Diese Anforderungen muss ein Claim Manager erfüllen

Claim Manager, Anforderungen, CM

Der Claim Manager (CM) ist üblicherweise dem Bereich der kaufmännischen Geschäftsführung oder der operativen Projektleitung zugeordnet. Der von Ihnen eingesetzte CM sorgt schon im Vorfeld dafür, dass Verträge keine unangenehmen Überraschungen zulassen und die Projekte in Ihrer Firma optimal laufen können. Sollte es dennoch zu Nachforderungen, z. B. in Form von Leistungen oder Honoraren, kommen, ist es die Aufgabe eines CM, diese wegzuverhandeln – oder auch gegenüber anderen die eigenen Ansprüche durchzusetzen. Die Vertragspartner werden immer trickreicher, wenn es darum geht, Vorteile aus einem unsauber formulierten Vertrag für sich herauszuschlagen.

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Die Aufgabe eines CM besteht in erster Linie darin, präventiv zu sein. Sobald sich die Gefahr einer Fremdforderung für Ihr Unternehmen abzeichnet, ist entlastendes Material gefragt. Dabei hilft dem CM auch das Reporting. So können Sie Abweichungen im Projektverlauf schnell erkennen und gegebenenfalls noch korrigieren. Die einzelnen Abteilungen sollten kontinuierlich eigene und fremde Forderungen melden. Der CM fügt diese zu einer Top-Ten-Liste zusammen.

Ganz oben rangieren Ansprüche, die für Ihr Unternehmen teuer werden können, bei denen die Zeit drängt und/oder ein gerichtliches Verfahren droht. Mit Hilfe dieses Rankings haben Sie die Möglichkeit, bei einem raschen klärenden Gespräch die Claims auf den Tisch zu bringen und eventuelle Streitigkeiten beiseite zu schaffen. In der Tat häufen sich klärende Gespräche zwischen Lieferanten und Kunden, wenn bei beiden ein entsprechendes Claim-Management durchgeführt wird.

Menschen mit gesteigertem Harmoniebedürfnis sind in diesem Job fehl am Platz. Qualifiziert ist, wer sich nicht nur fachlich auskennt, sondern auch hart und geschickt verhandeln kann. Weiterhin ist Kreativität gefragt, da Ihr CM auch immer einen Ausweg finden und entsprechende Lösungsvorschläge darstellen muss. Noch findet man ein derartig ausgereiftes Claim-Management-System in Firmen eher selten. Viele Unternehmen greifen auf externe Dienstleister zurück. Es entwickelt sich hier ein heißer Beratungsmarkt, zumal es noch nicht genügend spezialisierte Berater gibt. In den meisten Firmen ist das Claim-Management noch ein Buch mit sieben Siegeln. Es gilt als unseriös, weil es die Kunden- und Lieferantenbeziehung stören könnte. Allgemein lautet der Tenor: „Mit dem Thema macht man sich bei Auftragsverhandlungen unbeliebt“ – dabei denkt keiner an den Worst Case, und alle hoffen, dass das Projekt gut durchlaufen wird. Das führt dazu, dass Vertrieb und Techniker Leistungen anpreisen, die in dieser Art und Weise oftmals kaum zu erbringen sind, und Warnungen ignoriert werden.

Komplexe Projektverträge erfordern eine weit reichende Kenntnis der Sachlage. Diese kann bei einem Geschäftsführer, der traditionelle Verträge aushandelt, nicht vorhanden sein. Weder Sie als Chef noch Ihre Juristen vereinen die Kompetenz an der Schnittstelle von juristischer, technischer und kaufmännischer Seite gleichermaßen. Diese fachübergreifende Managementaufgabe übernimmt der CM.

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