ABC-Bewertung für Ihre Lieferanten: So sichern Sie die Basis für Ihre Qualität

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Fehlerhaftes Material kann Ihre sämtlichen Qualitätsbemühungen zunichtemachen! Schalten Sie dieses Risiko jetzt mit einer Lieferantenbewertung aus. Empfehlung: Orientieren Sie sich dabei an den Vorgaben der Qualitätsnorm ISO 9001:

* Sie stellen sicher, dass die beschafften Produkte den Anforderungen entsprechen.
* Sie beurteilen und überwachen Ihre Lieferanten und deren Produkte.
* Sie legen eindeutige Beschaffungsangaben fest.
* Sie überprüfen, ob die gelieferten Produkte den Beschaffungsangaben entsprechen (Wareneingangsprüfung).

Lesen Sie, wie Sie in 3 Schritten die Norm in die Praxis umsetzen.

Schritt 1: Mit diesen Prozessen wählen Sie die richtigen Lieferanten aus

Die Norm fordert, dass Sie vor der Erteilung eines Auftrages prüfen und beurteilen, ob der Zulieferer prinzipiell in der Lage ist, die von Ihnen geforderte Produktqualität zuverlässig zu liefern (Lieferantenfreigabe).

ISO 9001, 7.4.1.: Beschaffungsprozesse

„(…) die Organisation muss Lieferanten aufgrund von deren Fähigkeiten beurteilen und auswählen, Produkte entsprechend den Anforderungen der Organisation zu liefern. Es müssen Kriterien für die Auswahl, Beurteilung und die Neubeurteilung aufgestellt werden. Aufzeichnungen über die Ergebnisse von Beurteilungen und über notwendige Maßnahmen müssen geführt werden.“

Die Norm überlässt Ihnen die Wahl der Kriterien. Sie fordert nur, dass Sie die Lieferüberwachung genau planen und die Art und den Umfang festlegen. In der Praxis wissen Sie: Je größer der Einfluss der Zulieferteile auf Ihre Endqualität, desto ausführlicher überprüfen Sie den Lieferanten.

Bei Lieferanten, die Sie schon lange kennen und mit deren Qualität Sie in der Vergangenheit zufrieden waren, können Sie die Überprüfungen erheblich reduzieren. Trotzdem müssen Sie auch klare Werte für die Lieferantenbewertung festlegen, bevor sie in die Liste der zugelassenen Lieferanten aufgenommen werden. Nutzen Sie dazu Daten aus den vorangegangenen Lieferungen, z. B.:

* Qualität der Lieferung
* Termintreue
* Preis
* Flexibilität
* Mengentreue
* Kooperationsbereitschaft
* Service (Kundendienst,Umgang mit Reklamationen)

Diese Kriterien gewichten Sie mit einem Faktor und bewerten sie damit für jeden Lieferanten.
Die folgende Tabelle gibt Ihnen ein Beispiel:

Lieferantenbewertung Qualität

Q

Termintreue
T
Preis
P
Gewichtung 8 7 5
Bewertung 0…5 0…5 0…5
Maximale Punktzahl
(Gewichtung x Bewertung)
40 35 25

Nach Bedarf können Sie auch noch weitere Kriterien wie das Risiko der einwandfreien Beschaffung aufnehmen.

Punktzahl des Lieferanten = 8 (Bewertung Qualität) + 7 (Bewertung Termin) + 5 (Bewertung Preis)

Zur Bewertung von neuen Lieferanten bzw. zur Neubewertung bestehender Lieferanten stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

* Sie fragen nach Referenzen.
* Sie fordern Musterlieferungen an und bewerten diese auf deren Tauglichkeit.
* Sie fragen nach, ob Qualitätszertifikate, wie z. B.: die ISO 9001, vorhanden sind.
* Sie führen ein Lieferantenaudit durch.

Klassifizieren Sie die Lieferanten

Wenn Sie für alle Lieferanten die Punktzahl berechnet haben, können Sie alle Lieferanten in 3 Klassen unterteilen:

* A-Lieferanten erreichen mehr als 95 % der maximalen Punktzahl: Bei diesen Lieferanten kann jederzeit bestellt werden.
* B-Lieferanten erreichen mehr als 85 % der maximalen Punktzahl: Diese Lieferanten sollten nachweisbare Schritte zur Leistungsverbesserung unternehmen.
* C-Lieferanten erreichen mindestens 75 % der erreichbaren Punkte: Für diese Kandidaten legen Sie ein Förderprogramm mit festgelegten Maßnahmen fest. Erreichen sie auch dadurch keine Verbesserung, können Sie diese Lieferanten von der Lieferantenliste streichen.

Schritt 2: Vermeiden Sie Falschlieferungen durch klare Beschaffungsangaben

Wenn Ihnen ein falsches oder mangelhaftes Produkt zugeliefert wird, liegt die Schuld nicht immer beim Lieferanten. Möglicherweise hat der Lieferant aus ungenauen Bestellungen oder unklar definierten Anforderungen nur falsche Schlüsse gezogen. Um dies zu verhindern, fordert die ISO 9001 von Ihnen, möglichst genaue Beschaffungsangaben zu formulieren.

ISO 9001, 7.4.2.: Beschaffungsangaben

„Beschaffungsangaben (…), soweit angemessen, enthalten (…)
a) Anforderungen zur Genehmigung von Produkten, Verfahren, Prozessen und Ausrüstungen,
b) Anforderungen an die Qualifikation des Personals und
c) Anforderungen an das Qualitätsmanagementsystem. Die Organisation muss die Angemessenheit der festgelegten Beschaffungsanforderungen sicherstellen, bevor sie diese dem Lieferanten mitteilt.“

Bei Sonderprodukten, die nicht einfach aus einem Katalog bestellt werden, müssen die gestellten Anforderungen genau abgesprochen werden, damit Sie und der Lieferant das gleiche Verständnis davon haben. Dazu dienen z. B.:

* eine exakte Artikelspezifikation
* technische Zeichnungen
* Stücklisten
* Kalkulationen
* Prüfanforderungen
* Liefertermine
* Verpackungsanforderungen und
* Qualitätssicherungsanforderungen (QSF)

Es sollten dabei auch Anforderungen an ein Umwelt- oder Arbeitssicherheits-Managementsystem oder branchenspezifische Systeme gestellt werden. In der Automobilzulieferindustrie ist es z. B. Pflicht, die TS 16949 und befolgen.

Schritt 3: Überprüfen Sie den Wareneingang

Auch wenn Sie Lieferanten positiv beurteilt haben, müssen Sie die eingehende Ware einer Eingangsprüfung unterziehen. Diese Verifizierung von beschafften Produkten bedeutet, dass Sie eine Bestätigung und einen Nachweis bereitstellen, dass die Ware in Form einer Eingangsprüfung untersucht wurde. Diese Prüfung umfasst die Antworten auf folgende Fragen:

* Stimmt die Liefermenge mit der bestellten Menge überein?
* Wurde der Liefertermin eingehalten?
* Ist die Ware beschädigt angekommen?
* Stimmt die Qualität mit den geforderten Beschaffungsangaben überein?

Sie haben auch die Möglichkeit, die Wareneingangsprüfung an Ihren Lieferanten auszulagern. Sie müssen dann jedoch den Ablauf vertraglich festlegen und die folgenden Aspekte regeln:

* Sie stellen einen Prüfplan als Vorgabe zur Überprüfung dem Lieferanten zur Verfügung.
* Sie legen die Dokumentation der Prüfergebnisse und die einzuhaltenden Sollgrenzen fest.
* Sie regeln das Freigabeprozedere eindeutig und definieren, was bei abweichenden Ergebnissen zum Soll passieren muss.
* Sie geben die notwendigen Prüfmittel vor (z. B. Messmittel, Lehren etc.).

Wenn Sie die Wareneingangsprüfung so an den Lieferanten ausgelagert haben, dürfen Sie nur noch Waren mit entsprechenden Prüfprotokollen oder -plaketten annehmen. Sie reduzieren dadurch die Wareneingangsprüfung auf eine reine Dokumentenprüfung. Beachten Sie jedoch, dass Ihr Unternehmen weiterhin die volle Verantwortung für die Wareneingangsprüfung trägt.

So erkennen Sie das Risiko für qualitätskritische Zulieferprodukte

Bei sehr qualitätsrelevanten Materialien nützt es Ihnen jedoch nichts, wenn Sie Ihre Lieferanten als gesamtes Unternehmen gut eingestuft haben, aber einzelne Waren nicht ausreichend zuverlässig geliefert werden.

Berücksichtigen Sie daher materialspezifische Qualitäten der Produkte Ihrer Lieferanten. Stellen Sie für die Kriterien Warn- und Aktionsgrenzen auf. Dazu gehören:

* Verfügbarkeit
* Qualität
* Logistik
* Technologie
* Zustand des Lieferanten
* Vermeidung von Lieferausfällen (Obsolescence Management)
* Umsatz/Mitarbeiter

So können Sie Risiken frühzeitig erkennen und gegebenenfalls Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen einleiten.

Hauptrisiken für die Bewertung einzelner Zulieferprodukte

Hauptkriterium (fett) Unterkriterium (normal)
Kriterium Gewichtung Gewichtung Bewertung
Lieferanten-

verfügbarkeit

Zahl der Anbieter
Ersetzbarkeit
Qualität
Aufgetretene Mängel
Kooperations-

bereitschaft

Konformität mit den Kundenforderungen
Vermeidung von Lieferausfällen (Obsolescence Management)
Logistik
Lieferfähigkeit
Kooperations-

bereitschaft bei Lieferengpässen

Technologie
Neuentwicklung von Produkten
Abgleich der Technologie-Roadmaps
Zustand der Lieferanten
Finanzielle Basis, um Durststrecken zu überwinden
Tragfähiger Business-Plan für die Zukunft
Umsatz/Mitarbeiter
Free Cash Flow brutto
Investoren beteiligt?
Technologiestand der Produktion  

 

Mit diesen Maßnahmen haben Sie das Risiko im Griff

Um das Risiko einer falschen oder fehlerhaften Beschaffung zu senken, definieren Sie auf der Basis der obigen Tabelle klare Warn- und Eingriffsgrenzen. Wenn kritische Größen für bestimmte Materialien nicht mehr gegeben sind, ergreifen Sie Maßnahmen zur Sicherung:

* Sie verstärken/erhöhen Ihre eigene Wareneingangsprüfung.
* Sie auditieren den Lieferanten, um das Qualitätssystem und dessen Umsetzung im Betrieb zu prüfen.
* Sie qualifizieren weitere Lieferanten.
* Sie sichern die technische Zusammenarbeit mit dem Lieferanten durch Abstimmung einer gemeinsamen zukünftigen technischen Entwicklung (Technologie-Roadmap).
* Sie schließen Qualitätssicherungsvereinbarungen mit dem Lieferanten im Vorfeld ab.
* Sie erstellen Notfallpläne.

Damit haben Sie die Qualität der zugelieferten Materialien bestmöglich gesichert. Schließlich runden Sie ihr Risikomanagement mit einem regelmäßigen Berichtswesen ab: Sie halten darin sowohl den aktuellen Stand als auch die geplanten Korrekturmaßnahmen fest.

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