Internes Audit nach DIN EN 9001

Internes Audit nach DIN EN 9001

Scheinbare Selbstverständlichkeiten wie Qualität gehen im betrieblichen Alltag allzu oft unter. Ihre Mitarbeiter müssen immer wieder neu sensibilisiert werden. Dabei haben sich interne Audits nach der DIN EN ISO 9001 bewährt. Zugegeben: Der Ruf von internen Audits ist nicht der beste. Denn viele Mitarbeiter setzen interne Audits mit der Überwachung oder Überprüfung ihrer Arbeit gleich. Doch damit haben interne Audits nichts zu tun. Es geht vielmehr darum, dass Sie die Ursachen für Qualitätsmängel finden, und nicht die Schuldigen. Richtig eingesetzt können interne Audits daher zur Optimierung der Prozesse in Ihrem Betrieb beitragen. Die Durchführung von internen Audits ist in der DIN EN ISO 9001 festgelegt (bisher DIN EN ISO 9001/9002/9003).


In nur 4 Schritten zum internen Audit

1. Schritt: Planung

Zunächst legen Sie (gemeinsam mit der Geschäftsführung) genau fest, welche Bereiche Ihres Betriebs oder einer Zweigstelle wann auditiert werden sollen. Bestimmen Sie die Ziele des Audits außerdem schon vorher und mit welchen Methoden das Audit durchgeführt werden soll.

2. Schritt: Vorbereitung

Sichten Sie sämtliche vorhandenen Materialien, die Sie für das Audit benötigen. Auch Berichte bereits durchgeführter Audits gehören dazu. Stellen das Audit-Team zusammen. Wählen Sie die Mitarbeiter gut aus, denn von den Auditoren hängt das Gelingen des Audits ab. Detaillierte Kenntnisse im Qualitätsmanagement und in dem zu auditierenden Bereich sind ebenso notwendig wie ein hohes Maß an Objektivität und Durchsetzungskraft. Bestimmen Sie einen Audit-Leiter, falls Sie diese Position nicht selbst übernehmen wollen.

Weisen Sie außerdem sämtliche Mitarbeiter aus dem zu auditierenden Bereich auf den Sinn und Zweck des Audits hin. Das können Sie z. B. auf der Betriebsversammlung tun, aber auch per Rundschreiben an alle Mitarbeiter. Dadurch schaffen Sie eine höhere Akzeptanz bei den „Auditierten“ und nehmen dem Audit den Kontrollcharakter.

3. Schritt: Durchführung und Dokumentation

Beginnen Sie das Audit mit einer Eröffnungsbesprechung. Nennen Sie die Ziele und erläutern Sie das genaue Verfahren. Stellen Sie außerdem den Zeitplan des Audits vor. Danach beginnt der eigentliche Teil des Audits: die Durchführung. Sie erfolgt ausschließlich anhand der definierten Qualitätsziele:

* Ist das Ziel erreicht?
* Und wenn ja: ganz oder nur teilweise?

*Hinweis:* Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Audit durchzuführen. So können Sie Prozesse untersuchen, Gespräche mit Beteiligten führen oder ihnen „über die Schulter schauen“.

Die Auditoren halten die Ergebnisse des Audits schriftlich fest, und zwar in einem so genannten Audit-Bericht. Dieser enthält ausführliche Informationen zu dem auditierten Bereich, den Zielen des Audits, den Teilnehmern etc.

Auditbericht
Auditierter Bereich:  
Auditor:  
Teilnehmer:  

Ziele des Audits:

 

Zusammenfassung der Ergebnisse:

 

Ergebnisse und Beschlüsse der Abschlussbesprechung:

 

Datum: Unterschrift des Auditors

4. Schritt: Nachbereitung

In der Abschlussbesprechung präsentiert der Audit-Leiter (falls Sie es nicht selbst sind) den Bericht, analysiert die Ergebnisse und schlägt Gegenmaßnahmen vor. Diese werden im Auditbericht nachgetragen.

  Systemaudit Verfahrensaudit Produktaudit
Was ist die Aufgabe des Audits? Untersuchung der Bestandteile eines QM-Systems Untersuchung der Einhaltung und Zweckmäßigkeit bestimmter Verfahren Untersuchung von Endprodukte
Was wird untersucht? Aufbau- und Ablauf-organisation

Verfahren- /Personal

Endprodukte
Was sind die Grundlagen? QM-Handbuch

QM-Anweisung

Auftrags-unterlagen

Richtlinien

Unterlagen für die Durchführung, Überwachung und Prüfung des Verfahrens

Anforderungen an die Personal-qualifikation

QM-Richtlinien

Prüf- und Fertigungs-unterlagen

Prüf- und Fertigungsmittel

Checkliste: So stellen Sie den Erfolg von internen Audits sicher

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter, damit die Qualitätsziele nicht im Tagesgeschäft untergehen.       
Wählen Sie geeignete Auditoren aus.  
Stellen Sie eine ausreichende Qualifikation der Auditoren sicher – sowohl im fachlichen als auch im persönlichen Bereich.  
Planen Sie die Audits sorgfältig – sowohl allgemein als auch im Detail.  
Sorgen Sie für eine Dokumentation der Audit-Ergebnisse.  
Bereiten Sie die Audits gezielt nach und prüfen Sie die Ergebnisse der vereinbarten Folgemaßnahmen.  
Setzen Sie Formblätter und Checklisten ein, damit die Audits vergleichbar sind.  
Fördern Sie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen den Auditoren und den „Auditierten“.  
Schaffen Sie eine offene und lernbereite „Unternehmenskultur“.  
Geben Sie Ihren Mitarbeitern Freiräume und Eigenverantwortung.  
Prüfen Sie regelmäßig die Qualität der internen Audits.  

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