Die Projektplanung in 4 Schritten

Die Projektplanung in 4 Schritten

Der Projektauftrag ist geklärt. Nun müssen Sie ermitteln, welche Arbeiten im Einzelnen durchzuführen sind, um das Projektergebnis mit den angegebenen Eigenschaften und Funktionen zu erstellen. Also: Was ist die Projektaufgabe? Welche Einzelarbeiten sind durchzuführen? Dazu nutzen Sie das Instrument des Projektstrukturplans.


Schritt 1: Erarbeiten Sie einen Projektstrukturplan (PSP)

Mit dem PSP strukturieren Sie die Gesamtaufgabe des Projektes und ermitteln so sämtliche zur Erreichung des Leistungsziels durchzuführenden Arbeitspakete (AP). Der Projektstrukturplan ist die Grundlage für alle weiteren Planungsschritte. Als Projektleiter können Sie den Projektstrukturplan allein an Ihrem Schreibtisch erarbeiten. Viel besser ist es jedoch, wenn Sie andere projekterfahrene Mitarbeiter dazuholen. Sollte zu diesem Zeitpunkt bereits das Projektteam zusammengestellt sein, sollten Sie diese Planungsaufgabe gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern im Rahmen einer Planungssitzung angehen.

Übersicht: Projektstrukturplan

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Je umfangreicher das gewünschte Projektergebnis (Zahl der Funktionen und Komponenten sowie ihrer jeweiligen Qualität), desto größer ist auch die Projektaufgabe, das heißt der Umfang und die Zahl der durchzuführenden Arbeiten. Prüfen Sie zum Schluss gemeinsam mit Ihrem Team: Haben wir wirklich alle notwendigen Arbeiten erfasst? Haben wir auch an Aktivitäten wie Berichte, Präsentationen, Genehmigungen usw. gedacht?

Machen Sie den Projektstrukturplan nicht zu detailliert Im Prinzip können Sie die Arbeitspakete immer weiter aufgliedern. Der Nachteil: Sie bekommen zu viele Arbeitspakete und die Projektstruktur wird unübersichtlich. Andererseits sollte ein Projektstrukturplan für ein größeres Projekt nicht nur aus 5 Arbeitspaketen bestehen. Das wäre zu grob. Sie müssen also für jedes Projekt das richtige Maß finden.

Schritt 2: Planen Sie den Ablauf und die Termine

Sie kennen nun die Arbeitspakete mit ihren Ergebnissen und ihren Aufgaben. Sie wissen aber noch nicht, in welcher Reihenfolge die Arbeitspakete am besten abzuarbeiten sind. Dazu nutzen Sie die Ablauf- und die Terminplanung.

Bei Projekten, die Sie in ähnlicher Form schon früher abgewickelt haben, wird Ihnen das wenig Probleme machen. Bei Projekten mit hohem Neuigkeitsgrad dagegen ist es schwieriger, den zeitlich-logischen Ablauf zu erkennen. Manche Arbeitspakete können erst dann begonnen werden, wenn andere abgeschlossen sind. Manche Arbeitspakete können nur nacheinander, andere parallel bearbeitet werden. Wichtig ist das insofern, da Sie bei einer parallelen Bearbeitung von Arbeitspakten die Projektdauer verkürzen können, sofern Sie die benötigten Ressourcen zur Verfügung haben. Ein gängiges und sehr anschauliches Instrument für die Terminplanung ist das Balkendiagramm. Die Abhängigkeit der Vorgänge von anderen Vorgängen können Sie durch Pfeile deutlich machen, so wie das im nachfolgenden Beispiel gemacht ist.

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Sie haben damit die Arbeitspakete Ihres Projektes terminlich festgelegt. Sie können nun in die einzelnen Arbeitspaketbeschreibungen eintragen, wann die Arbeitspakete begonnen und wann sie beendet werden sollen. Ein Bespiel dazu ist nachfolgend dargestellt.

*Beispiel:* Arbeitspaketbeschreibung

Projekt: Produktionssteuerung für Fa. Mobiotech
Arbeitspaket: Schaltschrank
Arbeitspaketverantwortlicher:

Manfred Sinkler

Aufgabenstellung:

Konstruktion und Bau Schaltschrank

Zu erarbeitende Ergebnisse:

Fertigstellung des funktionsfähigen Schaltschranks

Benötigte Ressourcen:

Werkstatt mit 2 Mitarbeitern

Kosten/Budget:

12.000 €

Termine:

Start: 15.10.2008                         Ende: 05.11.2008

Rahmenbedingungen:

unbedingt mit Elektrik abstimmen

Auftraggeber/Projektleiter:

 

Michael Maus

Arbeitspaketverantwortlicher:

 

Manfred Sinkler

Schritt 3: Ressourcen und Kapazitäten analysieren

Projektplanung ist relativ einfach, wenn reichlich Ressourcen zur Verfügung stehen. Leider werden Sie diese Situation nur selten antreffen.

Deshalb müssen Sie nicht nur ermitteln, von welcher Ressource Sie wie viel benötigen. Sie müssen auch sicherstellen, dass die benötigten Mitarbeiter und andere Ressourcen (Räume, Maschinen, Fahrzeuge etc.) für die geplanten Zeiträume auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Das heißt: Sie stimmen den Ressourceneinsatz mit den vorhandenen Kapazitäten ab. Engpässe treten meist bei der Personalplanung auf. Dazu ermitteln Sie zuerst den Bedarf an Mitarbeitertagen oder stunden einer bestimmten Qualifikation (zum Beispiel Entwicklungsingenieure, Techniker, Mechaniker, Sekretariat). Sodann berücksichtigen Sie Urlaubs- und Feiertage, Betriebsferien und andere absehbaren Ausfalltage. Denken Sie auch daran, dass Ihre Mitarbeiter oft noch andere Aufgaben haben und somit nicht mit ihrer gesamten Arbeitszeit für das Projekt zur Verfügung stehen. Sollten Sie dabei feststellen, dass Mitarbeiter zu den ursprünglich geplanten Einsatzzeiten nicht zur Verfügung stehen, müssen Sie Ihren Terminplan entsprechend ändern.


Schritt 4: Projektkosten und Budget festlegen

Auf Basis der Ressourcenplanung ermitteln Sie die Projektkosten, die sich in die Kostenarten Personal-, Material-, Betriebsmittelkosten und sonstige Kosten einteilen lassen. Die Personalkosten sind bei den meisten Projekten der größte Posten. Sie werden üblicherweise anhand von Stunden- oder Tagessätzen errechnet. Für den Einsatz der Betriebsmittel verwenden Sie die entsprechenden Maschinenkostensätze. Für Materialien und Zukaufteile werden Ihnen meist die Preise bekannt sein beziehungsweise sie können erfragt werden. Für den Bezug interner Leistungen existieren Verrechnungspreise. Durch Addition dieser Zahlen ermitteln Sie die Budgetsumme. Zum Schluss der Planung machen Sie einen letzten Check, ob das Budget mit dem veranschlagten Kostenziel und der vereinbarten Auftragssumme vereinbar ist.


Checkliste: Ist das Projekt gut geplant?

1. Die Projektziele sind hinsichtlich Leistungsergebnis, Kosten und Termin beschrieben.  
2. Es liegt ein Pflichtenheft vor.  
3. Der Übergabetermin und der Auftragspreis wurden mit dem Auftraggeber einvernehmlich vereinbart.  
4. Projektstart- und Projektendtermin sind klar terminiert.  
5. Sie haben das Projekt detailliert durchgeplant (Projektstrukturplan, Termine, Ressourcen, Kosten).  
6. Das Projekt ist bezüglich der Gesamtkosten budgetiert.  
7. Die Arbeitspakete sind definiert und den jeweils Verantwortlichen zugeteilt.  
8. Es liegt eine Mitarbeiterliste vor.  
9. Projektleitung, Auftraggeber, Projektmitarbeiter und externe Experten sind benannt.  
10. Die Zusammenarbeit mit dem Kunden während der Durchführung ist klar geregelt.  
Planen Sie sorgfältig

Widerstehen Sie der Versuchung, das Projekt mit zu großer Eile anzugehen. Machen Sie Ihre Planung sorgfältig und verwenden Sie dafür ausreichend Zeit. Denn wenn das Projekt in der Durchführung auf Grund von Planungsfehlern ins Stocken gerät, wird das viel Zeit und Geld kosten.

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