Der Projektauftrag definiert das Projektergebnis

Der Projektauftrag definiert das Projektergebnis

Mit dem formalen Projektauftrag sichern Sie Ihre Position als Projektleiter gegenüber Ihrem Vorgesetzten und gegenüber dem Kunden ab. Gleichzeitig ist der Projektauftrag die Basis für alle weiteren Projektarbeiten. Achten Sie darauf, dass der Projektauftrag schriftlich festgelegt wird. Speichern Sie das ursprüngliche Dokument. Änderungen und Ergänzungen nehmen Sie so vor, dass die Historie nachvollziehbar bleibt.

Die Bezeichnung für einen Projektauftrag variiert von Branche zu Branche und von Projekt zu Projekt: Er wird auch als Lastenheft, Anforderungsdokument, Spezifikation oder Zieldefinition bezeichnet. Gemeint ist immer ein Dokument, das beschreibt, wofür der Auftraggeber sein Geld ausgeben will und was er für sich davon genau erwartet. Nehmen Sie sich Zeit für die Überprüfung und gegebenenfalls für die Vervollständigung des Projektauftrags, bevor Sie mit der Detailplanung und Realisierung beginnen. Achten Sie dabei besonders auf eine vollständige und widerspruchsfreie Formulierung der Projektziele.

So überprüfen Sie die Zielsetzung beziehungsweise die Formulierung eines Projektergebnisses:

# Ist das Ziel spezifisch und genau formuliert? Statt „Aufbau einer Absauganlage“ formulieren Sie: „Konstruktion, Realisierung und Aufbau einer Absauganlage für Leiterplattenbeschichtung für die Fa. B-Coat“.
# Ist das Ziel überprüfbar? Führen Sie objektive Tatbestände (zum Beispiel „Abnahme durch TÜV-Gutachter“) oder Anforderungen an (zum Beispiel „Die Anlage muss den für 2009 angekündigten Emissionsvorschriften genügen“).
# Ist das Ziel realistisch, das heißt mit den zur Verfügung stehenden Mitteln, zu erreichen?
# Ist im Projektauftrag ein Termin genannt, bis zu dem das Projekt abgeschlossen sein muss?

Der wichtigste Ansprechpartner zu Beginn des Projekts ist Ihr Kunde. Mit ihm zusammen müssen Sie ausführlich klären, welche Erwartungen er an das Ergebnis Ihrer Arbeit knüpft und welches Problem es zu lösen gilt. Tauschen Sie sich zu Projektbeginn mit Ihren Abteilungskollegen und Teammitarbeitern aus. Die Mühe und die Zeit, die Sie in die Formulierung des Projektauftrags investieren, wird Ihnen während der Durchführung viele Stunden an Mehrarbeit ersparen.

Gliederung: Projektauftrag

In der Praxis haben sich folgende Gliederungspunkte für die Formulierung eines Projektauftrags bewährt:

# Name des Projekts
# Projektleiter
# Auftraggeber
# Auslöser für das Projekt (Problembeschreibung)
# Ziele und erwarteter Nutzen für den Kunden
# Leistungsbeschreibung (als Anforderungen oder schon als ausführliche technische Spezifikationen)
# Wunschtermin
# Verfügbares Budget
# Verfügbare Ressourcen in Ihrem Hause
# Technische Randbedingungen
# Rechtliche Rahmenbedingungen
# Projektorganisation
# Projektbeteiligte inklusive Kontaktdaten

Überprüfen Sie den Projektauftrag auf Vollständigkeit und logische Klarheit. Wenn Sie oder Ihr Team die Aufgabenstellung nicht klar nachvollziehen können, fragen Sie beim Auftraggeber nach. Füllen Sie Lücken in den Spezifikationen nicht mit eigenen Vermutungen. Lassen Sie sich zum Schluss den Projektauftrag vom Auftraggeber bestätigen und legen Sie ihn dann an einer zentral erreichbaren Stelle ab (elektronisch und auch als Ausdruck).

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