Wie Sie Kommunikationsprobleme zwischen den Abteilungen verhindern

Wie Sie Kommunikationsprobleme zwischen den Abteilungen verhindern

Die Koordination der einzelnen Abteilungen ist für Sie als Betriebsleiter eine wichtige Aufgabe. Nur so können Sie gewährleisten, dass die internen Prozesse rundlaufen. Nur wenn alle dieselbe Sprache sprechen und an einem Strang ziehen, ist ein Höchstmaß an Effizienz gewährleistet. Nur leider ist das eher die Ausnahmesituation. Doch warum ist das so?

Für einen reibungslosen Ablauf ist vor allem ein gut funktionierender Informationsfluss wichtig. In den einzelnen Abteilungen sitzen aber Mitarbeiter mit unterschiedlichen Ausbildungen, Vorstellungen, Zielsetzungen, Erfahrungen etc. und das führt zwangläufig zu Schnittstellenproblemen.


Die häufigsten Ursachen einer gestörten Kommunikation

Dabei lassen sich die folgenden Ursachen von Kommunikationsproblemen erkennen und durch gezielte Gegenmaßnahmen bekämpfen:

*Problem:* Die Information wird nicht verstanden oder falsch interpretiert.

Ursachen: Unterschiedliche Fachgebiete nutzen in der Regel eine eigene Terminologie, die eine Erklärung oft erschwert.

*Hinweis:*
Der Begriff Schnittstelle wird in diesem Beitrag im Zusammenhang mit der Kommunikation unterschiedlicher Abteilungen verwendet. Ein Elektroniker versteht darunter jedoch die hardwaremäßige Verbindung zweier elektronischer Systeme. Für einen Software-Ingenieur wiederum ist eine Schnittstelle ein exakt definiertes Protokoll, über das Programme, Funktionen oder Module miteinander kommunizieren. Das sind nur 3 von sehr vielen weiteren Interpretationsmöglichkeiten.

Darüber hinaus besteht oft eine gewisse Arroganz von Fachleuten, nur ihr Wissensgebiet sei das maßgebliche.

Gegenmaßnahmen: Nehmen Sie den Absender der Information in die Pflicht und nicht den Empfänger. Er hat durch Nachfragen sicherzustellen, dass alle Details angekommen sind und verstanden wurden.

*Problem:* Die Information kommt zum falschen Zeitpunkt.

Ursachen: Hier gibt es eine ganze Reihe von Gründen. Oft ist ein Planungsfehler ursächlich und die Information konnte so schnell gar nicht beschafft werden. Eine zu langfristige Koordination kann auch dazu führen, dass ein Termin später verschlafen wird. Nicht auszuschließen ist auch die absichtliche Verzögerung, um dem vermeintlichen Konkurrenten aus der Abteilung keinen Vorsprung zu gewähren.

Gegenmaßnahmen: Definieren Sie Zeitpunkte immer exakt und benennen Sie immer einen Verantwortlichen. Überprüfen Sie Termine für wichtige Informationsübergaben.

*Problem:* Die Information ist lückenhaft.

Ursachen: Der Informationsumfang wurde nicht festgelegt. Dies ist ein ganz besonders häufiger Fehler. Es wird lediglich grob angedeutet, was benötigt wird, aber nicht, wie der genaue Umfang auszusehen hat.

Diese Probleme führen im weiteren Verlauf zu schwerwiegenden Fehlern, Zeitverschwendung und Demotivation. Dies können Sie mit einem Informationsmanagement umgehen.


Die Lösung: Bauen Sie ein Informationsmanagement auf

Informationen müssen strukturiert werden. Es darf nicht sein, dass jeder sein Wissen in der Form präsentiert, wie er es im Moment für richtig hält.

*1. Schritt:* Setzen Sie sich mit allen Abteilungen zusammen und erklären Sie die Problematik. Es muss allen klar sein, worum es geht und wo die Problematik liegt.

*2. Schritt:* Erstellen Sie mit und für jede Abteilung eine Schnittstellendefinition. Welche Informationen werden dort gebraucht? Welche Terminologie wird verwendet? Geben Sie diese Definitionen an alle anderen Abteilungen weiter.

*3. Schritt:* Standardisieren Sie die Abläufe des Informationsflusses und erstellen Sie dafür genaue Ablaufpläne.

Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Stufen:

* Anforderung: Wer hat wann, welche Informationen bei wem angefordert?
* Informationsübergabe: Wann wurden die Informationen abgesendet (von wem und an wen)?
* Quittierung: Mit der Empfangsbestätigung wird erklärt, ob alle Informationen enthalten und verständlich sind. Ansonsten erfolgt eine Nachforderung.

Mit diesem einfachen Management können Sie Schwachstellen erkennen und gezielt beseitigen.

In einem Unternehmen kommt es immer wieder zu Missverständnissen. Diese bieten Ihnen aber eine hervorragende Möglichkeit, Schwachstellen aufzudecken. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass Sie alle Kommunikationsprobleme dokumentieren. Wie hat sich das Problem geäußert? Wie wurde es erkannt? Wie hätte es verhindert werden können? Nur wenn Sie wissen, wie diese Probleme entstehen, können Sie sich in Zukunft wirksam verhindern.

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