So sorgen Sie in 5 Schritten für eine effektive Einarbeitungszeit

So sorgen Sie in 5 Schritten für eine effektive Einarbeitungszeit

Schritt 1: Erleichtern Sie die Einarbeitungsphase mit Hilfe eines Paten

Stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen Paten zur Seite. Damit erleichtern Sie Ihrem neuen Teammitglied den Einstieg.

Ziel eines Patenprogramms ist es,

* dem neuen Mitarbeiter den Start zu erleichtern,
* ihm die geschriebenen und „ungeschriebenen“ Regeln zu vermitteln und
* ihn rasch in sein soziales Umfeld zu integrieren.

Als Pate eignet sich ein erfahrener Mitarbeiter aus dem Bereich, in dem der Neue arbeiten wird. Somit kann er das notwendige fachliche und organisatorische Wissen vermitteln. Beide sollten auf der gleichen hierarchischen Ebene stehen, denn nur so kann sich das notwendige Vertrauensverhältnis entwickeln. Ein Vorteil für Sie als Führungskraft: Sie werden von der Aufgabe der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters entlastet.

Ein Erfolg des Patenprogramms setzt voraus, dass der Pate

* von der Aufgabe als Pate überzeugt ist,
* ausreichend Zeit für diese Aufgaben hat,
* alle wichtigen Informationen geben kann,
* bereits einige Zeit im Unternehmen beschäftigt ist, sich aber auch noch gut an seinen eigenen Beginn erinnern kann und
* auf einer ähnlichen Hierarchieebene („gleiche Augenhöhe“) arbeitet.

Machen Sie dem Paten deutlich, dass er erheblich dazu beiträgt, ob und wie schnell sich der Newcomer in Ihrem Unternehmen wohlfühlt. Die Dauer des Patenprogramms ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. In der Regel empfiehlt sich eine Länge von 100 Tagen. In dieser Zeit sollte Ihr neuer Mitarbeiter möglichst mit folgenden Dingen vertraut gemacht werden:

* Abläufe und Spielregeln im Unternehmen und im Führungsbereich
* Hintergrundinformationen über die eigene Organisationseinheit, betriebswirtschaftliche Zahlen
* Struktur, Ansprechpartner, Aufgaben / Themen
* Projekte, Kunden
* Individuelle Aufgaben des neuen Mitarbeiters

Stimmen Sie sich bezüglich der Inhalte des Patenprogramms mit dem Paten ab. Aber vergessen Sie nicht: Der Pate übernimmt nicht die Aufgaben des Vorgesetzten.

Die Inhalte des Programms sollten auf jeden Fall bereits vor Arbeitsbeginn des Betroffenen feststehen. Es macht keinen guten Eindruck, wenn Sie als Vorgesetzter mit dem Paten vor dem neuen Mitarbeiter über die weiteren Schritte erst noch diskutieren müssen.

Die Gespräche zwischen Paten und Ihrem neuen Mitarbeiter sollten prinzipiell informell und vertraulich sein. Lassen Sie sich jedoch vom Paten Rückmeldungen über die vermittelten Inhalte sowie über die ersten Kontakte mit Kunden und Ansprechpartnern geben. Die Gespräche zwischen dem Neuen und „seinem“ Paten finden von Beginn an kontinuierlich statt. Auf diese Weise können eventuell erforderliche Korrekturen zum frühestmöglichen Zeitpunkt vorgenommen werden.

Am Ende der vereinbarten Patenzeit sollten sich der neue Mitarbeiter und der Pate zu einem abschließenden Gespräch treffen. Lassen Sie in diesem auch klären,

* ob das Patenprogramm nach Ansicht des Mitarbeiters dazu beigetragen hat, dass er sich rasch in das soziale Umfeld integrieren konnte, und
* ob er sich aufgrund dessen im Unternehmen wohlfühlt.

Die Beantwortung dieser Fragen zeigt Ihnen, ob das Programm gut ankommt oder ob daran etwas zu ändern ist. Da das Programm von Menschen für Menschen entwickelt wurde, sollte es auf keinen Fall statisch sein.


Schritt 2: Initiieren Sie Informationsveranstaltungen

Bei den Bemühungen, die neuen Mitarbeiter rasch zu integrieren, spielen Informationsveranstaltungen eine wichtige Rolle: Hier können sich die Newcomer austauschen sowie wichtige Details über das Kerngeschäft des Arbeitgebers erfahren – genauso wie etwas über strategische und organisatorische Positionierung, die Märkte des Unternehmens und die Leistungsangebote, aber auch über die Unternehmenskultur. Der Vorteil: Bei diesem Erfahrungsaustausch werden die neuen Mitarbeiter schnell feststellen, dass andere Kollegen am Anfang ebenfalls ein paar kleine Probleme hatten. Ihr Selbstbewusstsein wird dadurch ebenso gestärkt wie das Gemeinschaftsgefühl.


Schritt 3: Führen Sie ein Probezeit-Halbzeitgespräch nach 3 Monaten

Bitten Sie bei einer 6-monatigen Probezeit Ihren neuen Mitarbeiter nach 3 Monaten zu einem Gespräch:

* Überprüfen Sie darin, inwieweit die internen Ziele / Meilensteine realisiert wurden.
* Gleichen Sie die Erwartungen von beiden Seiten ab und legen Sie gemeinsam weitere Schritte fest.
* Nehmen Sie Arbeitsqualität und Sozialverhalten des Betroffenen unter die Lupe.
* Halten Sie die wesentlichen Punkte der Beurteilung am besten in Formularen schriftlich fest. Ihr Mitarbeiter sollte die Kenntnisnahme bestätigen.

Musterformular: Probezeit-Halbzeitgespräch

1. Probezeitbeurteilung nach Ablauf der ersten 3 Monate

 

Gespräch am:

 

direkter Personalverantwortlicher:
 
Hauptaufgaben des Mitarbeiters
Zusammenfassung der wichtigsten Tätigkeitsbereiche und Verantwortlichkeiten
 
Beurteilung

 

Arbeitsqualität:

 

Sozialverhalten / Zusammenarbeit:

 

Arbeitsquantität:

 

Interesse und Initiative:

 

Wo liegen die wichtigsten Stärken?

 

Ziele und Schwerpunkte für die restliche Probezeit:
 

 

 

………………………………………………………………
Datum, Unterschrift direkter Personalverantwortlicher

 

 

………………………………………………………………
Datum, Unterschrift Mitarbeiter


Schritt 4: Ziehen Sie nach 6 Monaten ein Resümee

Ziehen Sie – unter Umständen gemeinsam mit einem Vertreter der Personalabteilung – kurz vor Ende der Probezeit in einem weiteren persönlichen Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter Bilanz über den Verlauf der Probezeit:

Bringen Sie gegenüber Ihrem neuen Mitarbeiter klar zum Ausdruck, ob er Ihre Erwartungen erfüllt hat. Machen Sie gegebenenfalls deutlich, welche Punkte noch verbesserungsbedürftig sind. Offenheit macht es für alle Beteiligten leichter.

Vereinbaren Sie das weitere Vorgehen. Definieren Sie dabei neben den Zielen und Schwerpunkten auch weitere Fortbildungsmöglichkeiten.

Musterformular: Gespräch am Ende der Probezeit

2. Abschließende Beurteilung zum Ende der Probezeit

 

Gespräch am:

 

direkter Personalverantwortlicher:
 
Gesamteindruck
Bitte bringen Sie klar zum Ausdruck, ob der Mitarbeiter die Erwartungen voll erfüllt. Machen Sie gegebenenfalls deutlich, welche Punkte verbesserungsbedürftig sind.
 
Ziele und Schwerpunkte für den kommenden Zeitraum (eventuell Weiterbildungsmaßnahmen)
 
Kommentare des Mitarbeiters
 

 

 

………………………………………………………………
Datum, Unterschrift Mitarbeiter
 

 

 

………………………………………………………………
Datum, Unterschrift direkter Personalverantwortlicher
 

 

 

………………………………………………………………
Datum, Unterschrift nächsthöherer Personalverantwortlicher
 

 

 

………………………………………………………………
Datum, Unterschrift Vertreter der Personalabteilung


Schritt 5: Schließen Sie das Integrationsprogramm mit einem Abschluss-Gespräch ab

Treffen Sie sich nach Ablauf des ersten Jahres nochmals persönlich mit Ihrem Mitarbeiter, um das Integrationsprogramm endgültig abzuschließen. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter,

* ob er sich in Ihren Führungsbereich sowie im Unternehmen integriert fühlt und
* was er von Ihnen als Vorgesetztem erwartet.

Vereinbaren Sie in diesem Gespräch außerdem weitere Schritte für die berufliche Zukunft Ihres Mitarbeiters.

* **Selbstverständlich können Sie den Spezial-Report auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.

Copyright © 2019 Produktionsportal. Impressum | Datenschutz