So delegieren und kontrollieren Sie Schritt für Schritt effizient

So delegieren und kontrollieren Sie Schritt für Schritt effizient

Je besser Sie die 4 Bausteine „Vertrauen“, „Transparenz“, „Kommunikation“ und „Feedback“ in Ihrem Führungsbereich etablieren, desto effizienter gelingt es Ihnen, die folgenden Delegationsschritte umzusetzen:


1. Schritt: Wählen Sie den richtigen Mitarbeiter für die Aufgabe

Kennen Sie die fachlichen und persönlichen Kompetenzen / Talente Ihrer Mitarbeiter? Viele Arbeitnehmer warten nur darauf, einmal auch ihre sonst weniger genutzten Fähigkeiten im Job einsetzen zu können. Vielleicht haben Sie ja beispielsweise ein verkanntes Organisationsgenie im Team, das nur auf eine Herausforderung wartet? Vergessen Sie nicht: Beim Delegieren geht es auch darum, andere weiterzuqualifizieren.

Entscheiden Sie nicht immer nur nach der fachlichen Eignung. Für eilige Aufgaben ist beispielsweise vor allem Schnelligkeit gefragt. Unter Umständen sind Sie dann mit einem fachlich nicht ganz so kompetenten, aber schnell arbeitenden Mitarbeiter besser gerüstet.

Auch die momentanen Lebensumstände können eine große Rolle bei der Erledigung einer Aufgabe spielen:

* Mitarbeiter, die emotional stark belastet sind, werden vielleicht eine Zeit lang lieber monotone Routineaufgaben übernehmen, weil sie einfach den Kopf nicht für komplexe Projekte frei haben.
* Andere fühlen sich einfach wohler, wenn Sie sich nicht in Teilaufgaben verzetteln, sondern ein ganzes Projekt verantwortlich leiten können.

All diese Informationen sollten Sie nutzen, um die bestmöglichen Talente für die Erledigung einer Aufgabe zu finden. Legen Sie sich hierfür am besten eine Art Kompetenz-Verzeichnis an, in dem Sie sich notieren, welche Ihrer Mitarbeiter welche Fähigkeiten haben. Hierzu gehören nicht nur fachliche Qualifikationen, sondern auch „verborgene Talente“, besondere Vorlieben, kommunikative Fertigkeiten oder auch Arbeitsstil und -tempo. Mit einer solchen Liste erkennen Sie im Bedarfsfall schnell, wem Sie welche Aufgaben übertragen können – ohne den Einzelnen zu überfordern. Aktualisieren Sie diese Liste regelmäßig anhand Ihrer Erfahrungen nach der Delegation von Aufgaben.


2. Schritt: Schaffen Sie eine „Win-Win-Situation“

Nicht jeder Mitarbeiter ist gleich begeistert, wenn er eine neue Aufgabe übernehmen soll:

* Manche fühlen sich etwas ängstlich,
* andere empfinden es nur als zusätzliche Arbeitsbelastung.

Statt zu befehlen oder darum zu kämpfen, dass ein Mitarbeiter eine bestimmte Arbeit übernimmt, sollten Sie versuchen, eine „Win-Win-Situation“ zu schaffen, bei der beide Seiten einen Gewinn erzielen: Formulieren Sie deshalb Ihre Ideen und Vorschläge immer so, dass Ihr Gesprächspartner auch einen Vorteil für sich selbst daraus erkennen kann.

Sie werden rasch merken, dass Mitarbeiter sehr viel leichter auch unliebsame Arbeiten übernehmen, wenn sie wissen, was sie selbst davon haben. Das muss keineswegs immer ein materieller Gewinn sein. Auch die eigene Kompetenz unter Beweis stellen zu können, neue Methoden entwickeln zu können oder mit bestimmten Kollegen zusammen im Team zu arbeiten kann einen Gewinn für den Einzelnen darstellen. Sie sollten Ihre Mitarbeiter nicht bestechen, aber Sie können die Vorteile einer solchen Aufgabe durchaus als Überzeugungsargument nutzen.


3. Schritt: Erteilen Sie eine klare, eindeutige Aufgabenstellung

Zeigen Sie deutlich auf, was Sie sich als Endprodukt vorstellen. Dazu gehört auch eine klare Information darüber,

* bis wann Sie das Ergebnis brauchen und
* welche Anforderungen gestellt werden.

Das Ergebnis sollte klar messbar sein. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter dieselbe Vorstellung davon haben wie Sie. Am besten ist es, sich hier rückzuversichern, dass auch alle Aufgaben und Termine klar sind.

4. Schritt: Übertragen Sie die entsprechenden Befugnisse eindeutig

Viele Missverständnisse beim Delegieren entstehen aus unklaren Befugnissen und unscharfer Trennung zwischen den einzelnen Rollen. Als „Dirigent“ Ihres Teams sollten Sie den Überblick behalten, aber Sie müssen auch klar kommunizieren,

* wer welches Instrument in Ihrem Orchester spielt und
* wann er/sie es einsetzen muss.

Gerade bei der Verteilung von Teilaufgaben in einem umfangreicheren Projekt sollten Sie dafür sorgen, dass sich jeder auf den anderen verlassen kann und dass das Zusammenspiel möglichst reibungslos funktioniert.

Sorgen Sie auch dafür, dass alle Mitarbeiter über die notwendigen Ressourcen verfügen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgabe brauchen. Dabei müssen die einzelnen Mitarbeiter sich nicht nur mit Ihnen absprechen, sondern immer wieder auch untereinander.


5. Schritt: Verfolgen Sie den Fortgang des Projektes

Ihre Mitarbeiter wollen Ihr Vertrauen spüren und sich Ihrer Unterstützung gewiss sein – aber sie wollen nicht das Gefühl haben, dass Sie ihnen bei der Arbeit ständig über die Schulter schauen. Ihre Kontrolle sollte daher immer nur begleitend und unterstützend sein.

Entwickeln Sie am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern ein praktikables Berichtswesen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie genügend zeitlichen Spielraum für Korrekturen geben, falls Fragen und Probleme auftreten. Passen Sie aber auch auf, nicht zu viel des Guten zu tun – sonst sind am Ende doch wieder Sie derjenige, der die Aufgabe erledigt. Übernehmen Sie also nicht die Problemlösung, sondern beraten und unterstützen Sie nur bei der Lösungsfindung.


6. Schritt: Ziehen Sie im Notfall die Bremse

Sobald Sie merken, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft, müssen Sie eingreifen. Im Falle einer solchen „Notbremsung“ dürfen Sie den Mitarbeiter nicht bloßstellen. Hier ist Ihr diplomatisches Geschick gefragt, und Sie sollten auf keinen Fall in Panik geraten:

* Argumentieren Sie in solchen Fällen nicht emotional und persönlich.
* Machen Sie einen klaren Schnitt, und überlegen Sie gegebenenfalls, wer diese Aufgabe noch sicher zu dem gewünschten positiven Ende bringen kann, falls es der betreffende Mitarbeiter trotz entsprechender Steuerung und Unterstützung nicht selbst schafft.

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