Der Konflikt zwischen Projekt und Linie: Wie Sie ihm vorbeugen

Der Konflikt zwischen Projekt und Linie: Wie Sie ihm vorbeugen

Als Projektleiter führen Sie Ihr Projekt außerhalb der üblichen Linienstruktur und damit außerhalb der eingespielten Kommunikations- und Kooperationswege durch. Deshalb stoßen Sie häufig an strukturelle Schranken: Die notwendige Zuarbeit und Unterstützung durch die Mitarbeiter und Führungskräfte der Abteilungen findet nicht statt. Und Sie erleben, dass Ihr Projekt als wenig wichtig und in erster Linie nur als Störung betrachtet wird. Es kommt häufig zum klassischen Konflikt zwischen Projekt und Linie:

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Für Sie kann dies in der Praxis zu einer Reihe von Problemen führen:

* Als Projektleiter brauchen Sie Ressourcen, die Ihre Führungskollegen nur ungern hergeben wollen. Sie bekommen die benötigten Mittel nicht rechtzeitig zur Verfügung gestellt. Insbesondere kann es zu einem Personalengpass im Projekt kommen.
* Ihre Ziel- und Terminvorgaben werden von den Abteilungen ignoriert.
* Sie sind abhängig von Entscheidungen in den Abteilungen. Doch diese kommen nicht rechtzeitig.
* Sie werden als Projektleiter bei Meetings nicht hinzugezogen, obwohl über Ihr Projekt gesprochen wird.
* Sie und Ihr Team werden über projektrelevante Sachinhalte und Entscheidungen nicht informiert.
* Ihre Entscheidungen werden von der Linie nicht respektiert.

Die Problematik der fehlenden Kooperation zwischen Projekt und Linie ist bei Theoretikern und Praktikern des Projektmanagements seit langer Zeit bekannt.

In ihrer Doktorarbeit von 2006 befragte Sandra Dierig 15 Projektteams nach den wesentlichen Hindernissen und Problemen bei der Projektarbeit. In 14 der Projekte lag das Hauptproblem in der fehlenden Kooperation zwischen dem Projekt und der Linienorganisation des Unternehmens. Kein anderes Thema wurde von den Projektteams derart negativ bewertet. Es wurde darüber geklagt, dass Entscheidungen nicht rechtzeitig gefällt, Mittel nicht zur Verfügung und Projekte bei Engpässen gegenüber der Linienarbeit nach hinten gestellt wurden. Interessanterweise tauchten diese Probleme auch in Unternehmen auf, die ihre Umsätze vor allem im Projektgeschäft erzielten. Auch dort galt intern der Leitsatz: „Tagesgeschäft geht vor Projektarbeit“.

Doppelunterstellung der Mitarbeiter

Als Projektleiter haben Sie meist das Handicap, dass Sie gegenüber den Projektmitarbeitern nur ein eingeschränktes Weisungsrecht haben. Wenn es darum geht, ob der Mitarbeiter für das Projekt oder für seine Abteilung arbeitet, werden Sie in der Regel die schlechteren Karten haben. Der Projektmitarbeiter wird sich an den Vorgaben seines Linienvorgesetzten orientieren müssen. Im Konfliktfall sitzt der Linienverantwortliche am längeren Hebel.


Vorsicht: Projekte dienen oft als Auffangbecken für schwierige Aufgaben

Abteilungsleiter tendieren dazu, besonders schwierige Aufgaben an Projekte zu delegieren. Dahinter steht die Angst, sich daran die Finger zu verbrennen. Aber anstatt das Projekt zu unterstützen, formulieren sie anschließend unrealistisch hohe Erwartungen. Manchmal mögen sie sogar hoffen, dass das Projekt scheitert – denn sie selbst haben es ja nicht geschafft. Also Vorsicht: Wenn Sie erkennen, dass das Projekt zur Auslagerung einer unangenehmen Aufgabe dient, sollten Sie zweimal darüber nachdenken, ob Sie dafür die Funktion des Projektleiters übernehmen wollen.


Herrscht in Ihrem Unternehmen eine projektunfreundliche Unternehmenskultur?

Die Praxis zeigt: Wenn in Ihrem Unternehmen eine projektunfreundliche Unternehmenskultur herrscht, wird Ihr Projekt nur ein geringes Ansehen haben und ihm wird nur eine geringe Bedeutung zugemessen. Eventuell bekommen Sie nur unzureichend qualifizierte Mitarbeiter zugeteilt, die ihre Aufgabe als Bestrafung empfinden und entsprechend unmotiviert arbeiten. Förderlich dagegen ist eine projektfreundliche Unternehmenskultur.

Checkliste: Wie projektfreundlich geht es in Ihrem Unternehmen zu?
  Ja Nein
Projekte erfahren aktive Unterstützung durch die Geschäftsführung    
Unseren Führungskräften ist die Notwendigkeit und Bedeutung der Projektarbeit klar    
Projekte bekommen die Ressourcen zugeteilt, die sie für ihre Arbeit benötigen    
Es gibt kaum Konflikte zwischen Projekt und Linie. Und wenn sie auftreten, werden sie harmonisch gelöst    
Es kommt selten vor, dass die Geschäftsführung oder übergeordnete Stellen direkt in die Projektarbeit eingreifen    
In Pausen und beim Mittagessen sitzen Projektmitarbeiter und Linienmitarbeiter gemeinsam am Tisch    
Seitens der Unternehmensführung besteht großes Verständnis für die besonderen Anforderungen der Projektarbeit    

*Auswertung:* Wenn Sie alle der Aussagen mit „Ja“ beantworten konnten, dürften Sie keine Probleme mit der Zusammenarbeit haben. Die Aspekte, die in den „Nein“-Aussagen zum Ausdruck kommen, sollten Sie genauer untersuchen: Was können Sie tun, damit sich in dieser Hinsicht etwas zum Besseren verändert? Auf jeden Fall sollten Sie das Ihnen Mögliche tun, damit in Ihrem Unternehmen ein Bewusstsein für die Bedeutung der Projektarbeit entsteht und klassisches „Abteilungsdenken“ überwunden wird.


Dem Konflikt vorbeugen und die Projektarbeit erleichtern. So geht´s

Es gibt kein Patentrezept, um den Konflikt zwischen Projekt und Linie komplett zu vermeiden. Allerdings können Sie durch eine Reihe von Maßnahmen dafür sorgen, dass Sie Ihr Projekt möglichst reibungslos durchführen können.

* Sorgen Sie dafür, dass Sie in Ihrer Funktion als Projektleiter von den Linienabteilungen und der Geschäftsführung akzeptiert werden.
* Pflegen Sie freundschaftlich-kollegiale Beziehungen. Wer Sie persönlich mag, lässt Sie auch als Projektleiter nicht im Stich.
* Halten Sie die Geschäftsführung über den Projektverlauf informiert. Notfalls sollten Sie die Geschäftsleitung ansprechen, damit Sie aus den Abteilungen die Mitarbeiter bekommen, die Sie für die Projektaufgaben benötigen.
* Verlangen Sie, dass Unternehmensleitung, Auftraggeber oder Steuerungsgremium offensiv bei Projektpräsentationen auf Ihrer Seite stehen.
* Für die Linienchefs bedeutet es lästigen Aufwand, Personal und Ressourcen für Sie freizuschaufeln. Vereinbaren Sie gleich in der Vorbereitungsphase mit den beteiligten Abteilungen klare Regeln der Kooperation.
* Für Linienchefs ist schwer abzuschätzen, wann Sie etwas brauchen und warum Sie manchmal vereinbarte Termine ändern müssen. Stimmen Sie deshalb den Mitarbeitereinsatz mit ihnen frühzeitig ab.
* Informieren Sie offen und kontinuierlich über Ihr Projekt und Ihren Bedarf an Unterstützung. Bedanken Sie sich stets ausdrücklich für geleistete Unterstützung.
* Zeigen Sie sich kompromissbereit in Verhandlungen mit Ihren Abteilungskollegen. Doch bleiben Sie hart, wenn es um essentielle Projektangelegenheiten geht.
* Sehr positiv wirkt es sich auch aus, wenn Ihre Partner bei erreichten Meilensteinen mitfeiern dürfen. Laden Sie sie ein.

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