So steigern Sie Arbeitsfreude und Leistungsbereitschaft – und stärken die Zusammenarbeit und das Vertrauen!

So steigern Sie Arbeitsfreude und Leistungsbereitschaft – und stärken die Zusammenarbeit und das Vertrauen!

Die Kommunikation von Erwartungen, Problemen oder positiven und negativen Erfahrungen bildet die Basis einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern. Mitarbeitergespräche eignen sich hierfür hervorragend. Erreichen Sie mit diesem Instrument eine konfliktfreiere Zusammenarbeit, höhere Mitarbeitermotivation und mehr Freude an der Zusammenarbeit und an der Durchsetzung der anvisierten Ziele. Nachfolgend zeige ich Ihnen auf, wie Sie Mitarbeitergespräche, insbesondere das Jahresgespräch, erfolgreich vorbereiten und durchführen.

Als Qualitätsmanager und Führungskraft führen Sie Gespräche mit Ihren Mitarbeitern, sei es spontan, z. B. im Rahmen der Teamarbeit, oder gezielt zur Delegation von Aufgaben oder auch bei anzubringender Kritik. Das Mitarbeitergespräch, hier im Speziellen als Jahresgespräch aufgeführt, nimmt in vielen Produktionsunternehmen einen besonderen Stellenwert ein.

Einerseits ist es ein Kommunikationsinstrument, mit dem Sie Ihre Mitarbeiter konsequent an den Zielen Ihrer QM-Abteilung ausrichten können. Andererseits fördert ein gut geführtes Jahresgespräch die Motivation Ihrer Mitarbeiter, das Vertrauen in Ihre Führungsarbeit, die Leistung und Effektivität der Aufgabendurchführung sowie die Dialogbereitschaft zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern.

Mit einem Jahresgespräch verfolgen Sie vielfältige Themen und Absichten. Sie

… informieren Ihre Mitarbeiter über allgemeine Abteilungsangelegenheiten.

… geben Ihren Mitarbeitern Feedback über ihr Verhalten und ihre persönliche Zielerreichung in der vergangenen Periode.

… vereinbaren mit Ihren Mitarbeitern neue Leistungs- und Verhaltensziele.

… legen gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Fördermaßnahmen für sie fest, wie beispielsweise Weiterbildungsseminare oder Fortbildungen.

… festigen Ihre Beziehung zu Ihren Mitarbeitern und fördern den Informationsfluss, machen gegenseitige Erwartungen klarer und steigern damit Motivation und Vertrauen.

… gestalten einen Dialog mit aktiver Beteiligung Ihrer Mitarbeiter.

… helfen Ihren Mitarbeitern, den Sinn ihrer Tätigkeiten besser zu verstehen sowie sowohl Ihre Abteilungs- als auch Unternehmensziele zu ihren eigenen zu machen. Sie fördern damit die Mitarbeitermotivation und Effektivität der Aufgabendurchführung.

… fördern eine vertrauensvolle Arbeitsbeziehung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern und bauen eventuell über eine Periode aufgestaute Reibungsverluste ab.

PRAXISTIPP

Führen Sie, wie der Name schon sagt, Jahresgespräche mindestens einmal pro Jahr. Nehmen Sie sich für ein Gespräch pro Mitarbeiter mindestens eine Stunde Zeit. Neben den Inhalten und Absichten im Rahmen Ihres Jahresgesprächs ist auch die Art und Weise, wie Sie Ihr Jahresgespräch vorbereiten und durchführen, von Bedeutung. Nutzen Sie die nachfolgende Checkliste während Ihres Jahresgesprächs als roten Faden. Im Anschluss finden Sie eine weitere Checkliste mit Praxistipps, die ich für Sie – basierend auf meinen Erfahrungen mit Jahresgesprächen – zusammengestellt habe.

So bereiten Sie Ihre Jahresgespräche erfolgreich vor und führen Sie professionell durch. Sie

…blicken auf die Zielerreichung in der vergangenen Periode zurück.

Nehmen Sie sich die Unterlagen des vorangegangenen Jahresgesprächs vor und klären Sie, inwieweit die im Vorjahr getroffenen Vereinbarungen von Ihren Mitarbeitern erfüllt worden sind. Betrachten Sie

  • zum einen die individuellen Ziele und Aufgaben Ihrer Mitarbeiter,
  • zum anderen die Ziele und Aufgaben Ihrer QM-Abteilung sowie Ihres Unternehmens.

Fragen Sie sich, wie erfolgreich Ihre Mitarbeiter mit Blick auf ihre individuellen Ziele und Aufgaben und ihren Beitrag zur Zielerreichung der QM-Abteilung waren.Beurteilen Sie die vergangene Periode im Hinblick auf die von Ihren Mitarbeitern erzielten Arbeitsergebnisse, das von ihnen an den Tag gelegte Verhalten, ihre von Ihnen beobachteten Stärken und Schwächen sowie ihre Einstellungen zu Zielen und Aufgaben. Beantworten Sie für sich folgende Fragen:

  • „Gab es Konflikte, Probleme o. Ä. im Team?“
  • „Wurden Lösungen (selbstständig) zu Problemen gefunden?“
  • „Waren Ihre Mitarbeiter motiviert?“
  • „Haben Ihre Mitarbeiter sich gegenseitig unterstützt?“
  • usw.

…machen eine Vorschau auf Ziele und Aufgaben für die nächste Periode.

Formulieren Sie Ziele. Beantworten Sie für sich folgende Fragen:

  • „Welche Aufgaben bleiben, welche müssen verändert werden und wie?“
  • „Welche Ziele möchte ich mit meinen Mitarbeitern vereinbaren?“
  • „Wie möchte ich die Erreichung der Ziele kontrollieren?“

…geben Feedback zur Arbeitsleistung und zum Verhalten Ihrer Mitarbeiter.

Nennen Sie Ihre Erwartungen, die Sie an Ihre Mitarbeiter haben. Sprechen Sie Stärken und Schwächen an. Ziehen Sie Bilanz für die vergangene Periode. Beantworten Sie für sich folgende Fragen:

  • „Welche Stärken und besonderen Eignungen haben meine Mitarbeiter?“
  • „Wo sehe ich Schwächen und Entwicklungsbedarf meiner Mitarbeiter im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderungen an die Arbeitsaufgaben? Was ist entsprechend zu tun, meinerseits und von meinen Mitarbeitern?“
  • „Wo sehe ich (bisher) ungenutzte Potenziale?“
  • „Wodurch kann in der nächsten Periode eine möglichst gute Leistung erreicht werden? Wie kann ich meine Mitarbeiter hierbei unterstützen?“

…legen Förder- und Weiterbildungsmaßnahmen fest.

Fragen Sie sich, wie Ihre Mitarbeiter durch Förder- und Weiterbildungsmaßnahmen ihre bisherigen Aufgaben besser erfüllen können. Fragen Sie sich auch, wie Ihre Mitarbeiter für zukünftige (neue) Anforderungen an Arbeitsaufgaben qualifiziert sein müssen. Beantworten Sie für sich folgende Fragen:

  • „Durch welche Maßnahmen kann ich die fachlichen und persönlichen Qualifikationen meiner Mitarbeiter fördern? Was tragen meine Mitarbeiter, was trage ich hierzu bei?“
  • „Welche konkreten Maßnahmen sollen zwischen mir und meinen Mitarbeitern vereinbart werden und in welchem Zeitrahmen?“
  • „Welche Qualifikationen für die Übernahme anderer oder neuer Aufgaben sind bei meinen Mitarbeitern vorhanden, welche fehlen?“

…vereinbaren Zwischen- bzw. Meilensteingespräche.

Ich empfehle Ihnen, gerade bei Vereinbarungen zu Leistungszielen oder Fördermaßnahmen, periodische Zwischengespräche zu führen und damit den Fortschritt der Zielerreichung zu überprüfen. Legen Sie hierfür Termine am besten gleich im Anschluss an Ihr Jahresgespräch gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern schriftlich fest.

Praxistipps für Ihre Jahresgespräche

Gestalten Sie Ihre Mitarbeitergespräche „lean“

Überfrachten Sie das Jahresgespräch nicht mit zu vielen Themen. Wichtig ist, dass Sie klare Unternehmens- und Abteilungsziele formulieren. Diese bilden dann den Orientierungsrahmen für die einzelnen Gespräche mit Ihren Mitarbeitern.

Achten Sie auf Vertraulichkeit

Bewahren Sie Ihre Aufzeichnungen sorgfältig auf. Alle individuellen Ergebnisse bleiben vertraulich zwischen Ihnen und Ihrem jeweiligen Mitarbeiter.

Treffen Sie verbindliche Vereinbarungen

Stellen Sie sicher, dass Vereinbarungen zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern auch eingehalten werden.

Sichern Sie die Qualität des Gesprächsverlaufs
Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre und planen Sie ausreichend Zeit ein. Stellen Sie offene Fragen und lassen Sie Ihren Mitarbeitern Zeit, diese zu beantworten. BEACHTEN SIE: Das Gespräch ist ein Dialog zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, wobei Sie nicht mehr als die Hälfte der Redezeit in Anspruch nehmen sollten.

Meine Empfehlung zum Thema Feedback:

Generell würden sicherlich viele Mitarbeiter ihren Vorgesetzten gerne ein Feedback geben. Bei einer „Kritik“ am eigenen Vorgesetzten in einem Vieraugengespräch befürchten Mitarbeiter jedoch oft Nachteile. Greifen Sie angesichts dieser Tatsache in die Trickkiste: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, anonym ein konstruktives Feedback abzugeben. Leisten Sie damit einen Beitrag zu einer mitarbeiterorientierten Kommunikationskultur in Ihrem Produktionsunternehmen.

In einigen Produktionsunternehmen ist im Zuge der Digitalisierung bereits der Trend zu erkennen, dass sich die Arbeitsorganisation mehr und mehr in Richtung eigenverantwortlicher Teams weiterentwickelt. Damit wird sich sicherlich auch das Jahresgespräch verändern. An die Stelle des (einzigen) Feedbacks vom Vorgesetzten wird das 360-Grad-Feedback durch Teamkollegen, interne und externe Kunden sowie Lieferanten treten.

Sie möchten ein 360-Grad-Feedback durchführen? Dann empfehle ich Ihnen nachfolgende Ablaufschritte. Sie

…entwickeln einen Fragebogen.

Stimmen Sie die Fragen auf die Ziele Ihrer QM-Abteilung ab. Überlegen Sie sich, welche Aspekte Ihnen für das Feedback besonders wichtig sind, z. B. „Flexibilität des Mitarbeiters“, „Methodenwissen“, „Zusammenarbeit mit anderen“ usw. Achten Sie bei der Formulierung Ihrer Fragen darauf, dass sie konkret sind. Die Feedback-Geber sollten alle die gleiche Vorstellung haben, was beispielsweise unter der Flexibilität eines Mitarbeiters zu verstehen ist.

…verteilen den Fragebogen.

Informieren Sie Ihren Mitarbeiter vorher, was Sinn und Zweck des 360-Grad-Feedbacks ist und warum Sie es durchführen möchten. Argumentieren Sie z. B., dass Ihre Mitarbeiter bei einem 360-Grad-Feedback mehr Informationen erhalten, da das Feedback unterschiedliche Rollen (Vorgesetzter, Kollege, Kunde) berücksichtigt.Ihre Mitarbeiter werden das Feedback leichter akzeptieren, denn Feedback, das nur von einer Person kommt, zumal wenn es nicht nur positiv ausfällt, wird schnell als subjektiv und unfair empfunden.
BEACHTEN SIE: Garantieren Sie Ihren Mitarbeitern, Kollegen und Kunden Anonymität. Ihre Mitarbeiter erhalten von den jeweiligen Personengruppen nur dann offenes und ehrliches Feedback, wenn es anonym erfolgen kann. Denn auch bei einem vertrauensvollen Verhältnis und einem offenen Arbeitsklima trauen sich nur die wenigsten, kritische Rückmeldungen zu geben, insbesondere dann, wenn sie auf einer niedrigeren Hierarchieebene stehen.

…leiten aus den Ergebnissen Ziele ab.

Legen Sie mit Ihrem Mitarbeiter fest, welche Maßnahmen, z. B. Weiterbildung, Auslandsentsendung, Zusatzausbildung o. Ä. bis wann zu planen sind. Stimmen Sie sich gegebenenfalls sowohl mit Ihrem Vorgesetzten als auch Ihrer Personalabteilung ab.

* **Selbstverständlich können Sie den Spezial-Report auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 Produktionsportal. Impressum | Datenschutz