Das Projektmanagement-Handbuch: So standardisieren und professionalisieren Sie Ihre Projektabwicklung

Das Projektmanagement-Handbuch: So standardisieren und professionalisieren Sie Ihre Projektabwicklung

In vielen Unternehmen fehlt ein einheitliches Projektmanagement. Wie ist das in Ihrem Unternehmen? Haben sich bei der Projektarbeit bewährte Vorgehensweisen als Standards durchgesetzt, an denen sich alle orientieren? Falls Sie in dieser Hinsicht Defizite sehen, sollten Sie prüfen, ob Sie die Initiative ergreifen wollen, um ein einheitliches Projektmanagement abteilungsübergreifend einzuführen und dieses in einem Projektmanagement-Handbuch (PM-Handbuch) festzuschreiben.

Wenn in Ihrem Unternehmen gegenwärtig eine Einführung eines Projektmanagement gegenwärtig unternehmensweit nicht zur Debatte steht, sollten Sie jedoch prüfen, ob ein PM-Handbuch für Ihren Bereich oder Projektgruppe sinnvoll sein könnte.


Das PM-Handbuch als Herzstück Ihres Projektmanagements

Nach DIN 69905 ist ein Projektmanagement-Handbuch eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten.“ Ein PM-Handbuch beinhaltet damit – zugeschnitten auf das jeweilige Unternehmen – sämtliche Methoden, firmenspezifischen Begriffe und Verfahrensweisen für die Projektabwicklung. Es dient als Grundlage und Leitfaden für die einheitliche und verbindliche Vorgehensweise für die Projektarbeit im Unternehmen.

Ein PM-Handbuch ist kein Lehrbuch, sondern sollte sich als Praxishandbuch auf die wesentlichen Inhalt beschränken und diese übersichtlich darstellen. Im Vordergrund des Handbuchs stehen die praktischen Handlungsanweisungen. Dazu müssen die Handbuch-Empfehlungen so weit wie möglich auf die konkreten Projektsituationen und typischen Gegebenheiten im Unternehmen hin zugeschnitten sein. Ein PM-Handbuch kann auch kein Kochbuch sein. Der Anwender muss die Richtlinien flexibel an die besonderen Gegebenheiten anpassen können.

Mit einem PM-Handbuch schlagen Sie 2 Fliegen mit einer Klappe

*Vorteil 1:* Durch die Erarbeitung des PM-Handbuchs optimieren und standardisieren Sie Ihr unternehmensinternes Projektmanagement.

*Vorteil 2:* Durch die Anwendung des PM-Handbuch in der Projektarbeit wird allen Projektbeteiligten die Arbeit erleichtert, es kommt zu weniger Störungen im Projektablauf, die Kommunikation wird verbessert. Alle lernen, mit der gleichen Sprache zu sprechen.

Der Leser und Anwender des Handbuchs hat ganz konkrete Vorteile. Er kann

* sich ein Grundverständnis über das im Unternehmen praktizierte Projektmanagement aneignen
* gezielt seine Kenntnisse zu bestimmten Themen vertiefenim
* Bedarfsfall nachschlagen, wie er was machen soll
* die Checklisten und Formulare im Handbuch für seine Projektarbeit einsetzensich Ideen, Tipps und Ratschläge holen

Leisten Sie Überzeugungsarbeit. Es wird immer Kritiker geben, die Richtlinien, Anleitungen und Formulare als Bürokratisierung beklagen. Tatsache ist aber, dass ein PM-Handbuch die Arbeit insgesamt erleichtert. Betonen Sie die Vorteile. Die Erfolge werden Ihnen später Recht geben.

Ein PM-Handbuch müssen Sie maßschneidern

Damit das PM-Handbuch für die Projektpraxis im Unternehmen nützlich ist, muss es in zweifacher Weise angepasst werden:

* einerseits an die Besonderheiten des Unternehmens (Branche, Größe, Unternehmenskultur, Führungsstil, Personalpolitik, Betriebsorganisation, etc.)
* andererseits an die im Unternehmen am häufigsten bearbeiteten Projektarten und deren spezifische Anforderungen

*Daraus folgt:* Es gibt kein universelles Projektmanagement, das für alle Unternehmen passt. Folglich kann es auch kein universelles PM-Handbuch geben. Sie müssen es spezifisch für Ihr Unternehmen oder Ihren Bereich entwickeln.

Checkliste: Brauchen Sie ein PM-Handbuch?

Prüfen Sie die Notwendigkeit eines verbesserten Projektmanagements anhand der folgenden Checkliste:

    Trifft zu Trifft nicht zu
1 Wir werden voraussichtlich in Zukunft zahlreiche Projekte in unserem Unternehmen / meinem Bereich durchführen.    
2 Wir haben gegenwärtig keine einheitlichen Vorgaben für die Planung und Durchführung von Projekten.    
3 Ich habe mein eigenes System für das Projektmanagement; meine Kollegen praktizieren andere Systeme.    
4 Bei Gesprächen mit Kollegen und in Meetings stelle ich oft fest, dass keine einheitlichen Begrifflichkeiten zu Projektmanagement verwendet werden.             
5 Ich habe den Eindruck, dass wir im Unternehmen die Projektarbeit erheblich erleichtern könnten, wenn wir unser Projektmanagement systematisch organisieren würden.    
6 Aus Gesprächen weiß ich, dass auch bei meinen Kollegen der Wunsch nach einem verbesserten Projektmanagement besteht.    
7 Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die Projektarbeit erweist sich oft als schwierig, weil wir keine entsprechenden Schulungsunterlagen und Anleitungen zur Verfügung haben.    
8 In unseren Projekten kommt es relativ häufig zu Störungen und Abstimmungsproblemen. Das müsste nicht sein.    

*Auswertung:* Je mehr der 8 Aussagen Sie mit „Trifft zu“ markiert haben, umso größer die Notwendigkeit Ihr gegenwärtig praktiziertes Projektmanagement zu verbessern. Ein PM-Handbuch ist dazu ein wichtiger Schritt.

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