So sparen Sie unnötige Kosten bei Ihrer EDV ein

So sparen Sie unnötige Kosten bei Ihrer EDV ein

Die häufigsten Kostentreiber in der EDV

Der weitaus größte Teil aller Störungen im Umgang mit dem PC ist auf Bedienungsfehler zurückzuführen. Danach folgen Fehler im EDV-Programm, Viren und Hardwaredefekte. So entstehen hohe und unnötige Kosten. Die Ursachen liegen in einer ungenügenden Ausbildung der Mitarbeiter, fehlenden Ansprechpartnern bei Hard- und Softwareproblemen und einer erhöhten Fehleranfälligkeit durch die falsche Systemauswahl.

Gibt es in Ihrem Betrieb nicht auch die „Experten mit selbst erworbenem Halbwissen?“ Im EDV-Bereich ist es leicht, Laien durch ein wenig Fachsimpeln zu beeindrucken. Aber solche Experten sind für die IT-Infrastruktur eine enorme Gefahr. Sie trauen sich alles zu und konfigurieren so lange herum, bis es aus Zufall klappt oder gar nichts mehr geht. Auch wenn es im Einzelfall vielleicht einmal ein wenig Geld spart, in der Regel ist eine fundierte Ausbildung, die ständig durch Nachschulungen auf dem neuesten Stand gehalten wird, die einzige Garantie für ein sauberes Arbeiten. Die Kosten dafür liegen je nach Anwendung bei wenigen 100 bis ca. 2.500 € pro Jahr und Mitarbeiter.

Schritt 1: Bauen Sie auf solides EDV-Wissen

Ermitteln Sie durch eigene Prüfung oder mit Hilfe eines externen Beraters die EDV-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter. Da es sich um ein riesiges Fachgebiet handelt, sollten Sie für jeden Arbeitsplatz ein genaues Anforderungsprofil erstellen. Nicht jeder Mitarbeiter muss detaillierte Kenntnisse über die Netzwerkverwaltung haben. Gleichen Sie Defizite durch Schulungen aus. Manchmal reicht bei einfachen Standardprogrammen die Anschaffung von Schulungsprogrammen. Motivierte Mitarbeiter können diese vielleicht auf freiwilliger Basis zu Hause außerhalb der Arbeitszeit durcharbeiten.

Achten Sie schon bei der Einstellung von Mitarbeitern auf deren EDV-Kenntnisse (Ausbildung, Lehrgänge, eingesetzte Programme der Vorbetriebe etc.) und wie gut diese dem geforderten Profil entsprechen. Stellen Sie bei der Ausschreibung ganz konkrete Anforderungen. Dabei ist es weniger wichtig, ob der Bewerber genau mit dem Programm gearbeitet hat, das in Ihrem Betrieb zum Einsatz kommt. Gerade Arbeitnehmer, die sich mit einer Software sehr gut auskennen, aber zu unflexibel sind, um sich auf ein neues Programm einzustellen, können später zum Problem werden.

Schritt 2: Der „Upgrade-Wahnsinn“

Software-Programme werden ständig weiterentwickelt. Ob die neuen Funktionen allerdings in Ihrem Betrieb sinnvoll sind, müssen Sie im Einzelfall erkunden. Klären Sie auch die Preisstruktur der Upgrades. Wirkt es sich negativ aus, wenn Sie einmal eine Version überspringen?

Lassen Sie sich auf keinen Fall von nichts sagenden Formulierungen täuschen wie „noch bedienungsfreundlicher“ oder „komplett überarbeitete Oberfläche“.

Bedenken Sie immer, dass die neue Version nicht nur beim Kauf Geld kostet. Sie muss auch installiert werden und der Mitarbeiter muss sich neu einarbeiten. Außerdem kommt es gerade bei Upgrades immer wieder zu Störungen.


Schritt 3: Sorgen Sie für kompetente Pannenhilfe

Ihre Mitarbeiter sollten feste Ansprechpartner für die Behebung von Soft- und Hardwarefehlern haben. Außerdem muss für Fragen rund um das Anwendungsprogramm eine Hotline vorhanden sein. Prüfen Sie die Verfügbarkeit und wenn möglich auch die Kompetenz der Hotline-Mitarbeiter. Guter Service hat seinen Preis und gerade bei den Mitarbeitern wird hier oft gespart.


Schritt 4: Erstellen Sie ein Inventarverzeichnis

Listen Sie alle EDV-Komponenten (PC, Drucker, Scanner, Monitore, Tastaturen etc.) und kennzeichnen Sie die Systeme eindeutig mit einer Inventar-Nummer. So lassen sich Störungen leichter zuordnen und das Diebstahlrisiko vermindern.

Diese Inventarisierung hilft Ihnen auch bei den Betriebsmittelüberprüfungen, die Sie laut BGV) A3 an allen elektrischen Geräten durchführen müssen.

Schritt 5: Automatisieren Sie die Datensicherung

Auch wenn es eine Selbstverständlichkeit sein sollte, in regelmäßigen Abständen eine Datensicherung durchzuführen, die Praxis sieht doch meist ganz anders aus. Es gibt sehr ausgeklügelte Backup-Systeme, die auf dem Server installiert werden und die für jeden Teilnehmer bestimmte Zeitfenster zulassen, z.B. die Mittagspausen oder nach Dienstschluss. Automatisieren Sie den Vorgang in jedem Fall und wählen Sie ein System mit einer sehr hohen Leistungsfähigkeit, denn es fallen sehr schnell riesige Datenmengen an.


Schritt 6: Schützen Sie sich vor Viren

Viren, Trojaner, Würmer – all diese Gefahren für ein EDV-System werden von außen eingebracht. Dies kann über das Internet geschehen oder über externe Datenträger. Fragen Sie sich, ob jeder PC außer der Festplatte noch externe Speichermedien (CD-ROM, Disketten, DVD) benötigt. Der Datenaustausch wird in der Regel über das Netzwerk ablaufen, dazu werden diese Geräte nicht mehr benötigt. Vergeben Sie Rechte zum Installieren von Software nur an die Personen, bei denen es unbedingt notwendig ist. Alle PCs sollten trotzdem mit einem aktuellen Virenscanner ausgestattet sein und Netzwerke über eine Firewall vor Zugriffen von außen geschützt sein.


Schritt 7: Überprüfen Sie die Softwarenutzung

Die Bildschirmarbeitsplatzverordnung fordert z.B., dass die Software die Erledigung der Arbeitsaufgaben unterstützt, ohne die Benutzer durch eine Fülle von Eigenschaften zusätzlich zu belasten. Nach Angaben von Microsoft nutzen aber z.B. Anwender von Excel lediglich 5 % aller Funktionen. Nach der Rechtslage könnte ein Mitarbeiter die Arbeit verweigern und eine Änderung einklagen.

Tipp: Auf der sicheren Seite sind Sie in jedem Fall mit Software, die nach ISO 9241 zertifiziert ist.


Schritt 8: Dokumentieren Sie komplexe Aufgaben

Komplexe und selten erforderliche Arbeitsschritte sollten in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung do-kumentiert werden. Halten Sie dort fest, wie eine Datensicherung durchzuführen ist, ein E-Mail-Konto eingerichtet wird etc. Diese Anweisungen sollten auf dem Server als schreibgeschützte Dokumente abgelegt und für jeden zugänglich gemacht werden. Führen Sie diese Schritte durch und überprüfen Sie die Einhaltung regelmäßig und bei jeder Entscheidung im EDV-Bereich. Sie werden sehen, wie viele Probleme Sie damit lösen können und wie hoch die Einsparungen sind.

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