Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung

Den Personalbedarf zu errechnen kommt direkt an 2. Stelle nach der Freude über einen neuen Auftrag. Die hier vorgestellte Formel macht es Ihnen leicht. In den Produktionsbereichen von Betrieben, in denen es in der Regel einen über die Tagesarbeitszeit hinausgehenden Schichtarbeitsbetrieb gibt, scheint die Berechnung der einzustellenden Mitarbeiter vergleichsweise einfach. Die Schichtzeiten sind grundsätzlich fest und lassen daher nur bedingt Raum für Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung (im Gegensatz zu Dienst- und Einsatzplänen).

Die Schwierigkeit bei der Planung des Personalbedarfs besteht eher darin, die richtige Balance beim Umgang mit Ausfallzeiten (wie Krankheiten etc.) zu finden. Denn eine Überbesetzung erweist sich als ebenso kostspielig wie eine Unterbesetzung der Schichten. Wie also errechnen Sie am besten Ihren Personalbedarf, wenn Sie einen für einen größeren Auftrag neue Mitarbeiter einstellen? Das folgende 3-Schritte-Programm gibt Ihnen eine Antwort.


1. Schritt

Zunächst ermitteln Sie, wie viele Arbeitsplätze Sie insgesamt für den neuen Auftrag benötigen. Um eine möglichst genaue Vorhersage treffen zu können, sollten Sie möglichst viele Kennzahlen heranziehen. Kennzahlen in Produktionsbetrieben sind häufig die Ausbringmenge pro Schicht (Wie viel Stück schafft der Betrieb in einer Schicht?), die Ausschussrate (Wie viele fehlerhafte pro 1.000 Stücke werden produziert?) oder Materialeinsatz pro hergestelltes Stück.


2. Schritt

Danach bestimmen Sie, zu welchen Zeiten und in welcher Besetzungsstärke die Arbeitsplätze besetzt werden müssen. Erfassen Sie dabei insbesondere die spezifischen Gegebenheiten in Ihrem Betrieb: Welche Anforderungen gibt es hinsichtlich besonderer Arbeitszeiten (Teilzeit, Minijobs) oder bestimmter betrieblicher Abläufe (Erfolgt eine Schichtübergabe etc.?)?

Die Daten werden dann in eine Formel eingesetzt, um den Netto-Personalbedarf (also den Personalbedarf vor Ausfallzeiten) zu ermitteln.

Arbeitszeitbedarf (Stunden pro Woche) : vertragliche Arbeitszeit je Mitarbeiter (Stunden pro Woche) = Netto-Personalbedarf

Sie haben ermittelt, dass Sie insgesamt 4 neue Arbeitsplätze benötigen, die montags bis freitags von 6 Uhr bis 23 Uhr (Früh- und Spätschicht) besetzt sein müssen (= 2 x 8 Stunden, Pausen bereits abgezogen). Samstags wird in 2 Schichten à 6 Stunden gearbeitet (= 12 Stunden, Pausen bereits abgezogen). Daraus ergibt sich ein Arbeitszeitbedarf von 2 x 8 Stunden x 5 Arbeitstage +12 Stunden = 92 Stunden pro Woche. Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter beträgt jeweils 38 Stunden pro Woche. Daraus ergibt sich ein Netto-Personalbedarf von 2,4 Mitarbeitern pro zu besetzendem Arbeitsplatz, für alle 4 Arbeitsplätze also 9,7 Mitarbeiter.

Schwieriger gestaltet sich die Ermittlung Ihres Personalbedarfs dagegen, wenn Sie auf eine hohe Flexibilität Ihrer Mitarbeiter angewiesen sind (beispielsweise bei Saisonarbeiten oder Auftragsspitzen).

9 Monate im Jahr haben Sie eine 5-Tage-Woche in Ihrem Betrieb von 7 bis 16 Uhr. 3 Monate aber ist Hochbetrieb, der eine 6-Tage-Woche notwendig macht. Dann wird Montag bis Freitag von 6 bis 23 Uhr gearbeitet, samstags außerdem in 2 Schichten à 6 Stunden (= 12 Stunden, Pausen bereits abgezogen). Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter beträgt jeweils 38 Stunden pro Woche.

Daraus ergibt sich während der 9 Monate dauernden Phase ein Arbeitszeitbedarf von 8,5 Stunden x 5 Arbeitstage = 42,5 Stunden pro Woche. Während der Hochphase beträgt die Arbeitszeit 2 x 8 Stunden x 5 Arbeitstage + 12 Stunden = 92 Stunden pro Woche. Daraus ergibt sich ein Arbeitszeitbedarf von (3 x 42,5 + 92) : 4 = 54,9 Stunden pro Woche. Der rechnerische Netto-Personalbedarf beträgt also 1,4 Mitarbeiter pro zu besetzendem Arbeitsplatz (54,9 : 38).

Allerdings bedarf dieser Wert einer Korrektur: Schließlich können Sie den Personalbedarf 9 Monate im Jahr durch Ihre Stammbelegschaft abdecken. Erst in der Hochsaison stellen Sie zusätzliche Arbeitskräfte ein.

Wenn Sie nun während der Hochsaison Ihre Stammmitarbeiter gleichmäßig auf die Früh- und die Spätschicht verteilen, ergibt sich folgender korrigierter Netto-Personalbedarf: Die geplante Arbeitszeit Ihrer Stammmitarbeiter beträgt in der normalen Phase 42,5 Stunden pro Woche, in der Saison im Durchschnitt 46 Stunden (bei gleicher Verteilung auf alle Schichten). Daraus ergibt sich ein Durchschnittswert von (3 x 42,5 + 46) : 4 = 43,4 Stunden pro Woche. Das entspricht einem Personalbedarf von 1,14 Mitarbeitern pro Arbeitsplatz.


3. Schritt

Bisher sind Sie in Ihren Berechnungen immer nur vom Netto-Personalbedarf ausgegangen. Ausfallzeiten wie Krankheit, Urlaub etc. können aber einen Brutto-Aufschlag notwendig machen. Wie hoch der Prozentsatz der Ausfallquoten in Ihrem Betrieb ist, können Sie meistens nur schätzen.

Nicht alle Ausfallquoten können Sie sicher ermitteln. So ist gerade der Bereich der Kündigungen und Versetzungen ein Unsicherheitsfaktor in der Berechnung. Bei sehr kleinen Betrieben, in denen in den letzten Jahren kaum Mitarbeiter gekündigt haben, kann dieser Faktor sicherlich vernachlässigt werden. Je größer Ihr Betrieb allerdings ist, desto wichtiger ist es, auch diese Abgänge miteinzuplanen.

Netto-Personalbedarf : Ausfallzeitenquote = Brutto-Personalbedarf

Sie haben insgesamt eine Ausfallquote in Ihrem Betrieb von 10 %. Dann ergibt sich in Beispiel 1 aus dem Netto-Personalbedarf von 9,7 Mitarbeitern ein Brutto-Personalbedarf von 10,7 Mitarbeitern.

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