Das sind die 3 häufigsten Projektberichte

Projektberichte, Zahlen, Fakten, Daten

Das Projektmanagement kennt Berichte in verschiedenen Formen, die je nach Zielgruppe anders aufgebaut sein müssen. Die in der Praxis wichtigsten Projektberichte sind:

• Der Projekt-Statusbericht ist eine dokumentarische Projektinformation, die in regelmäßigen Abständen erstellt und an einen fest definierten Empfängerkreis verteilt wird.

• Der Projekt-Sonderbericht ist zu erstellen, wenn unerwartete Situationen eintreten, die weitere Entscheidungen und Maßnahmen erfordern.

• Der Projekt-Abschlussbericht wird nach Beendigung aller projektspezifischen Tätigkeiten angefertigt.

Der Projekt-Statusbericht

Der Projekt-Statusbericht wird in regelmäßigen Abständen erstellt und an einen fest definierten Empfängerkreis verteilt. Die Berichtsfrequenz haben Sie mit Ihrem Adressatenkreis abgestimmt. Zumeist werden wöchentliche, monatliche, viertel- und halbjährliche Berichtsintervalle gewählt. Der Projektstatusbericht hat vor allem zwei Funktionen:

• einerseits erhält eine größere Zahl von Beteiligten aktuelle und entscheidungsrelevante Informationen für eine erfolgreiche Projektsteuerung und -begleitung.

• zum andern werden die Projektmitarbeiter veranlasst, sich einen umfassenden Überblick über den Stand des Projektes zu verschaffen

Von Vorteil ist, wenn der Bericht seine äußere Form nicht von Mal zu Mal ändert, damit die relevanten Informationen schnell gefunden werden.

Einen Projekt-Statusbericht könnten Sie beispielsweise so gliedern:

Gliederung
1 Stand der Leistungen
2 Tätigkeiten und Fortschritte im Berichtszeitraum
3 Soll-Ist-Vergleich Termine
4 Soll-Ist-Vergleich Kosten
5 Abweichungsanalyse
6 Probleme und Sonstiges
7 Erwartete Auswirkungen für Projektauftrag
8 Geplante Maßnahme
9 Anlagen

In manchen Unternehmen werden für diesen Zweck Kurzberichte verwendet. Der Bericht auf einer Seite (One page only Bericht) vermittelt nur die wichtigsten Informationen. Wenn es Ihnen gelingt, diese auf eine Seite zu bringen, ist das Ziel erreicht. Denken Sie bitte wieder an das Eingangsbeispiel: Bringen Sie nur so viele Informationen auf einer Seite unter, dass Ihre Leser zum Lesen keine Lupe brauchen.

Für den Kurzbericht brauchen Sie kein Inhaltsverzeichnis. Sie sollten aber dennoch auf eine klare Gliederung Wert legen, um dem Empfänger das Lesen der Seite zu vereinfachen. Die starke Verdichtung der Informationen wird auch dadurch erreicht, dass Sie nicht in ausformulierten Sätzen schreiben. Gehen Sie einfach kritisch durch Ihren Bericht, und streichen Sie die Informationen heraus, die der Leser nicht braucht.

Der Projekt-Sonderbericht

Der Projekt-Sonderbericht warnt vor Fehlentwicklungen. Mit ihm berichten Sie über ernste Schwierigkeiten im Projekt, und zwar sofort, und nicht erst im turnusgemäß fälligen Projekt-Statusbericht. Nur so ist es möglich, ohne zusätzlichen Zeitverlust reagieren zu können. Der Sonderbericht benen- nen Sie nicht nur die aufgetretenen Probleme, sondern auch die möglich- en Folgewirkungen, etwa auf

•technische und sachliche Planänderungen

•wesentliche Änderungen des Kapazitätsbedarfs

•wesentliche Änderungen der Kapazitätsverfügbarkeit

•Änderung der Projektstruktur

•Terminverschiebungen

•Kostenüberschreitungen, möglichst schon in welchem Ausmaß und bei welchen Kostenpositionen

Stellen Sie auch dar, ob und in welcher Weise sich die Geschäftsleitung einschalten sollte und ob die Mitwirkung des Kunden erforderlich wird. Ihre eigene Einschätzung und Handlungsanweisungen für die Zukunft sind hier besonders gefragt. Verlangt werden Antworten auf die Fragen: Wie kam es zu dieser Situation? Was planen Sie, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen? Zeigen Sie Ihre Führungskompetenz, indem Sie die nächsten Schritte selbst vorschlagen und nicht auf Vorgaben von Oben warten.

Der Projekt-Abschlussbericht

Den Projekt-Abschlussbericht sollten Sie unmittelbar nach Projektende verfassen. Sie stellen das Projekt und seinen Ablauf im Rückblick kurz dar und erläutern die Abweichungen, die eventuell gegenüber der ursprüng- lichen Konzeption aufgetreten sind. Sie sollten auch die gemachten Erfahrungen auswerten um so Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu gewinnen („lessons learned“).

Stimmen Sie Bericht und Präsentation auf Ihre Zielgruppe ab

Mit Berichten können Sie nur erfolgreich sein, wenn Sie an Ihre „Kunden“, das heißt an Ihre Zielgruppe, denken. Das scheint selbstverständlich, aber viele Praxisfälle zeigen dennoch, dass es noch lange nicht jeder weiß. Für die Empfänger von Projekt-Berichten muss die Information so aufbereitet werden, dass sie sich in kurzer Zeit damit vertraut machen können. Das bedeutet: Der Informationsbedarf des Berichtsempfängers steht im Vordergrund. Wenn Sie einen Bericht erarbeiten, sollten Sie sich die folgen den Fragen stellen:

•Welchen Wissensstand haben die Empfänger meines Berichts?

•Welche Informationen sind für meine Zielgruppe wichtig?

Berichte werden Sie zumeist neben ihrer schriftlichen Fassung auch im Rahmen einer Präsentation vorstellen und erläutern. Sowohl für den schriftlichen Bericht als auch die Präsentation gilt: Sie erreichen Ihre Zielgruppe nur, wenn Sie komplexe Zusammenhänge einfach und verständlich darstellen. Wenn es Ihnen das gelingt, werden Sie mit Ihrem Bericht erfolgreich sein.

Genauso wichtig wie relevante Zahlen ist eine klar verständliche Botschaft, damit Ihr Bericht verstanden wird. Sie sollten daher immer auch eine Botschaft vermitteln: Bevor Sie einen Bericht schreiben, sollten Sie sich deshalb Gedanken darüber machen, welche Handlungen Sie bei Ihren Lesern auslösen wollen. Schreiben Sie diese Botschaft kurz und knapp in ein oder 2 Sätzen zusammen. Tun Sie dies in einfacher Sprache, die auf die Umsetzung zielt. „Ein funktionierendes Managementinformationssystem (MIS) wird uns in den nächsten 3 Jahren 150.000 € kosten. Diese Investition ist langfristig sinnvoll. Wir empfehlen die Umsetzung durch den Projektverantwortlichen, Herrn Dirk Koch.“

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