Erfolgreiche Projektkommunikation durch Klarheit und Transparenz

Projekt, Kommunikation, Informationsinstanz

Häufig kommen Projekte in Schwierigkeiten, weil die Kommunikation nicht stimmt. Wenn Sie in der Verantwortung eines Projektleiters stehen, gehört es daher zu Ihren zentralen Aufgaben, den Fluss an Informationen sowohl innerhalb des Projektteams als auch mit allen anderen Beteiligten in die richtigen Kanäle zu bringen. In Ihrer Rolle als Projektleiter und Führungskraft sind Sie die zentrale Kommunikations- und Informationsinstanz, sowohl nach innen wie nach außen. Während Sie fehlendes Know-how bei Bedarf hinzukaufen können und eine Methode kurzfristig nachschulen können, gefährdet eine schlechte oder gar fehlende Kommunikation das gesamte Projekt.


Interne und externe Projektkommunikation

Projektmitglieder möchten Bescheid wissen und in Entscheidungsprozesse eingebunden sein. Das gibt ihnen Sicherheit. Sie fühlen sich nicht überrumpelt, wenn sie wissen, dass sie über die wichtigen Dinge ordnungsgemäß informiert werden. Fehlt diese Sicherheit, sinken Motivation und Stimmung, Fehler treten auf. Kurz: Die Arbeit stagniert. Genauso wichtig ist auch die offene Kommunikation nach außen. Ihr Auftraggeber wird über kurz oder lang einen Fehler oder einen Zeitverzug bemerken. Ihr Auftraggeber benötigt den tatsächlichen Projektstand, auch weil er seinerseits oft Verpflichtungen gegenüber anderen hat. Wenn er vom Geschehen aktuell in Kenntnis gesetzt wird, fühlt er sich nicht hintergangen und kann seinerseits sicher kommunizieren. Der Effekt: Sein Vertrauen Ihnen gegenüber wächst, wodurch die Zusammenarbeit für alle leichter wird. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Kommunikation in Ihrem Projekt immer aktiv gestalten und auftretende Störungen möglichst sofort beseitigen.

Als Projektleiter haben Sie die Aufgabe, sich sowohl um die projektinterne als auch um die projektexterne Kommunikation zu kümmern:
Projektinterne Kommunikation: Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter in Ihrem Team die notwendigen Informationen haben. Dazu organisieren Sie regelmäßige Teambesprechungen, führen bei Bedarf mit Ihren Mitarbeitern individuelle Gespräche und stellen Protokolle sowie Berichte allen Teammitgliedern zur Verfügung. Projektexterne Kommunikation: Sorgen Sie für eine regelmäßige und vollständige Information der Auftraggeber und anderen Projektbeteiligten. Präsentieren Sie Ihrem Auftraggeber die Zwischenstände Ihres Projekts und halten Sie die beteiligten Abteilungen in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden.

Sowohl die interne wie auch die externe Kommunikation sind wichtig. Denn was nützt Ihnen ein Projekt mit perfekter interner Kommunikation, wenn das Ergebnis von Ihrem Kunden nicht akzeptiert wird? Und umgekehrt: Was haben Sie von einer guten Kommunikation mit Ihren Partnern, wenn Ihr Projektteam heillos zerstritten ist?


Nutzen Sie alle 3 Kommunikationsarten

Sie können schriftlich kommunizieren, telefonieren und das persönliche Gespräch wählen. Jede dieser Kommunikationsarten bringt ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich. Daher sollten Sie abwägen, welche Kommunikationsart und in welcher Kombination Sie diese für einen bestimmten Kommunikationszweck einsetzen.

Schriftliche Kommunikation

*Vorteile:*

* Sie können eine Nachricht an praktisch beliebig viele Empfänger schicken.
* Sie dokumentieren gleichzeitig, was Sie wann an wen kommuniziert haben.
* Diese Kommunikationsart, die ja heute meist per E-Mail stattfindet, ist sehr kostengünstig.
* Sie können Ihre Nachricht jederzeit senden, da der Empfänger diese auch zeitversetzt zur Kenntnis nehmen kann.

*Nachteile:*

* Eine E-Mail wirkt unter Umständen eher unpersönlich.
* Sie haben keine Kontrolle darüber, wer Ihre Nachricht liest.
* Sie können keine direkten Rückfragen zu Ihrer Nachricht beantworten.
* Ihre Nachricht kann in der sonstigen Nachrichtenflut untergehen.
* Sie können nicht sicher sein, ob Ihre Nachricht beim Empfänger ankommt.

Telefonieren

*Vorteile:*

* Sie können Rückfragen sofort klären.
* Sie sind sicher, dass Ihre Nachricht angekommen ist.
* Telefonieren ist kostengünstig.

*Nachteile:*

* Sie haben keinen direkten Augenkontakt mit Ihrem Gesprächspartner.
* Telefonkonferenzen leiden oft unter schlechter Tonqualität und sind anfällig für externe Störungen

Das persönliche Gespräch

*Vorteile:*

* Sie sehen und hören Ihren Gesprächspartner unmittelbar und können so seine Reaktionen beobachten.
* Sie können Nachfragen direkt beantworten.
* Sie haben die volle Aufmerksamkeit Ihrer Gesprächspartner.

*Nachteile:*

* Ein persönliches Gespräch ist zeitaufwändig.
* Sie müssen manchmal länger auf einen Gesprächstermin warten.
* Sie müssen Besprechungen, insbesondere in größerer Runde, gut vorbereiten und moderieren.
* Durch eventuelle Reisekosten kann eine Besprechung teuer werden.

Für die meisten Situationen werden Sie eine Mischung der Kommunikationsarten nutzen. Eine Besprechung sollten Sie mit einer schriftlichen Agenda, also einer Tagesordnung, und einer Einladung sowie mit einem Protokoll unterstützen. Setzen Sie die Kommunikationsarten so ein, dass Sie die optimale Balance zwischen Qualität und Effizienz erreichen. Beispielsweise muss der Urlaubsplan nicht in einem persönlichen Gespräch vorgetragen werden. Anderseits sollten Sie für ein kritisches Feedback nach Möglichkeit das persönliche Gespräch wählen.


Kommunikation auf der Sach- und der Beziehungsebene

Kommunikation erfolgt immer gleichzeitig auf 2 Ebenen: auf der Sachebene und auf der Beziehungsebene:
Auf der Sach- oder Inhaltsebene sprechen Sie über Sachen, Projekte, Termine und Leistungsziele. Kurz: über Fakten. Die Beziehungsebene ist geprägt durch die Art und Weise, wie miteinander gesprochen wird. Auf dieser Ebene spielen Emotionen, Erwartungen, Ängste, Sympathien und Antipathien eine große Rolle.

Oftmals hilft es der sachlichen Verständigung, wenn Sie gezielt die Beziehungsebene ansprechen. Erkundigen Sie sich auch einmal nach dem Befinden Ihres Gegenübers. Bei einem Telefonat fragen Sie Ihren Gesprächspartner, ob er gerade Zeit hat und ob ihm der Anruf gerade gelegen kommt. Zeigen Sie Ihr persönliches Interesse an Ihrem Gesprächspartner.

Ihre Gesprächspartner nehmen die Beziehungsebene vor allem über Ihre Wortwahl, Ihren Tonfall, Ihre Gestik und Ihre Mimik wahr. Erfolgreiche Kommunikation hängt nicht nur davon ab, was Sie sagen, sondern auch ganz entscheidend davon, wie Sie es sagen. Bis zu 80 % der Wirkung Ihrer Nachricht erreichen Sie über die Art und Weise, wie Sie die Nachricht über die Beziehungsebene vermitteln. Nur circa 20 % der Wirkung erzielen Sie über den eigentlichen Inhalt und die Sachebene. Je „heikler“ ein Thema wahrgenommen wird, desto stärker sollten Sie auf die Beziehungsebene achten.

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