Lean Administration: Analysieren Sie Ihre Auftragsstruktur

Lean Administration: Analysieren Sie Ihre Auftragsstruktur

Mit der Auftragsstrukturanalyse (ASA) erhalten Sie einen Überblick über das Mengengerüst der Arbeit, die tagtäglich durch Ihre Prozesse „fließt“. Mit diesen Zahlen können Sie die wichtigen Kernprozesse identifizieren, mit denen Sie die Optimierung beginnen sollten, um die größte Wirkung zu erzielen. In der Regel empfiehlt es sich mit Prozessen zu starten, die eine hohe, gleichmäßige Wiederholhäufigkeit haben. Denn hierbei lassen sich am ehesten spürbare Effekte ableiten.

Stellen Sie dazu fest, welche Leistungen Sie anbieten. In Abhängigkeit von der Häufigkeit, mit der diese Leistungen angeboten werden und/ oder dem Umsatz, den sie erwirtschaften, können Sie diese Leistungen dann in A-, B- und C-Produkte unterteilen: A-Produkte machen 70-80 Prozent des Umsatzes/ der Häufigkeit aus, B-Produkte weitere 10-20 Prozent, die übrigen Anteile entfallen auf C-Produkte. Am Ende sieht Ihre Übersicht so aus:

  ABC-Analyse
Leistung Umsatz
(ABC)
Anzahl
(ABC)
Priorität
       
       
       
       
Auftragsstrukturanalyse bei der Messgeräte AG

Bei der Messgeräte AG ist die Dauer für die Bearbeitung eingehender Anfragen und Bestellungen deutlich höher als bei der Konkurrenz. Was also tun? Das Management der Messgeräte AG entscheidet sich, die Ansätzen von Lean Administration anzuwenden und richtet ein Projektteam ein. Für das Pilotprojekt wählt das Projektteam einen Angebotserstellungsprozess aus. Dies ist ein Prozess, der sehr häufig durchlaufen wird und derzeit relativ problembehaftet zu sein scheint. In welchem Produktsegment das Pilotprojekt durchgeführt wird, soll aufbauend auf einer Auftragsstrukturanalyse (ASA) entschieden werden. Mit Hilfe einer ABC-Analyse werden die Produkte identifiziert, die am häufigsten nachgefragt werden. Das Ergebnis ist eindeutig: Labortechnische Lösungen und Produkte für die Automobilindustrie sind die am häufigsten nachgefragten Produkte; sie bestimmen ca. 70% aller nachgefragten Leistungen. Die Auswahl des Prozesses ist damit klar.


Beschreiben Sie Ihre Organisationsstruktur

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Aufbau- und Ablauforganisation Ihres Unternehmens bzw. der Abteilung, in der Sie das Projekt durchführen. So können Sie im Laufe des Projektes viele wichtige Fragen zur Organisation beantworten und bei Ihrem Projekt berücksichtigen. Erstellen Sie eine Datensammlung zu folgenden Punkten:

# Organisation
# Personal
# Kunden
# Wettbewerb
# Stärken und Schwächen

Organisationsstrukturanalyse bei der Messgeräte AG

Um den zu untersuchenden Prozess „Angebotserstellung für Labortechnik“ in die Aufbauorganisation einbinden zu können, führt das Projektteam eine Organisationsstrukturanalyse (OSA) durch. Das Organigramm zeigt, dass die Messgeräte AG funktional aufgebaut ist. Die Kundenbetreuer sind bestimmten Produktgruppen zugeordnet. Die Kunden fragen in der Regel entweder Standardleistungen oder kundenspezifische Anpassungen nach. Eine Trennung in Kundenbetreuer für Standard- und kundenspezifische Lösungen wird nicht vorgenommen. Die größte Schwäche kennt das Projektteam: Die Messgeräte AG hat zu langen Reaktionszeiten.

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