Analysieren Sie wichtige Kostensenkungspotenziale

Fixkosten, Kosten, Kosten senken

Fixkosten minimieren

Unter fixen Kosten versteht man Kosten, die gleich bleiben, auch wenn Beschäftigungsgrad und Umsatz steigen oder sinken (beispielsweise die Miete für Betriebsgebäude); variable Kosten hingegen steigen oder fallen mit der Auftragslage. „Fixe Kosten” heißt natürlich nicht, dass hier absolut unveränderliche Kosten vorliegen. Sie können Fixkosten durchaus abbauen, wenn auch meist nur mit einiger Verzögerung. Insbesondere in Krisenzeiten sollten Sie die Fixkosten nicht als gegeben betrachten.

Ein hoher Fixkostenblock ist gefährlich, wenn Ihr Umsatz sinkt. Denn trotz nun rückläufiger Einnahmen bleiben die Fixkosten, und damit Ihre Gesamtkosten zunächst einmal hoch. Da diese Situation bei einer Auftragsflaute existenzgefährdend werden kann, sollten Sie Ihren Fixkostenaufbau in Grenzen halten.

Klären Sie zuerst, wie hoch Ihre Fixkosten überhaupt sind. Anstatt die Kapazität durch Neuinvestitionen zu erweitern, können Sie eventuell Auftragsspitzen durch Fremdvergabe von Leistungen abdecken, zum Beispiel an Subunternehmer, freie Mitarbeiter oder Leiharbeitsfirmen.

Verkaufen Sie nicht mehr benötigte Ausrüstungen, Maschinen und Fahrzeuge. Selbst wenn die Verkaufserlöse nicht sehr hoch sein sollten, so haben Sie sich von möglichen Belastungen befreit – und darüber hinaus noch Stellplatz geschaffen. Stehen Investitionen an, prüfen Sie auch, ob gebrauchte Maschinen oder Anlagen in Frage kommen.

Prüfen Sie, ob das Leasen oder Mieten von Maschinen oder Fahrzeugen für Sie günstiger ist als ihre Anschaffung. Leasingkosten sind zwar auch Fixkosten, lassen sich aber bei kluger Vertragsgestaltung leichter abbauen.

Analysieren Sie bestehende Verträge mit Vermietern und Verpächtern. Möglicherweise lassen sich durch geschickte Verhandlungen Mieten und Pachten senken.


Personalkosten flexibel halten

Personalkosten stellen im Ingenieurwesen meist die größte Kostenposition dar. Zugleich ist dies aber auch der sensibelste Bereich für Einsparungen. Denn ein Unternehmen braucht gute und motivierte Mitarbeiter, und dazu bedarf es eines attraktiven Lohn- und Gehaltssystems. Für beide Seiten vorteilhaft kann die Einführung flexibler Arbeitszeiten sein. Bei Unterauslastung wird weniger gearbeitet, in Spitzenzeiten dagegen länger. Ein weiterer Ansatzpunkt kann die Wahl einer Krankenkasse mit niedrigem Beitragssatz sein. Auch davon haben beide Seiten einen Vorteil.

Übertreiben Sie es mit dem Kostensenken nicht!
Es gibt etwas, das man „teures Sparen” nennen könnte. Beispielsweise können Sie durch das Verschieben von Erneuerungs- und Ersatzinvestitionen in die Zukunft zunächst einmal sparen. Auf Dauer kann dies jedoch nachteilig sein, etwa wenn Sie dadurch Ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit gefährden. Wenn Sie Ihre Zeit und Energie zu sehr auf Einsparungen konzentrieren, bleiben Ihnen keine Kapazitäten mehr für Innovationen, etwa bei der Entwicklung und Einführung neuer Produkte oder bei der Erschließung neuer Kundenkreise. Die durch Kostensenkung gesteigerte betriebliche Effizienz wird Sie beispielsweise langfristig nicht retten, wenn Sie sich mit veralteten Produkten in schrumpfenden Märkten bewegen.

Kunden- und kostenorientiertes Design

Ingenieure tendieren manchmal dazu, technisch perfekte Lösungen zu entwickeln und dabei gelegentlich Kunden und Kosten zu vergessen. Wirtschaftlich werden Geräte und Auftragsleistungen aber erst dann, wenn sie gezielt auf die Kundenwünsche hin konzipiert werden. Im Gerätedesign müssen diejenigen Funktionen realisiert werden, auf die der Kunde Wert legt, und das zu einem Preis, den er bereit ist zu bezahlen. Denn letztlich zählt nicht die letzte technische Raffinesse, sondern die Befriedigung der Kundenwünsche. Dem Kunden Funktionen anzubieten, auf die er keinen Wert legt, ist Verschwendung. Für die Autobranche formuliert dies Robert Anton Lutz, Vorstand von General Motors Europe, so:

„Die Autoindustrie hat im Laufe der Jahre viele Dinge in die Autos gepackt, nach denen nie ein Kunde gefragt hat. Welcher Fahrer will denn wirklich eine bildschirmgestützte, computergesteuerte Verbindung zu seinem Auto haben? Ist es so viel herrlicher, sich am Touchscreen durch ein dreistufiges Menu zu hangeln, um die Klimaanlage zu verstellen, statt wie früher einfach an einem Regler zu drehen?”. (Wirtschaftswoche 12/2004, S. 56)

Das Gerätedesign bestimmt nicht nur die Höhe der Entwicklungskosten, sondern stellt auch die Weichen für die Folgekosten. Deshalb sollten Sie dafür sorgen, dass schon beim Design die Produktions-, Beschaffungs-, Wartungs-, Reparatur-, Garantie- und Entsorgungskosten berücksichtigt werden. Prüfen Sie vor dem Start größerer Serien auf jeden Fall, ob Sie (unter Berücksichtigung der Qualitätsanforderungen) die preiswertesten Varianten für Ihre Materialien und Komponenten sowie die günstigsten Bezugsquellen gewählt haben. Als Entwickler und Konstrukteur sollten Sie die Kosten für den gesamten Lebenszyklus des Produktes im Auge haben. Zur Optimierung können Sie die Lebenszyklusrechnung und das Target Costing einsetzen. Informieren Sie sich über die Eignung weiterer Methoden für ihre unternehmensspezifischen Anforderungen, etwa die Funktionale Leistungsbeschreibung, Design to Cost, Quality Function Deployment (QFD) und die Wertanalyse. Das sind wichtige Werkzeuge für eine Produktentwicklung, die kunden- und kostenorientierte Zielsetzungen miteinander verbinden.


Systematisches Projektmanagement

Auch heute noch werden viele Projekte schlecht geplant und unzureichend überwacht. Die Instrumente des Projektmanagements werden nicht beherrscht oder nicht konsequent angewendet. Mit „Durchwurschteln” werden aber Aufträge häufig zu teuer und nicht rechtzeitig fertig.

Da Sie im Ingenieurbereich viele Leistungen in Form von Projekten erstellen, ist ein systematisches Projektmanagement inklusive Projektcontrolling unabdingbar. Nur so erreichen Sie eine hohe Qualität der Ergebnisse, während Sie gleichzeitig Kosten und Termine im Griff behalten. Führen Sie deshalb in Ihrem Arbeitsbereich konsequent Projektmanagement ein. Vereinheitlichen Sie die Vorgehensweise, indem Sie ein verbindliches Projektmanagement-Handbuch für Ihr Unternehmen erarbeiten oder dafür den Anstoß geben.


Die „schlanke Produktion” als Ideengeber

Eine Untersuchung der unterschiedlichen Produktivität japanischer, amerikanischer und europäischer Automobilhersteller kam zu dem Ergebnis, dass die japanischen Hersteller mit einem erheblich geringeren Aufwand produzierten. Der Grund dafür lag in der Anwendung von Prinzipien, die heute unter dem Begriff der „schlanken Produktion” überall in der Welt – und nicht nur im Automobilbau – kopiert werden. Der Grundgedanke besteht darin, jede Art von Verschwendung zu vermeiden, das heißt: Fehler reduzieren, Wartezeiten reduzieren, überflüssige Transporte vermeiden, überhöhte Lagerhaltung vermeiden, die gesamte Wertschöpfungskette – vom Lieferanten bis zum Kunden – optimieren. Prüfen Sie also, ob Sie diese Ansätze sinnvoll in Ihrem Unternehmen übernehmen können.

Einem Fertigungsteam bei einem Automobilzulieferer gelang es im Rahmen eines Projektes zur kontinuierlichen Verbesserung (KVP), die Zahl der Arbeitsschritte für die Herstellung einer mechanischen Komponente von 47 auf 36 zu reduzieren. Dies führte zu Zeit- und Kosteneinsparungen von 15%, ohne Qualitätseinbußen und ohne Anstieg der Fehlerquote.

Einkauf und Beschaffung optimieren

Wenn Sie die Beschaffungsseite nach Möglichkeiten zur Kostenoptimierung durchforsten, sollten Sie sich auf die wertmäßig größten Lieferpositionen konzentrieren. Dabei hilft Ihnen die ABC-Analyse weiter. Dazu ordnen Sie die Einsatzgüter in die Kategorien A, B und C ein. A-Güter sind beispielsweise Güter, die am wertmäßigen Gesamteinsatz 10% und mehr ausmachen und somit das höchste Einsparpotenzial bieten. Deshalb lohnt es sich, diesen Beschaffungsmarkt sorgfältig zu untersuchen und bestmögliche Konditionen auszuhandeln. Bei größeren Beschaffungen sollten Sie Ausschreibungen in Betracht ziehen: Schicken Sie Ihre genauen Spezifikationen der gewünschten Leistung an drei bis fünf Anbieter Ihrer Wahl und bitten Sie um Angebote.

B-Güter sind solche, die 5% bis 10% Prozent des Gesamteinsatzes ausmachen; Posten mit weniger als 5% sind C-Güter. B- und C-Teile sind zwar von ihrem absoluten Wert her wenig bedeutend, verursachen aber eventuell hohe Kosten durch eine Flut von Bestellvorgängen. Prüfen Sie also bei B- und C-Teilen, ob sich hier Beschaffungsvorgänge vereinfachen lassen. Mit der Methode der „optimalen Bestellmenge” optimieren Sie sowohl Ihre Lager- als auch Ihre Beschaffungskosten.

Sorgen Sie für Transparenz bei der Beschaffung
Aus Skandalberichten der Presse weiß man, dass Stellen, die für die Auftragsvergabe zuständig sind, korruptionsanfällig sind. Manchmal führen schon kleinere Zuwendungen und Aufmerksamkeiten dazu, dass nicht der günstigste Anbieter gewählt wird. Unterstellen Sie Ihren Einkäufern nichts. Nehmen Sie einfach Ihre Kontrollfunktion wahr.

Optimieren Sie Ihre Lagerkosten

Haben Sie schon einmal überlegt, ob Ihre Lagerhaltung und die Lagerverwaltung noch den heutigen Möglichkeiten und Anforderungen entsprechen? Andere Unternehmen haben durch Verträge mit Ihren Lieferanten und „Just in time”-Lieferungen ihre Lagerbestände auf ein Minimum reduziert und so ihre Lagerkosten erheblich verringert.


Durch QM Kosten senken

Die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems ist zwar zu Beginn erst einmal mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Langfristig haben Sie jedoch nicht nur die Chance, die Qualität der Arbeitsprozesse und der Produkte zu verbessern, sondern auch die Kosten zu senken. Möglich wird dies durch die Optimierung der Prozessabläufe, eine Verkürzung der Bearbeitungszeiten und ein konsequentes Verhüten von Fehlern.

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Indem Sie in allen Prozessschritten konsequent Fehlern vorbeugen, reduzieren Sie die Fehlerfolgekosten. Die Ausschussrate sinkt, und weniger Nacharbeit ist erforderlich. Reklamationen, die nicht nur zu Ärger, sondern auch zu erheblichen Kosten führen, können reduziert werden. Zusatznutzen: Die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung steigen.


„Outsourcing” als Kostensenker

Sie sollten prüfen, ob Sie bestimmte Komponenten oder Leistungen weiterhin im Unternehmen produzieren wollen, oder ob der Bezug von einem externen Zulieferer günstiger ist. Unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten sollte diese Alternative mit dem zusätzlich entstehenden Abwicklungsaufwand (Besprechungen, Verträge …) abgewogen werden. Um die Qualität der externen Leistung sicherzustellen, entsteht zusätzlicher Kontrollaufwand.

Besonders interessant könnte ein Auslagern von solchen Aufgaben sein, die nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehören. Zu denken wäre hier etwa an die dauerhafte Fremdvergabe von Reinigungsdiensten, Marketing-Aufgaben, Sekretariatsarbeiten, Rechtsangelegenheiten oder die Buchführung.


Internationale Kooperationen

Es gibt eine Reihe von Ländern mit beachtlichem Know-how im technischen Bereich, in denen die Lohn- und damit die Herstellungskosten erheblich unter dem deutschen Niveau liegen. Eine Zusammenarbeit mit Firmen in diesen Ländern bietet möglicherweise auch für Ihr Unternehmen Chancen. Es muss ja nicht gleich China sein. Durch die EU-Erweiterung wird die Zusammenarbeit mit Unternehmen in den neuen Partnerländern erheblich einfacher werden. In diesen Ländern sprechen viele Menschen Deutsch, was die Verständigung erleichtert und deutschen Unternehmen gegenüber Wettbewerbern aus anderen Ländern einen besonderen Vorteil bietet. Länderüberschreitende Kooperationsprojekte werden durch eine Reihe von Förderprogrammen der Europäischen Union unterstützt.

Sie sollten überlegen, ob eine solche Kooperation für Ihr Unternehmen in Frage kommt. Ansprechpartner sind Ihre IHK, das Bundeswirtschaftsministerium und die jeweiligen Landesministerien.

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