8 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

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Projektleitung erfordert Mut. Projektleiter müssen Teamkollegen führen, die oftmals auf ihren Fachgebieten mehr Erfahrung haben als die Projektleiter selbst. Weiterhin können sie mit Konflikten zwischen den Abteilungsleitern und direkten Vorgesetzten der Teammitglieder rechnen, da die Projektarbeit oft in Konkurrenz zum Tagesgeschäft steht. Projektleitung erfordert daher Durchsetzungskraft und Kommunikationsstärke. Aber nicht nur das. Im Folgenden habe ich Ihnen einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei Ihrem Projektmanagement helfen werden:

1. Tipp: Planung ist das A und O

Je besser die Planung, desto höher die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen und reibungslosen Projektverlaufs. Zu Recht erkannte schon einer der Gründerväter der USA, Benjamin Franklin, „If you fail to plan, you are planning to fail!“. Berücksichtigen Sie daher bei Ihrer Planung auch mögliche Risiken, Konflikte und Schwierigkeiten und prüfen Sie, wie Sie diese von vornherein unterbinden können. Nutzen Sie hierfür beispielsweise eine Risiko-Matrix. Überlegen Sie sich jeweils für die Risiken, die Sie identifiziert haben, wie hoch der Schaden bei deren Eintritt wäre und wie wahrscheinlich es ist, dass der Schadensfall eintritt. Tragen Sie dann Ihre Ergebnisse in die jeweiligen Quadranten ein:

1 nachträgliche Änderungen am Produkt
2 nachträgliche Änderungen an zu erreichender Taktzeit
3 angeforderter SPS-Programmierer nicht im gewünschten Zeitraum verfügbar
Risiko-Matrix: Beispielhaft sind 3 typische Risiken eines New-Product-Launch-Projektes dargestellt.

2. Tipp: Nutzen Sie Hilfsmittel und Tools

Beim Projektmanagement geht es insbesondere um eine sinnvolle Verknüpfung der zur Verfügung stehenden Ressourcen Geld, Arbeitskräfte usw. mit der Zeit. Hierbei hilft Ihnen einerseits eine gute Planung, andererseits helfen Transparenz und Kommunikation. Nutzen Sie hierfür auch vor allem „Projektmanagement- Instrumente“, also Tools, die Sie dabei unterstützen und Ihnen helfen, den Überblick nicht zu verlieren. Nutzen Sie hierfür insbesondere die aufgeführten Hilfsmittel der Übersicht auf Seite 5 für alle Projektphasen.

3. Tipp: Machen Sie Ziele messbar

Der (erfolgreiche) Abschluss eines Projekts ist das große Ziel. Für ein Ziel gilt immer, dass es messbar und mit einem Termin verbunden ist. Wenn das bei Ihrem Projekt nicht der Fall ist, legen Sie einen Termin fest und machen Sie es messbar.

4. Tipp: Nutzen Sie Etappenziele

Unterteilen Sie Ihr Projekt – bitte möglichst schriftlich – in Teilziele. Auch für die Teilziele gilt: messbar und mit einem Termin versehen. Nur mit Teilzielen und damit verbundenen Zwischenterminen bzw. Meilensteinen können Sie kontrollieren und – falls erforderlich – rechtzeitig entgegensteuern, sollte Ihr Projekt aus dem Ruder laufen. Gleiches gilt für Aufgaben: Unterteilen Sie große und komplexe Aufgaben in kleinere überschaubare Aufgaben, damit erhöhen Sie die Effektivität der Aufgabenerreichung.

5. Tipp: Lernen Sie mit jedem Projekt

Welche Fehler wurden gemacht und wie können diese in Zukunft bzw. beim nächsten Projekt verhindert werden.

6. Tipp: Neben Planung ist Kommunikation das A und O

Deshalb: Kommunizieren Sie mit dem Auftraggeber und mit sämtlichen Projektverantwortlichen. Damit lassen sich oft viele Probleme aus der Welt schaffen, bevor sie überhaupt entstehen (vgl. hierzu auch den Leitfaden zur Vorbereitung auf Gespräche von S. 6).

7. Tipp: Dokumentieren Sie schriftlich

Wer schreibt, der bleibt – das gilt auch und vor allem beim Projektmanagement. Protokollieren Sie Beschlüsse und Ergebnisse am besten in einem Logbuch. Legen Sie bei zu erledigenden Aufgaben immer einen Verantwortlichen fest, und vergessen Sie nicht, das Fälligkeitsdatum zu definieren.
Grundsätzlich gilt: Machen Sie sich Notizen.

8. Tipp: Feiern Sie den Abschluss des Projekts

Dies schweißt für künftige Projekte zusammen und fördert den Teamgeist.

 

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