Welcher Report für welchen Empfänger? Berichtstypen im Überblick

Welcher Report für welchen Empfänger? Berichtstypen im Überblick

Das betriebswirtschaftliche Berichtswesen kennt Berichte in verschiedenen Formen, die je nach Zielgruppe anders aufgebaut sein müssen.

Berichtsformen lassen sich zunächst einmal grob unterteilen in:

* Berichte für externe Zielgruppen (z. B. Geschäftsbericht, Nachhaltigkeitsbericht);
* Berichte für interne Zielgruppen (z. B. Controlling-Report, Produktionsreport, Vertriebsreport, Projektberichte).

Berichte für externe Zielgruppen sind durch handelsrechtliche Vorschriften reguliert und haben ihre eigenen Gesetze. Z. B. wird eine Gewinn- und Verlustrechnung immer entweder in einer Staffelform oder einer Kontenform dargestellt. Sie werden die Gewinn- und Verlustrechnung in einem Geschäftsbericht nicht in einer Grafik finden. Die tabellarische Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung ist den Lesern von Geschäftsberichten so vertraut, dass eine andere Visualisierung nicht nötig ist.
Anders ist es bei Reports für interne Zielgruppen. Bei diesen gibt es keine gesetzliche Reglementierung. Solche Berichte stehen in diesem Beitrag im Vordergrund. Lernen Sie nun die häufigsten Arten kennen, wie Sie in der Praxis Ihren internen Kollegen berichten sollten.


One-Page-Only-Berichte: Kurz-Report für das Management

Der Bericht auf einer Seite (One-Page-Only-Bericht oder One-Pager) dient der übersichtlichen Darstellung. Wenn es gelingt, alle wesentlichen Informationen auf eine Seite zu bringen, ist das Ziel erreicht. Denken Sie bitte wieder an das Eingangsbeispiel: Bringen Sie nur so viele Informationen auf einer Seite unter, dass Ihre Leser zum Lesen keine Lupe brauchen. Machen Sie sich einfach klar: Was Sie nicht lesbar auf einer Seite darstellen können, ist auch nicht strukturiert durchdacht.

Beim One-Pager brauchen Sie (natürlich) kein Inhaltsverzeichnis. Sie sollten aber dennoch auf eine klare Gliederung Wert legen, um dem Empfänger das Lesen der Seite zu vereinfachen. Die starke Verdichtung der Informationen wird auch dadurch erreicht, dass Sie nicht in ausformulierten Sätzen schreiben. Gehen Sie einfach kritisch durch Ihren Bericht und streichen Sie die Informationen heraus, die der Leser nicht braucht.


KPI-Report: Die wichtigsten Kennzahlen im Überblick

Der KPI-Report baut auf so genannten Key Performance Indicators auf. Diese Kennzahlen messen den Fortschritt oder Erfüllungsgrad von zentralen Steuerungsgrößen innerhalb eines Unternehmens. Diese kritischen Erfolgsfaktoren werden oft aus der Strategie des Gesamtunternehmens hergeleitet. Mit Hilfe der KPI können Sie zeigen, mit welcher Leistung Sie zum Erfolg Ihres Unternehmens beigetragen haben. Die KPI zeigen, welchen Status quo Sie erreicht haben.

Bei der Auswahl von KPI sollten Sie bedenken:

* Sie müssen die Ziele Ihres Unternehmens widerspiegeln.
* Sie müssen zum Erfolg beitragen.
* Sie müssen messbar sein.
* Sie müssen sich auf einen bestimmten Zeitrahmen beziehen.
* Sie müssen durch den Verantwortlichen beeinflussbar sein.
* Die Indikatoren sollten dauerhaft gültig sein und gemessen werden. Sie sollten sich nicht ständig ändern.

KPI anschaulich darstellen

1. Sorgen Sie dafür, dass Sie in KPI-Reports Vergleichs-möglichkeiten (so genanntes Benchmarking) der Steuerungsgrößen anbieten. Dies kann z. B. durch den Vergleich mit dem Vorjahr oder dem Plan oder dem Wettbewerb geschehen.
2. Verdichten Sie die Daten so, dass Sie mit wenigen, allgemein verständlichen Zeichen (z. B. den Ampelfarben Grün, Gelb, Rot oder mit lachenden oder traurigen Smileys) den Erfüllungsgrad deutlich machen können.

Als KPI einer Produktionsabteilung können Sie z. B. folgende Kennzahlen aufführen:

* Anzahl der produzierten Einheiten (pro Monat); Anzahl der produzierten Einheiten, die die Qualitätskontrolle nicht bestanden haben (pro Monat)
* Durchlaufzeiten im Work-Flow (in Minuten)
* Anzahl von Arbeitsunfällen (pro Monat); Auslastung der Produktionsmaschinen an Werktagen (in Prozent)
* Automatisierungsgrad (in Prozent)
* Anzahl der Innovationsvorschläge (pro Monat);
* Berufserfahrung der Mitarbeiter in der Produktion (Durchschnitt in Jahren)


Balanced Scorecard liefert den Gesamtüberblick

Zur Differenzierung von Kennzahlen in Ihren Reports bietet sich auch die Darstellungsform der Balanced Scorecard (BSC) an. Der große Vorteil liegt darin, dass die BSC mittlerweile zu einem betriebswirtschaftlichen Standard geworden und weithin bekannt ist.
Die Grundidee ist sehr einfach: Die BSC führt nicht nur finanzielle, sondern darüber hinaus auch andere Ziele und Messgrößen zu einem umfassenden System zusammen. Das Wort „balanced“ weist auf die Ausgewogenheit der angestrebten Ziele hin: Mit der BSC sollten Sie alle für den Erfolg wichtigen Ziel-Faktoren abbilden. Die BSC teilt die Kennzahlen Ihres Berichts nach 4 Perspektiven ein:

* Finanzen
* Kunden
* Prozesse
* Mitarbeiter

Die BSC ist für Sie ein geeignetes Berichtsinstrument, um für diese 4 Perspektiven Ziele und Kennzahlen abzubilden. Das Wort „scorecard“ weist darauf hin, dass es sich um ein übersichtliches Berichts- und Steuerungssystem handelt, am besten sogar auf nur einer Seite. Die Beschränkung auf das wirklich Wichtige ist in der Berichts-Praxis eine große Herausforderung.

Mit der BSC den Überblick behalten

Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen bereits eine BSC für die Gesamtstrategie. Nutzen Sie dennoch die Möglichkeit, eine zusätzliche BSC für Ihre Abteilung einzusetzen. Dafür gibt es 4 Gründe:

– Sie hilft Ihnen, den Überblick zu behalten: Die BSC bietet eine Struktur in einem komplexen Gefüge von Zahlen und Zielen (Konzentration auf die wesentlichen Steuerungsgrößen).
– Sie vermittelt der Unternehmensleitung ein umfassendes Bild der Steuerung Ihrer Abteilung.
– Sie vereinfacht die Kommunikation und das Verständnis von Zielen und Steuerungsgrößen bei Ihren Mitarbeitern.
– Sie ist flexibel im Einsatz und lässt sich leicht an neue Erfordernisse anpassen.

In der folgenden Abbildung sehen Sie ein Beispiel für eine BSC einer Vertriebsabteilung.

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Standardbericht für Status quo

Ein solcher Standardbericht soll schnell, das heißt idealerweise „auf einen Blick“ den gegenwärtigen Stand wiedergeben. Dieser Standardbericht wird zu einem festen Zeitpunkt für einen festgelegten Adressatenkreis automatisch erstellt, um ein „Basiswissen“ unter den Empfängern sicherzustellen. In der Praxis stehen die persönliche Bewertung und die zukünftigen Umsetzungsaspekte dann nicht im Vordergrund. Von Vorteil ist hingegen, wenn der Standardbericht seine äußere Form nicht von Mal zu Mal ändert, damit die relevanten Informationen schnell gefunden werden.


Abweichungsbericht warnt vor Fehlentwicklungen

Ein Abweichungsbericht folgt keinem vorgeschriebenen Berichtszyklus. Ein solcher Bericht wird in der Praxis meist durch die Unterschreitung bestimmter Schwellenwerte ausgelöst. Z. B. wenn der Umsatz einer Filiale um mehr als 5 % zurückgeht. Somit wird die Aufmerksamkeit auf bestimmte (kritische) Ausnahmetatbestände gelenkt. Ihre eigene Einschätzung und Handlungsanweisungen für die Zukunft sind deshalb besonders gefragt: Verlangt werden Antworten auf die Fragen: Wie kam es zu dieser Situation?, Was planen Sie, um wieder bessere Ergebnisse zu erzielen?


Report on Demand: ein Bericht auf Anfrage

Bedarfsberichte werden fallweise angeordnet. Ihr Inhalt ist zumeist auf eine spezielle Aufgabenstellung bezogen. Wichtig ist die genaue Abstimmung, welche Informationen Sie liefern sollen. Je nach Aufgabenstellung werden Ihre persönliche Bewertung und Ihre Einschätzung der Handlungsalternativen sehr wichtig. Schließlich wollen Sie zeigen, dass Sie den Bereich, über den Sie berichten sollen, „im Griff haben“. Zeigen Sie Ihre persönliche Entscheidungskompetenz als Führungskraft, indem Sie die abzuleitenden Schritte selbst steuern und nicht Ihrem Chef überlassen!

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