Änderungsaufträgen 15 bis 25 % des ursprünglich beauftragten Wertes ausmachen. Allein durch die erfolgreiche Abweisung einer Vertragsstrafe können Sie schon einen entsprechenden Erfolg für sich verbuchen. Bereits bei kleinen Projekten sind Vertragsstrafen von mindestens 5 % keine Seltenheit mehr. Bei großen Projekten können Vertragsstrafen sogar bis zu 25 % des Auftragwerts betragen.

Um die Möglichkeiten, die Ihnen das Claim-Management bietet, möglichst optimal nutzen zu können, sollten Sie die Ablaufstrukturen Ihres Unternehmens bei der Implementierung berücksichtigen. Am besten können Sie die Ansatzpunkte für ein Claim-Management anhand bereits laufender Projekte ermitteln. Auf diese Art können Sie feststellen, wie ein Claim-Management in Ihrer Ablauforganisation in der Praxis funktioniert, auf welche Punkte Sie besonders zu achten haben und wie Sie die identifizierten Claims einfordern können. Eine Implementierung könnte wie folgt verwirklicht werden:

# Bilden Sie ein Projektteam „Claim-Management“ mit klaren Projektzielen und Aufgaben und ermitteln Sie:
– Status der aktuellen Ablaufstruktur im Vertragswesen und in der Bearbeitung von Nachträgen
– Chancen, Möglichkeiten und Potenziale für alternative Claim-Management-Strukturen
– Kosten-Nutzen-Analyse
# Treffen Sie eine Entscheidung über das weitere Vorgehen unter Berücksichtigung der Ergebnisse aus Punkt 1.
# Erarbeitung einer Claim-Management-Organisation mit Umsetzungsvorschlägen
# Entscheiden Sie, welcher Vorschlag umgesetzt wird.
# Umsetzung der Claim-Management-Organisation: Zuständigkeiten, Rechte, Pflichten, Verantwortung, Auswahl der Arbeitsmittel, Erstellung benötigter Nachweisformulare, Checklisten usw. … Alles muss in enger Abstimmung mit dem Projektteam stattfinden.

Wichtig ist, dass Sie allen Ihren Mitarbeitern ein Bewusstsein dafür vermitteln, was Claims sind, wie sich diese möglichst im Vorfeld vermeiden lassen und wie bereits entstandene Claims zu bearbeiten sind. Je nach Ertrag können Sie idealerweise dann auch Claim-Erfolge durch ein Prämiensystem unterstützen. Ohne ein systematisches Claim-Management verschenken Sie letztendlich fahrlässig Geld.

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