Mit diesen 7 Schritten bewältigen Sie die Informationsflut

Mit diesen 7 Schritten bewältigen Sie die Informationsflut

Immer mehr Papier landet auf Ihrem Schreibtisch: Post, Berichte, Pläne, Faxe, Prospekte, Werbeschreiben und vieles mehr. Ihr E-Mail-Posteingang quillt ebenfalls über. Und diese Informationsflut kostet Zeit:

* für das Lesen,
* für die Entscheidung, was damit passieren soll,
* für die Weitergabe, Ablage usw.

Wie gehen Sie am besten mit dieser Informationsflut um?

1. Schaffen Sie sich Unnützes vom Hals

Bestellen Sie alles ab, was Sie nicht oder nur selten brauchen. Was für andere von Interesse ist, bestellen Sie um bzw. leiten Sie weiter. Bitten Sie Mitarbeiter, sich regelmäßig um bestimmte Informationen zu kümmern.

2. Fassen Sie alles nur einmal an

Überlegen Sie für sich einmal: Wie oft lesen Sie manche Vorgänge, bis sie endgültig bearbeitet oder letztlich doch weggeworfen werden? Sorgen Sie dafür, dass Sie diese Post nur einmal ansehen müssen.

3. Sortieren Sie gleich beim Lesen

Zur Postbearbeitung gehören 2 Schritte: Lesen und Sortieren. Bereits beim ersten Schritt gilt: Sie müssen nicht alles lesen, was Sie erhalten. Daher eine weitere Regel:

Lesen Sie nur, was Sie wirklich müssen oder was Sie wirklich interessiert. Behalten Sie nur, was Sie wirklich brauchen.
Beim Sortieren helfen Ihnen die folgenden 4 Fragen:

  Wenn ja Wenn nein
Brauche ich das? Ablage   Weitergeben
Muss ich selbst etwas erledigen? Terminieren    Delegieren
Kann ich es sofort erledigen, etwa weil es schnell geht? Sofort erledigen    Terminieren und auf Wiedervorlage legen

Und bei der Durchsicht Ihrer Ablage:

 

Brauche ich das wirklich noch?

in Ablage belassen    Papierkorb
*Nutzen Sie E-Mail-Filterfunktionen*

Alle modernen E-Mail-Programme bieten Filterfunktionen für den Posteingang, mit deren Hilfe Sie E-Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Wörtern im Betreff automatisch in bestimmte Ordner verschieben, weiterleiten oder löschen lassen können. So können Sie einen Teil der Sortierarbeit Ihrem Computer überlassen. Verwenden Sie diese Funktionen – insbesondere die Löschfunktion – jedoch mit Bedacht, um den Verlust wichtiger E-Mails zu vermeiden.

4. „Parken” Sie keine Informationen

Legen Sie Schriftstücke nicht auf einem Stapel ab, um sie sich „bei Gelegenheit näher anzusehen”. Sie werden die Zeit wahrscheinlich ohnehin nicht finden, der Stapel wird wachsen, immer unübersichtlicher werden und Ihnen nur ein schlechtes Gewissen machen.

Wenn Sie wirklich wichtige Texte durchsehen wollen, legen Sie sie in eine Wiedervorlagemappe bzw. einen entsprechenden E-Mail-Ordner. Wenn Sie das nächste Mal mit dem Zug unterwegs sind und die Wartezeit sinnvoll nutzen wollen, können Sie sich die Dokumente in der Mappe oder auf Ihrem Laptop vornehmen. Denken Sie aber auch hier daran: Ihre Zeit ist begrenzt, deshalb nur Wichtiges beiseite legen.

5. Nutzen Sie Ihren Papierkorb

Natürlich können Sie nicht alles wegwerfen, was Sie im Moment nicht brauchen. Viele Vorgänge verlangen eine längerfristige Archivierung. Allerdings gibt es auch vieles, das Sie nicht mehr oder zumindest wahrscheinlich nicht mehr benötigen, z. B. veraltete Fachartikel oder Ankündigungen von Veranstaltungen, zu denen Sie ohnehin nicht mehr gehen können. Machen Sie sich vertraut mit einem der wichtigsten Organisationsmittel – dem Papierkorb. Oft hilft die Frage: Was passiert, wenn ich das nicht aufbewahre? Meist kann nicht viel passieren. Nur unser großes Sicherheitsbedürfnis verlangt, alles aufzuheben, was schwarz auf weiß steht. Haben Sie sich einmal an konsequentes Ausmisten gewöhnt, ist es ein sehr befreiendes Gefühl.

*Fangen Sie gleich mit dem Aufräumen an*

Vielleicht können Sie gleich mit dem Entsorgen beginnen. Welche Artikel, Prospekte, Visitenkarten, Kataloge brauchen Sie nicht mehr? Der Papierkorb ist der richtige Ort für diese überflüssigen Unterlagen.
Sobald Sie aktuelle Informationen erhalten, werfen Sie die alten weg, von Telefonbüchern bis Computerhandbüchern.

Sie brauchen auch viele der Unterlagen nicht unbedingt aufzubewahren, die Sie selten brauchen und schnell wieder besorgen können. Zusätzlich haben Sie dann noch den Vorteil der Aktualität.

6. Beschränken Sie sich auf eine Informationsquelle

Informationen, die Sie im Computer gespeichert haben, brauchen Sie nicht unbedingt noch einmal auf Papier. Das setzt natürlich regelmäßige Datensicherungen voraus.

*Nutzen Sie PC und Internet*

Viele Informationen finden sich heute tagesaktuell im Internet oder lassen sich komfortabel im PC verwalten. Damit erübrigt sich das Aufbewahren von Bahnfahrplänen, Adressbüchern, Telefonbüchern und vielen anderen häufig genutzten Informationssammlungen. Auch technische Standards und Dokumentationen finden sich im Netz. Ein weiterer Vorteil ist der schnelle Zugriff.

Sie sollten möglichst keine Informationen aufbewahren, die Sie vielleicht irgendwann einmal brauchen, aber dann problemlos von anderen bekommen können, z. B. von Kollegen oder aus dem Internet.

7. Rationalisieren Sie

Versuchen Sie, die Erledigung von Korrespondenz möglichst zu rationalisieren. Als Antwort auf Briefe reichen oft Telefonate oder E-Mails. Für manche Anfragen können Sie vorbereitete, auf dem PC gespeicherte Standard-Antworten verwenden.

*Bündeln Sie die Papierarbeit*

Nehmen Sie sich eine bestimmte Zeit, in der Sie sie erledigen. Gehen Sie sie nach den oben genannten Regeln durch und sortieren Sie.

Zusammenfassung: So bewältigen Sie die Informationsflut

# Bestellen Sie unnötige schriftliche Informationen ab.
# Fassen Sie alle schriftlichen Informationen nur einmal an und entscheiden Sie gleich, was damit geschehen soll.
# Überlegen Sie genau, was Sie behalten wollen.
# Misten Sie regelmäßig Ihre Materialsammlung aus.
# Nutzen Sie Ihren Papierkorb.

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