Lieferantentreue verbessern: PDCA-Zyklus und 5-S-Methode

Lieferantentreue verbessern: PDCA-Zyklus und 5-S-Methode

Verbesserung kann erst in Gang kommen, wenn Sie konkrete messbare Ziele vereinbart haben – sowohl mit den Mitarbeitern als auch mit den Abteilungsleitern. Mit einer IST-Analyse identifizieren Sie die Abweichung vom vereinbarten Ziel und leiten Maßnahmen zur Veränderung innerhalb eines jährlichen Verbesserungsprogramms ein. Die Umsetzung von Meilensteinen überprüfen Sie vierteljährlich.

Lieferprobleme einer Pumpenfabrik
Ein Pumpenwerk, bisher als Familienbetrieb geführt, wurde nach der Insolvenz von Investoren übernommen und neu ausgerichtet. Die Produkte der Firma waren auf dem Markt als solide und zuverlässig bekannt. Damit hatte das Unternehmen gute Voraussetzungen, um lukrative Nischen zu besetzen. Doch durch ineffiziente interne Abläufe wurde ein fataler Kreislauf in Gang gesetzt. Spezialanforderungen von einzelnen Kunden setzten die Entwicklungsabteilung unter großen Druck. Komplexe Produktvariationen erhöhten die Kosten und die Qualität unterlag großen Schwankungen. Die Folgen: hoher Betreuungsaufwand, hoher Preis und Qualitätsrisiken. Es konnten nur kleine Stückzahlen abgesetzt werde, weil Preise, Lieferzeiten und Qualitäten nicht wettbewerbsfähig waren. Dadurch war der Vertrieb wiederum gezwungen, jegliche Sonderlösungen zu verkaufen und die Zahl der Varianten verbunden mit weiteren Qualitätsrisiken stieg. Die Lieferqualität (gemessen in Lieferungen mit 0 Tagen Verspätung) schwankte. Der Vertrieb hatte alle Hände voll zu tun, die Kunden immer wieder zu vertrösten. Die Produktion versuchte, die Lücken zu füllen, um wenigstens einen Teil der Aufträge immer wieder pünktlich auszuliefern. Das Problem kann nur gelöst werden, wenn die gesamte Prozesskette Entwicklung – Einkauf – Gussbeschaffung – Produktion – Vertrieb optimiert wird. Die Kette kann nur so stark sein wie ihr schwächstes Glied.

PDCA-Zyklus: Beziehen Sie alle Mitarbeiter in die Verbesserung ein

Eine Veränderung zum Besseren bedeutet, dass alle Beschäftigten ständig einen Beitrag zur Verbesserung leisten. Das verhindert, dass alle darauf warten, dass sich andere Bereiche verändern, bevor sie selber aktiv werden:

* als Einzelne für ihren Arbeitsbereich,
* in der Gruppe für den Arbeitsprozess der Gruppe und
* für das Unternehmen durch Veränderung der Prozesse.

Dabei hilft die systematische Anwendung eines Verbesserungsprogramms in 4 Schritten, der so genannte PDCA-Zyklus:

# Plan: Problemanalyse und Planung der Verbesserung
# Do: Lösungsfindung und Ausführung der Maßnahmen
# Check: Überprüfung der Wirksamkeit
# Act: Umsetzung, Standardisierung oder Anpassung der überprüften Maßnahmen.

So planen Sie die Umsetzung

Binden Sie alle betroffenen Mitarbeiter in einer Workshopserie ein. Im Qualitätslenkungsteam mit Vertretern aller Abteilungen treffen Sie sich täglich für 30 Minuten, um die Aktivitäten zu koordinieren.

Phase 1: Plan

Vorbereitungs-workshop
0,5 – 2 Tage

Einführung in die Methodik und Vorgehensweisen,
Definition der Zielgröße                                und Festlegung der Messung
z. B. Reduzierung der                    Lieferverspätungen um
30 %
Hebel für den KVP:

– Arbeitsverfahren
– Ressourceneinsatz
– Fluss von Informationen
und Teilen
– Mitarbeitermotivation
– Arbeitsumgebung

Phase 2: Do

Messungen außerhalb des Workshops:

 

Ca. 30 Tage

Wer macht was, wie lange, z. B.: Montage:
30 % Montage

70 % Handhabung der Werkzeuge, Suchen, Klären

Für Unternehmen, die zu immer kundenspezifischeren Produkten gedrängt werden, ist es schwer, statistisch valide Messungen durchzuführen, da die Losgrößen klein sind, und die einzelnen Aktivitäten sich nicht genau wiederholen.

Hier ist eine qualitative Schätzung oder ein Messwert, der die Tendenz angibt immer noch besser als gar nichts.

Phase 3: Check Verbesserungs-workshops Analyse der Messungen;

Verbesserungs-               vorschläge ausarbeiten und bewerten
(2 Tage)
Umsetzung der Maßnahmen (3 – 5 Tage)

Abschlusspräsentation
(0,5 Tage)

z. B.  Nutzungsgrad der Montagekapazität erhöhen:
Schritt 1: Zeitverluste durch Klären und Suchen minimieren mit Hilfe der 5 S-Methode (s. u.)

Schritt 2: Handhabung  der Teile und Werkzeuge an Hilfspersonal ausgliedern. Zielgröße: Die Arbeitskapazität der Monteure wird zu 95 % für reine Montagetätigkeiten genutzt

Phase 4: Act

Anpassung und Standardisierung

Umsetzung der Empfehlungen  aus der Abschlusspräsentation in den einzelnen Abteilungen Festlegung von vierteljährlichen Meilensteinen und regelmäßige Überprüfung

5-S-Methode: So behalten Sie den Überblick

Mit dieser Methode aus Japan legen Sie gute Voraussetzungen für alle Aktivitäten im PDCA-Prozess. Sie zeigt sehr schnelle Auswirkungen, vorausgesetzt die Führungskräfte gehen als Vorbild voran und führen regelmäßig einen Rundgang im Unternehmen durch. Damit zeigen Sie als Qualitätsmanager, dass Sie Wert auf einen übersichtlichen Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter legen. Leiten Sie Ihre Kollegen zu folgenden Schritten an:

# Sortieren (Seiri) – Ordnung schaffen: Unterscheiden Sie das Notwendige vom Unnötigen und entfernen Sie alles Überflüssige vom Arbeitsplatz
# Systematisieren (Seiton): Gruppieren Sie alle als notwendig erachteten Arbeitsmittel nach bestimmten Tätigkeiten. Bewahren Sie diese griffbereit am passenden Platz auf.
# Säubern (Seiso): Halten Sie den Arbeitsplatz einschließlich Maschinen und Werkzeuge tadellos sauber.
# Standards setzten (Seiketsu): Es gibt keine Verbesserung ohne Standards. Der einmal erreichte Zustand an Ordnung und Sauberkeit muss in Kenngrößen gemessen zum Standard werden. Jeder Mitarbeiter beginnt mit dieser Ordnung bei sich selbst und seinem Arbeitsplatz.
# Selbstdisziplin (Shitsuke): Als Qualitätsmanagement-Beauftragter achten Sie darauf , dass die erreichten Standards auch kontinuierlich eingehalten werden. Das erreichen Sie am besten dadurch, dass Sie vereinbarte Aktivitäten zur geplanten Zeit täglich vorleben.

Behalten Sie die Schnittstellen in der Prozesskette im Blick

Obwohl die Montagekapazitäten in dem genannten Beispiel besser genutzt wurden, konnte kaum eine nachhaltige Verbesserung erzielt werden. Die Bereitstellung der Teile aus dem automatischen Hochregal konnte nicht gelöst werden, weil Hilfspersonal bei der wirtschaftlich angespannten Situation nicht eingestellt werden konnte.

Bevor Sie daher mit der Detailarbeit anfangen, analysieren Sie Schwachstellen in der gesamten Wertschöpfungskette des Unternehmens:

Entwicklung Einkauf Gussbe -schaffung Produktion Vertrieb
Zu viele operative Aufgaben Kein Lieferanten-management Mangelnde Transparenz Ungünstiges Fabrik-Layout, zu lange Wege Zu viele Ziel-Länder
Mangelnde Qualifika -tionen mangelnde Auslandser-fahrungen Komplexe Teile Alte Maschinen Unzureichen   -de Dokumenta  -tion
Wenig moderne Werkzeuge Führungs-mangel Modelle aus Einzelkom-ponenten Prozesse ineffizient Ineffiziente Werkzeuge

Bevor Sie also konkrete Maßnahmen für einzelne Abteilungen durchführen und messen, stellen Sie die Maßnahmen für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in einem Wertketten-Workshop zusammen.

Die dringendsten Maßnahmen zur Verbesserung der Liefertreue

* Systematisches Lieferantenmanagement: Portfolio der Lieferanten stabilisieren
* Überarbeitung der Gussmodelle
* Überarbeitung der Dokumentation
* Reduzierung der Varianten
* Einführung einer Software zur Steuerung des Materialflusses

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