Immer mehr offene Rechnungen? So kommen Sie in 7 Schritten endlich an Ihr Geld

Rechnungen, Stabel, Geld

Sie haben hart dafür gearbeitet, dass der Auftrag Ihres Großkunden wunschgemäß geliefert wird, und nun ist seit langem die Rechnung offen. Oder: Viele Ihrer kleineren Auftraggeber zahlen erst mit großer Verspätung nach zeitraubenden Mahnungen? Das kostet Sie zusätzlichen Aufwand und vor allem Geld.
Mit diesem Problem stehen Sie nicht allein da: Die Zahlungsmoral der Deutschen verschlechtert sich erheblich: Die Zahl der Privatpersonen mit neuem Negativ-Eintrag bei der SCHUFA hat sich von 2003 auf 2004 um 10 % erhöht. Das ist das Kernergebnis des „Schuldenkompass 2005“, einer umfangreichen Studie des Schuldenauskunftsdienstes SCHUFA. Beugen Sie mit einem effizienten Mahn- und Inkassowesen den Ausfällen vor. Jedes Unternehmen kann ein solches Verfahren selbst durchführen. Kostspielige Inkasso-Unternehmen sollten Sie nur im Ausnahmefall einschalten,wenn auch die folgenden 7 Schritte nicht zur Zahlung der Ausstände geführt haben.

1. Schritt: Erinnern Sie an die Zahlung mit einer neuen Frist

Für ein erfolgreiches Mahnverfahren benötigen Sie zunächst einen eindeutig festgelegten Zahlungszeitpunkt, den Sie in der Rechnung vermerkt haben. Für alle weiteren Mahnungen können Sie so nachweisen, dass Ihr Kunde mit der Zahlung in Verzug ist. Natürlich kann jeder Kunde einmal seine Zahlungspflicht vergessen. Schicken Sie dem säumigen Kunden 2 bis 3 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist von 10 bis 14 Tagen ein Erinnerungsschreiben. Darin machen Sie ihn freundlich aufmerksam auf die offene Rechnung und setzen eine neue Frist von 5 bis 10 Tagen fest. Kennzeichen Sie das Schreiben als Zahlungserinnerung.

Zahlungserinnerung
„Leider ist die Zahlung der nachgenannten Rechnung noch nicht bei uns eingegangen. Sicher haben Sie diesen Vorgang übersehen. Bitte prüfen Sie den Sachverhalt in den nächsten Tagen und überweisen Sie den Betrag bis zum … auf das folgende Konto … Sollten Sie die Rechnung in den vergangenen Tagen bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.“

2. Schritt: Stellen Sie den Zugang der Mahnung sicher

Um später gerichtliche Schritte einzuleiten, ist eine Mahnung notwendig. Machen Sie das Schreiben mit der fett gedruckten Bezeichnung „1. Mahnung“ kenntlich. Nennen Sie kurz den Auftrag, das Lieferdatum, die Rechnungsnummer und die bereits verstrichenen Zahlungsfristen. Versenden Sie die Mahnung als Einschreiben, damit Sie gegebenenfalls vor Gericht nachweisen können, dass Ihr Kunde die Mahnung tatsächlich erhalten hat. Sie sind nicht verpflichtet, mehrere Mahnungen zu verschicken. Das kostet Sie Zeit und Geld. Gebühren von höchstens 2,50 € können Sie erst ab der 2. Mahnung erheben. Entscheiden Sie im Einzelfall, ob es sich lohnt. Setzen Sie erneut eine Frist von 5 bis 10 Tagen. Diese Frist sollte mit einem Werktag enden. Geben Sie dabei das genaue Datum an.

Richtig: „Bitte überweisen Sie bis Donnerstag, den 23.03.2006“. Nicht: „Bitte zahlen Sie innerhalb von 10 Tagen nach Eingang des Schreibens“.

3. Schritt: Rufen Sie den säumigen Kunden persönlich an

Zeigt eine Mahnung keine Wirkung, können Sie sofort einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Die Praxis zeigt jedoch, dass Sie die Zahlungseingänge erheblich verbessern, wenn Sie den Kunden persönlich anrufen und nach dem Grund des Rückstands fragen. So schaffen Sie mehr Verbindlichkeit. Lassen Sie sich allerdings nicht vertrösten.
Vereinbaren Sie konkrete Zahlungsbedingungen und -termine. Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Nennen Sie außerdem die Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Vereinbarungen.

Setzen Sie rechtssichere Ratenzahlungen fest

Im Grunde ist es wichtig für Sie, in kurzer Zeit Ihre Forderungssumme zu erhalten. Gerichtliche Schritte werden in jedem Fall viel Zeit verschlingen. Lenkt Ihr Kunde in einem persönlichen Gespräch ein, dann können Sie eine monatliche Ratenzahlung mit ihm vereinbaren. Ziehen Sie jedoch einen Rechtsanwalt hinzu, der Ihr Schreiben rechtssicher formuliert. Mit der Unterzeichnung erkennt der Schuldner die Forderungen in vollem Umfang an.

4. Schritt: Kündigen Sie weitere rechtliche Schritte an

Machen Sie bei der letzten Mahnung deutlich, dass Sie sich als Nächstes an einen Rechtsanwalt, ein Gericht oder ein Inkasso-Unternehmen wenden werden. Verschicken Sie dieses Schreiben als Einschreiben, damit Sie später den Eingang nachweisen können.

Prüfen Sie die Geschäftsbeziehung mit diesem Partner gründlich Wenn alle Ihre friedlichen Bemühungen um eine einvernehmliche Regelung scheitern, überüberdenken Sie weitere Geschäfte mit dem Kunden. Stoppen Sie Lieferungen, die bereits in Auftrag gegeben wurden, und stellen Sie den Verkauf an diesen Kunden ein. Vergeben Sie weitere Aufträge nur noch gegen Vorkasse.

5. Schritt: Verschicken Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid

Im Schreibwarenhandel erhalten Sie einen Vordruck eines gerichtlichen Mahnbescheids „für das maschinelle Verfahren“. Beispiele finden Sie im Internet unter www.mahnverfahren.nrw.de oder www.justiz.nrw.de. Schicken Sie dieses Formular ausgefüllt an das zuständige Amtsgericht. Dort wird geprüft, ob der Antrag den formalen Kriterien genügt, beispielsweise ob die Zinsen korrekt berechnet wurden. Das Gericht überprüft nicht, ob die Forderungen gerechtfertigt sind. Es erlässt den Mahnbescheid erst, nachdem Sie als Antragsteller die Gebühren überwiesen haben. Die Verjährungsfrist für Rechnungen wird mit dem Tag der Zustellung unterbrochen. Ihr Kunde kann innerhalb von 2 Wochen gegen diesen Bescheid Widerspruch einlegen oder die offene Rechnung begleichen.

6. Schritt: Beantragen Sie einen Vollstreckungsbescheid

Nach Ablauf dieser Frist erlässt das zuständige Mahngericht eine Ratenzahlungsvereinbarung, wenn der Mahnbescheid nicht angefochten wurde. Sie müssen den Antrag auf Vollstreckung bis spätestens 6 Monate nach der Zustellung des Mahnbescheids gestellt haben. Erklären Sie, ob und welche Zahlungen aus dem Mahnbescheid in der Zwischenzeit geleistet wurden. Den Vordruck für den Vollstreckungsbescheidantrag erhalten Sie ebenfalls unter www.mahnverfahren.nrw.de oder bei Ihrem zuständigen Amtsgericht.

Auch in diesem Fall hat der Schuldner eine Einspruchs- und Zahlungsfrist von 2 Wochen. Legt der Schuldner Widerspruch oder Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid ein, geht das Mahnverfahren in eine Klage über. In diesem Fall muss das Gericht klären, ob und in welcher Höhe Ihre Forderungen rechtmäßig sind. Ohne Widerspruch oder Einspruch wirkt der Vollstreckungsbescheid wie ein Urteil und gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Zwangsvollstreckung beispielsweise durch Lohn- und Gehaltspfändung zu erwirken.

7. Schritt: Beauftragen Sie einen Gerichtsvollzieher zur Zwangsvollstreckung

Können Sie auch mit Hilfe des Vollstreckungsbescheids keine Zahlung bewirken, dann erhalten Sie einen so genannten „Titel“, den Vollstreckungsbescheid. Mit diesem können Sie einen Gerichtsvollzieher beauftragen, die Pfändung durchzuführen.

Allerdings verjährt die Forderung nach 2 bis 4 Jahren, wenn der Schuldner ein Unternehmen und keine Privatperson ist. Alle gerichtlichen Schritte eines Mahnverfahrens sind sehr zeitintensiv. Außerdem muss Ihr Unternehmen die Kosten für Gericht und Rechtsanwälte vorstrecken, bis Sie das Geld vom Schuldner tatsächlich erhalten.

Daher sollten Sie im Vorfeld kreativ und konstruktiv gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung suchen. Machen Sie jedoch deutlich, dass Sie nicht vor gerichtlichen Schritten zurückschrecken.

Inkasso-Unternehmen: Letzter Ausweg ohne Gericht

Statt einer gerichtlichen Mahnung können Sie auch ein Inkasso-Unternehmen beauftragen. Dabei treten Sie einen Teil Ihrer Forderungen an das Unternehmen ab. Das Inkasso- Unternehmen wird versuchen, die Forderungen auf eigene Rechnung einzutreiben.

Prüfen Sie auf jeden Fall zunächst die Konditionen und holen Sie dazu Angebote von verschiedenen Inkassobüros ein.
Dabei sollten Sie folgende Tipps berücksichtigen:

Schätzen Sie den Zeitverlust ein

Wenn Ihr Kunde schriftlich Stellung nimmt zu den Forderungen des Inkasso-Unternehmens, dann wird der Fall an einen Rechtsanwalt weitergeleitet. Meist arbeiten die Büros mit einem festen Vertragsanwalt zusammen. Sie erhalten diese Stellungnahme meist in Kopie. Allerdings entsteht ein großer Zeitverlust, weil der Vorgang erst durch mehrere Hände laufen muss.

Lassen Sie sich alle Kosten offen legen

Ein Inkasso ist meist mit hohen Kosten verbunden. Sie müssen Provisionen, Mitgliedsgebühren und erhöhte Inkassokosten zahlen. Prüfen Sie daher genau, und kalkulieren Sie sehr gründlich, damit Sie nicht Gebühren tragen müssen, die höher sind als Ihre Forderungen.

So funktioniert Inkasso im Inland

Inkasso-Unternehmen übernehmen die außergerichtliche Eintreibung von Forderungen. Dazu benötigen sie die Erlaubnis bzw. die Zulassung des zuständigen Landgerichtspräsidenten. Ihre Dienstleistung endet, wenn bei strittigen Forderungen eine Klage notwendig wird. 1 bis 2 Tage nach Ihrer Beauftragung wird das Inkasso-Unternehmen sich an den Schuldner wenden und ihn schriftlich auf alle Risiken hinweisen, wenn er die Forderungen weiterhin ignoriert. Ihm wird eine angemessene Frist gesetzt, um die Forderungen zu bezahlen oder um sich zumindest zu melden, um eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Ihr Kunde weiß damit, dass Sie nicht einfach abwarten, sondern auf der Zahlung bestehen. Darüber hinaus übt ein persönliches Gespräch des Inkasso-Unternehmens mit dem säumigen Kunden weiteren Druck aus. Sollte dies alles nicht zur Zahlung führen, wird gerichtliche Hilfe in Anspruch genommen.

Unter www.ingenieur-verlag.de finden Sie folgende Musterformulare zum praktischen Download:

Zahlungserinnerung und 1. Mahnung.

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