Tipps zum formalen Aufbau Ihres Reports

Tipps zum formalen Aufbau Ihres Reports

Damit ein Bericht richtig verstanden wird, kommt dem formalen Aufbau eine entscheidende Rolle zu. Die beste Botschaft kann in einem Wust von Einzelfakten verloren gehen oder eine kritische Entwicklung durch irreführende Darstellung verschleiert werden.

Konzentrieren Sie sich daher bei der Erstellung eines Berichts immer auf folgende Schritte:

Wählen Sie die richtige Berichtssprache

Für gelungene Reports ist eine spezielle Sprache erforderlich. Schreiben (und präsentieren Sie im Anschluss) immer nach folgenden Kriterien:

* Einfach
* Kurz
* Klar
* Sachlich

Eine einfache Wortwahl und die Vermeidung von komplizierten Satzstrukturen sind ganz wesentlich, um dem Empfänger des Reports den Zugang zur Botschaft zu erleichtern. Und: Machen Sie es kurz! Wer wenig Zeit zum Lesen hat, will, dass Sie direkt zum Punkt kommen. Auch eine klare Gliederung hilft der Zielgruppe, sich schnell zurechtzufinden. Beachten Sie folgende Punkte zur optimalen Gliederung Ihres Berichts:

* Scannen ermöglichen: Denken Sie daran, dass Berichte in der Regel nicht vollständig gelesen werden. Sie werden vielmehr „quergelesen“ (gescannt). Damit die wesentlichen Informationen auch beim Scannen aufgenommen werden können, muss der Bericht auf seine „Scanbarkeit“ überprüft werden. Sie müssen Ihren Empfänger z. B. durch so genannte „Schnell-Lese-Straßen“ unterstützen, so dass auch beim Lesen der Überschriften oder Fettungen im Text das Relevante verstanden wird.
* Wenige Gliederungspunkte verwenden: Lesern von Berichten hilft es, wenn es maximal 3 Gliederungspunkte gibt. Mehr als 3 Gliederungspunkte werden unübersichtlich. Falls für Sie mehr Gliederungspunkte nötig werden, kann das so genannte „Mindmapping“ helfen. Mind Maps enthalten das zu bearbeitende zentrale Thema in der Mitte des Blattes. Die grafische Darstellung der Gliederungspunkte mit verschiedenen Hauptästen und weiteren Unterästen erleichtert das Verständnis einer komplizierteren Struktur.
* Sachlicher Stil: In Reports wird ein eher nüchterner Stil zwar verlangt, Emotionalität ist fehl am Platz. Andererseits wird ein sachlicher Bericht auch als langweilig empfunden. Je kürzer Sie sich fassen und je wichtiger der Inhalt ist, desto eher wird Ihre Zielgruppe bereit sein, sich mit den Inhalten auseinanderzusetzen.


Finden Sie treffende Überschriften

Ganz wesentlich für Ihre Reports sind die Überschriften. Bitte bedenken Sie: Verwenden Sie als Überschriften keine austauschbaren Begriffe wie: Einleitung, Ausgangslage, Hauptteil, Analyse, Schluss oder Empfehlung. Sie erreichen Ihren Leser viel besser, wenn Sie in den Überschriften wichtige Inhalte vermitteln.

Sagen Sie’s in der Überschrift

Überschriften sollen Orientierung geben, im Idealfall sogar schon Ergebnisse vermitteln. Auf diese Weise erhält auch der schnelle Leser (der vielleicht nur die Überschriften liest) die relevanten Informationen.
Deshalb formulieren Sie so:
„Unser Marktanteil beträgt 15 %, Tendenz steigend!“ (RICHTIG),
statt so: „Ergebnisse der Durchführung einer Wettbewerbsanalyse“(FALSCH)


Achten Sie auf das Schriftbild

Die Schriftgröße trägt enorm zur Lesbarkeit Ihres Reports bei. Minimal dürfen Sie eine 10-Punkt-Schrift wählen. Das sollte allerdings der Ausnahmefall sein. In der Praxis hat sich für Reports die folgende Regel bewährt:

* Hauptüberschriften: 16-Punkt-Schrift (fett)
* Zwischenüberschriften 12-Punkt-Schrift (fett)
* Text: 12-Punkt-Schrift (nicht fett)

Bei diesen Angaben ist in den Standardschrifttypen wie Arial oder Times New Roman ein angenehmes Lesen möglich. Bitte achten Sie auf jeden Fall darauf, dass die Abstände zwischen den Absätzen ausreichend groß sind. Wichtige Inhalte sollten Sie fetten. Ich empfehle, auf kursive Schriftarten zu verzichten, da der Bericht dadurch unruhig wirkt. Farbige Schrift kann in manchen Fällen zur Hervorhebung sinnvoll sein, am seriösesten und sachlichsten wirkt jedoch schwarze Schrift auf weißem Hintergrund.

* **Selbstverständlich können Sie den Spezial-Report auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

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