Endlich wirklich effiziente Teambesprechungen: Setzen Sie auf gezielte Vor- und Nachbereitung

effiziente Teambesprechung, Vorbereitung, Nachbereitung

So kommen Sie schneller zum Ergebnis

Die Marktentwicklung für den Energiesektor ist ins Stocken geraten. Keiner weiß mehr genau, was der aktuelle Stand ist. Es müssten mal wieder alle Be-
teiligten an einen Tisch. Aber allein der Gedanke daran schreckt Sie: Schließlich werden Sie dafür bezahlt, Abschlüsse zu machen und Kunden zu akquirieren. Deshalb versuchen Sie, interne Besprechungen auf ein Minimum zu beschränken. Auch Ihre Kollegen aus den Abteilungen Produktion oder Entwicklung reagieren gereizt auf jede Einladung zur Besprechung: Sie kommen zu spät und lamentieren dann lang und breit. So werden aus den geplanten 45 Minuten im Hand-
umdrehen 2 Stunden. Beim nächsten Mal wird alles anders. Mit ein bisschen Energie und Zeit in der Vorbereitung können Sie in der kommenden Besprechung schneller Ergebnisse erzielen.

Bestehen Sie auf Pünktlichkeit

Wenn 5 Vertriebsmitarbeiter eine Viertelstunde nutzlos herumsitzen, weil sie auf eine eingeladene Person warten, kostet das Ihr Unternehmen schnell mehrere hundert Euros. Beginnen Sie daher absolut pünktlich. In der Regel entsteht ein Lerneffekt und alle anderen Teilnehmer kommen in Zukunft pünktlich. Bei notorisch unpünktlichen Kollegen hat sich eine Besprechungskasse bewährt. Oder Sie vereinbaren, dass der Letzte Protokoll führen muss. Egal, welche Maßnahmen Sie ergreifen, machen Sie allen Teilnehmern klar, dass Sie es mit Ihren Zeitangaben ernst meinen.

Wechseln Sie die Besprechungsleitung

Nicht immer müssen Sie als Vertriebsleiter die Sitzung vorbereiten und auch noch moderieren. Lassen Sie jede Woche einen anderen Mitarbeiter diese Aufgabe wahrnehmen. Dadurch lernt jeder dazu und die Treffen sind durch den persönlichen Stil abwechslungsreicher.

Tipps gegen das „Verzetteln“

Die meiste Zeit geht in Besprechungen verloren, wenn die Teilnehmer sich in Detaildiskussionen verlieren. Am Ende gehen alle auseinander ohne klare Festlegungen für die Zukunft. Um das zu vermeiden, erstellen Sie eine Aufgabenliste, die Sie mit dem Protokoll verschicken. Sie brauchen außerdem den Mut, Teilnehmer zu entlarven, die nur provozieren und destruktive Beiträge liefern. Filtern Sie die Kernaussagen heraus und halten Sie diese im Protokoll fest. Im Konfliktfall sprechen Sie lieber persönlich mit dem Mitarbeiter.

So schnüren Sie effiziente Arbeitspakete

Der Maßnahmenplan am Ende einer Besprechung ist die wichtigste Aufgabe des Leiters. Erstellen Sie eine Vorlage so einfach und über-
sichtlich wie möglich, beispielsweise mit den Tabellenspalten: „wer“, „macht was“, „bis wann“ und „besondere Hinweise“. Als Moderator der Besprechung verschicken Sie diesen Plan so schnell wie möglich an alle Beteiligten. Nach dem Spiel ist vor dem Spiel: Setzen Sie das nächste Treffen erst an, wenn alle Teilnehmer ihre Aufgaben gelöst haben. Wenn einzelne Stichtage nicht eingehalten werden, erinnern Sie rechtzeitig freundlich an die vereinbarten Termine. Setzen Sie dann eine klare Frist. Weisen Sie daraufhin, welche weiteren Aufgaben sich als Konsequenz verzögern. Zeigen Sie deutlich, dass jeder Einzelne für das Gelingen der Teamaufgabe verantwortlich ist. Diese Nachbereitung spart Ihnen beim nächsten Treffen viel Zeit.

Copyright © 2018 Produktionsportal. Impressum | Datenschutz