Auswahl von Lieferanten: So erstellen Sie ein systematisches Bewertungssystem

Auswahl von Lieferanten: So erstellen Sie ein systematisches Bewertungssystem

Unternehmen, die Lieferanten allein über den Preis auswählen, haben einen entscheidenden Nachteil: Sie müssen die Qualität der Lieferung aufwändig selber kontrollieren. Daher geht der Trend dahin, Anbieter mit einer Kriterienliste in einem Screening- und Benchmarking-Prozess auszuwählen. Damit senken Sie das Beschaffungsrisiko erheblich.

Eine Fachabteilung hat eine Materialanforderung gestellt. Der Einkauf hat die Aufgabe, nach ISO 9001 dafür zu sorgen, dass geeignete Lieferanten die gewünschte Qualität in der richtigen Menge zum definierten Zeitpunkt liefern. Stellen Sie fest, dass keiner der aktuellen Lieferanten die Anforderungen erfüllen kann, dann stellen Sie spezifische Kriterien zur Auswahl eines neuen zusammen. Die Norm fordert lediglich: Halten Sie den Aufwand für Auswahl und Überwachung der Lieferanten in angemessenem Verhältnis zum Stellenwert der Lieferung.

So prüfen Sie die Leistungsfähigkeit

Vor der ersten Lieferung bitten Sie um eine Selbstauskunft des Lieferanten. Damit erhalten Sie einen ersten Eindruck über die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Erfragen Sie Informationen zu folgenden Punkten:

* Gründungsjahr und Standorte,
* Produktionsschwerpunkt,
* Jahresumsatz,
* geplante Investitionen,
* eingesetzte Technologien,
* eingesetzte Software,
* Produktionsfläche,
* Lagerfläche,
* Referenzkunden,
* Einsatz von Subunternehmen,
* Produkthaftpflichtversicherung sowie
* bestehende Qualitätsmanagement- (QM-)Zertifikate.

Führen Sie eine Erstmusterprüfung durch

Es ist üblich, sich vor der ersten Bestellung ein Produktmuster liefern zu lassen. Überprüfen Sie die wesentlichen Merkmale im Labor oder beauftragen Sie ein entsprechend ausgerüstetes Prüflabor. Sie können auch den Lieferanten beauftragen, eine Erstmusterprüfung durchzuführen – beispielsweise wenn das Produkt in einer Großserie verwendet werden soll. Legen Sie dazu im Vorfeld fest, was geprüft und dokumentiert werden muss. Berücksichtigen Sie dabei die 3 Prüf-Kategorien:

* Maßprüfungen
* Werkstoffprüfungen
* Funktionsprüfungen

Branchenverbände stellen für die Dokumentation standardisierte Erstmusterprüfberichte zur Verfügung, die Sie nach Bedarf ergänzen können. Entspricht der Bericht den zuvor festgelegten Anforderungen, wird das Muster von Ihnen freigegeben.

Beziehen Sie vorhandene Lieferanten mit in die Bewertung ein.

Bei der Einführung Ihrer Lieferantenbewertung ist es sinnvoll, auch die bestehenden Lieferanten zu bewerten. Obwohl einige Zertifizierungsauditoren langjährige Lieferanten auch ohne Prüfung in die Liste mit aufnehmen, ist es sinnvoll, dass die Mitarbeiter der Beschaffung jeden einzelnen Lieferanten überprüfen:

* Existiert ein QM-System beim Lieferanten?
* Wie entsprachen die Leistungen in der Vergangenheit den Anforderungen?
* Wie ging der Lieferant mit Problemen um?

Kriterien für die dauerhafte Qualitätssicherung

Mit dieser kontinuierlichen Bewertung stellen Sie sicher, dass das Qualitätsniveau auch nach Aufnahme in die Liste erhalten bleibt. Einige Kriterien unterscheiden sich von Branche zu Branche, doch viele sind in fast allen Unternehmen wichtig:

* Termintreue,
* Mengenzuverlässigkeit,
* Flexibilität,
* Lieferfähigkeit,
* Qualität der Zusammenarbeit,
* Reklamationsbearbeitung sowie
* zertifiziertes QM oder UM.

Errechnen Sie die Bewertungspunktzahl

Die Lieferantenbewertung soll ein Entscheidungsinstrument sein, um in der Praxis schnell und sicher Zulieferer für eine konkrete Anfrage zu identifizieren. Dazu schaffen Sie 3 Kategorien:

* A- Lieferanten erfüllen 95 % Ihrer Anforderungen und sind daher vorrangig und uneingeschränkt für Aufträge qualifiziert.
* B-Lieferanten erreichen 85 % Ihrer Bewertungspunkte und kommen zum Tragen, wenn A-Lieferanten keine Kapazitäten frei haben oder einen Spezialauftrag nicht ausführen können.
* C-Lieferanten mit nur bis zu 75 % der erreichbaren Punkte werden entweder gesperrt oder nur unter verschärften Sicherheitsvorkehrungen beauftragt. Machen Sie deutlich, was in der Vergangenheit zu Unzufriedenheit geführt hat.

  Lieferantenbewertung
Lieferant Metallbau Müller Lieferant seit:
Kreditoren-Nr.  
Ansprechpartner  
Leistung/ Lieferung von  
Bewertungs-zeitraum  
Kriterium Erreichte Punkte
P (0 – 5)
Gewicht des Kriteriums G
(5,10,15,20,   25,30)
Gesamt-punkte  P x G Vergleich Vorjahr
Reklamations -quote        
Termintreue        
Flexibilität bei veränderten Anforderungen        
Mengenzu-verlässigkeit        
Preis        
QM-System        
Gesamtpunktzahl (max 900)        

Fazit: Eine Lieferantenbewertung gibt den Stand der Bewertung zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder. Jede neue Auftragsabwicklung kann die Bewertung wieder verändern. Der A-Lieferant vom letzten Jahr ist vielleicht ein bisschen nachlässig geworden, während sich ein C-Lieferant durch die klare Kommunikation über Missstände vielleicht besonders ins Zeug gelegt hat. Nutzen Sie das Bewertungssystem als Mittel der ständigen Verbesserung für Ihre Lieferanten.

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